Документооборот:понятие и требования

Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. 

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

2. Понятие документооборота. 

Определимся сначала  с тем, что такое документ - это  некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации. 

Бумага.  

·                    Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной  микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.  

·                    Электронные носители информации, которые  также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.  

Очевидно, что  один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами. 

Стоимость хранения информации 

         -прямо пропорциональна количеству  документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.  

Стоимость (время) поиска необходимой информации  

определяется  системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.  

Применение простой  системы индексации (шкафы, папки  и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому 

слову, содержащемуся  в данном документе, позволяет резко  увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск  доступен только для электронных  документов.  

Стоимость коллективного  использования информации  

- определяет  количество копий документа, необходимых  для коллективного использования  при одновременном доступе. 

Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому 

Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами. 
 

3. Общие требования  к системе документооборота 

Первоначально рассмотрим общие требования к системе  электронного документооборота.

Масштабируемость  

Желательно, чтобы  система документооборота могла  поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность  системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность  

Основные проблемы при работе с документами возникают  в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность  

Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться  сразу внедрение всех компонентов  системы документооборота,  

а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость  

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему  с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. 
 
 
 

     "Системы  управления электронными документами  (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы УЭД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность." 

     Классификация СУЭД 

     IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств управления электронными документами (УЭД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.  

     Ниже  перечислены категории технологий УЭД с примерами наиболее известных  поставщиков и продуктов в  каждом классе (тоже по информации IDC):  

     1. Системы УЭД, ориентированные  на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)  

     2. Корпоративные системы УЭД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)  

     3. Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur  

     4. Системы управления информацией (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)  

     5. Системы управления образами(Imaging)  

     6. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.