Документоведение

1.1. ПРЕДМЕТ  И ЗАДАЧИ КУРСА

Каждый из нас  ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет  на автобус либо трамвай, кассовый чек  при покупке товара в магазине и т.п. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня  его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство  о браке, пенсионное удостоверение  и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого  общества.

В обществе постоянно  создаётся и находится в обращении  огромное количество самых разнообразных  документов. Этот процесс можно сравнить с действующим вулканом, из жерла  которого непрерывным потоком вытекает лава, которая постепенно замедляет  своё движение, останавливается, а затем  застывает. Так и документы. Вначале  идёт интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем  документы, обретя необходимую юридическую  силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут  оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь  миллионов людей. Это - оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы  постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость, подобно вулканической  лаве "застывать", т.е. оседать  в архивах и переходить таким  образом в ретроспективную среду, обретая преимущественно историческую ценность. В англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информации приходится на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность документов быстро убывает и уже через полтора года после их создания достигает минимума. Полное же отключение документов от процесса управления продолжается ещё примерно около четверти века¹.

Продолжая сравнение  с вулканом, извержение которого учёные стараются, помимо прочего, ещё и  прогнозировать, следует заметить, что документы также поддаются  определённому прогнозу и моделированию. Их можно проектировать, при необходимости  планировать количественный и качественный состав. Иначе говоря, у документов есть ещё и перспективная среда.

Уже в древности  люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям  и правилам. Первоначально это  понимание находило закрепление  в делопроизводственной практике, в  формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались  и постепенно становились обязательными  правилами и нормами, получая  закрепление в официальных законодательных  и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала  теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием  документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Тесная связь с  практикой обусловила структуру  предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг проблем, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

Объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе, т.е. все виды, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации. Однако при этом основное внимание уделяется документам и системам документации, связанным со сферой управления, с оперативной средой.

Фактически любая  наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в  этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования обязательно подвергается анализу  в исторической ретроспективе, в  динамике, позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов во всём их многообразии. Таким образом, исторический аспект является одним из важнейших в документоведения.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

Свои задачи документоведение решает совместно с другими, преимущественно  прикладными, дисциплинами документоведческого цикла, для которых оно является теоретической базой. К их числу относятся: