Документооборот входящих документов

Омская  академия МВД России

Кафедра управления информационных технологий в деятельности ОВД 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

Тема: Документооборот входящих документов 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:

курсант 1-Ю курса

104 учебной группы

Чуб И.И 

Научный руководитель:

преподаватель

кафедры УиИТ к.ю.н.

Бавсун  И.Г.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Омск 2006 

План  работы

                                                                                                                          стр. 

1. Введение…………………………………………………………………3-5

2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии

 работы с  ними………………………………………………......................6-7

3. Приём и  регистрация входящих документов…………………………8-18

4. Организация  движения документов внутри организации.  ………….19-20

5. Исполнение  и контроль исполнения входящих документов………...21-23

6. Заключение. …………………………………………………………….24-26

7. Использованная  литература…………………………………………...27-28

8. Приложения……………………………………………………………..29-31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 2 -

1. Введение.

В современных  условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе – документооборот. Именно по причинам необычайной важности, я выбрал для своей работы эту тему.

    Организация  работы с документами влияет  на качество работы аппарата  управления, организацию и культуру  труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

    Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – "делопроизводство" – возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

    Но  вернёмся к современному закреплению  понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и

- 3 -

нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Таким образом, мы подошли к одной из задач работы- т.е. выяснения одного из важнейших вопросов,- того, как регламентируются документы.

Помимо того, говоря о теоретической разработанности,  достижениях науки в области  изучения делопроизводства, необходимо отметить,  что в современном  мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории,  так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц.          

Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По - моему мнению,  именно входящие документы,  как первичные носители информации,  представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в  своей работе я  и буду делать максимальный акцент. Хотя,  разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны,  но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими,  так и внутренними документами.

     Кроме  того, помимо основных задач,  которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов,  исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую

 - 4 -

 проблему  как выявление регламента системы  документооборота, использование которой  решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям.

 В связи с  тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время. По причине острой нуждаемости каждого человека в умении правильно пользоваться документами,  а соответственно и самому принимать участие в документообороте,  необходимо абсолютно точно знать те правила, установленные правовыми нормативными актами или выработанные традицией  по которым и осуществляется «движение документов».  
    Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

 Эти составные  части взаимосвязаны и для  создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем действующие в тандеме.  Таким образом,  подходя к непосредственному изложению изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым подчеркнуть тот факт,  что  исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а также достижения целей, преследуемые в данной работе,  которые и были изложены ранее.   

 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 5 - 

2. Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними.

   Применение  любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса,  такого как документооборот,  который  представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки¹.

   Каждый  документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

• принадлежность документа регламенту или процедуре;
• документ, на основании которого появляется данный документ;
• документ, который необходим для появления данного документа как условие;
• документ, который появляется на основании данного документа;
• место возникновения документа;
• условие регистрации документа;
• траектория движения документа;
• место архивации документа

Однако, конкретный набор признаков зависти от типа документа. Например, первичные документ управленческого учета должны архивироваться одновременно с отметкой в журнале регистрации появления документа, а документы планирования должны содержать ссылку на документ, следствием которого они являются.  
 
 
 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.

- 6 -

Входящие документы являются связующим элементом действующих на предприятии стандартов. Поэтому система стандартов предприятия должна содержать опись документов, при помощи которых осуществляется взаимодействие основных систем документооборота, т.е. финансовой, производственной, инженерной, бухгалтерской.

На этом основании  составляется система документооборота для данного вида работы. Система документооборота может быть представлена и в виде таблицы (см. Приложение 2).  

   Говоря  о стадиях работы с документами,  можно выделить, несколько пунктов, но, проанализировав различные точки зрения на этот вопрос, я сделал вывод, что основными из  них являются:

       • прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих   в организацию документов;

   • предварительное рассмотрение документов службой ДОУ (перечень документов, регламентирующих деятельность ДОУ содержится в Приложении 1.);

   • регистрация документов;

   • организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

   • обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов

   Именно  в соответствии с этими,  выделенными  стадиями,  я буду рассматривать  весь процесс документооборота. Более  подробно в следующих пунктах  моей работы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

- 7 - 

3. Приём и регистрация входящих документов.

    Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ¹ . (Следует иметь в виду, что если организация документооборота проводится в условиях применения средств вычислительной техники, то она должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов). 

 При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.