Документы, отражающие коллегиальную деятельность. Необходимые требования к их составлению

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕОЛОГОРАЗВЕДОЧНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Имени Серго  Орджоникидзе

 

ФАКУЛЬТЕТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ И ЭКОНОМИКО-

ПРАВОВЫХ  ОСНОВ НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЯ

 

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ МСК

 

 

ДОКЛАД

По дисциплине

Документирование

ТЕМА 

«Документы, отражающие коллегиальную деятельность. Необходимые требования к их составлению»

 

 

Выполнила: студентка V курса

Черкашина Т.Б.

Группы  ЗЭГ-07

Проверил: доцент Чайкина Л.А.

 

 

 

 

 

Москва 2012

Содержание

 

 

 

 

 

Введение     3

Виды документов и их классификация     4

Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения     6

Постановление    7

Решение    9

Заключение         10

Список использованной литературы    11

 

 

Введение

 

 

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли  «документы» различных эпох. Способы  нанесения информации были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время документы – неотъемлемая и обязательная часть жизни. Ведение бизнеса невозможно без документооборота. Регистрация предприятия, приказы на приём сотрудников, договора, счета на оплату, сметы и многое другое.

В повседневной жизни документы необходимы для  получения льгот, для регистрации  брака и для приобретения имущества, недвижимости и т.д. Существуют разные определения понятия “документоведение”, однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие “документ”. И это закономерно, поскольку “документоведение” – термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности – явлений не менее сложных и многоплановых.  
         Можно сказать, что документоведение – это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Целью данной работы является рассмотрение документов, которые отражают непосредственно  коллегиальную деятельность и правила  их составления.

 

 

1. Виды документов и их классификация.

 

 

Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам  сходства и различия.

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

– рукописные;

– электронные;

– графические;

– кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчетно-статистические.

3. По месту составления:

– входящие (поступившие в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой  организации).

4. По ограничению доступа:

– открытые (несекретные);

– с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

– «Для служебного пользования» (служебная  информация, предназначенная только для работников конкретной организации  или отрасли);

– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой  важности» (информация, содержащая государственную  тайну);

– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ);

– «Коммерческая  тайна» (информация, используемая для  достижения коммерческих целей, разглашение  может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

– личные (касаются интересов конкретного  лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

– подлинники или оригиналы (первые или единичные  экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

– копии (документы, полностью воспроизводящие  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или  часть их, не имеющие юридической  силы);

– заверенные копии (копии документов, на которых  в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

– постоянного  хранения;

– долговременного  хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

 

 

2. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения.

 

Существуют  распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения  и в условиях коллегиального принятия решения. К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой  работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность  позволяет наиболее правильно и  эффективно решать наиболее важные вопросы  деятельности организации. На основе коллегиальности  действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства  субъектов федерации и органов  местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

 

3. Постановление

 

 

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Порядок составления и оформления постановлений  в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами. Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись. (Рис. 1)