Документооборот в бухгалтерии

    Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

    Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

    Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

    Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата получения;

    - входящий № (индекс);

    - дата документа;

    - индекс документа;

    - регистрационный номер документа;

    - автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок исполнения;

    - исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения;

    - № дела (куда документ помещен после исполнения)

    При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

    Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

    Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

    Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

    Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее  рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку  на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

    При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает  полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

    Заполнив  карточку, одну из них помещают в  сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

    При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введённых показателей. 

    

1. 3. Контроль  за исполнением документов;

    Контроль  играет важную роль в системе документооборота. Контроль  исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и  качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

    Контроль  исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только  руководителей  всех  рангов,  но  и,  при  большом  объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;
• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов.  Такой контроль может осуществлять помощник, специальная  контрольная  служба  или  технический  работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
• контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

    Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для  таких документов, как:

• предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;
• заявления и жалобы военнослужащих  и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;
• запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;
• Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в  3-дневный  срок,  требующие  дополнительного  изучения - в 10-дневный срок;
• письма предприятий и учреждений  - 30 дней;
• приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

    Индивидуальные  сроки исполнения могут указываться  в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

    Сроки исполнения могут продлеваться в  связи с дополнительным изучением  и проверкой вопроса, но только с  согласования лица их установившего  и с этой целью необходимо заблаговременно  известить о целесообразности более  полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

    Контроль  исполнения документов в общей системе  документооборота  касается следующих  видов документов:

• распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;
• распорядительные документы представительного органа  (распорядительные документы Законодательного собрания области);
• распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

    Кроме этих документов, на контроль также  ставятся:

• протоколы совещаний при руководителе органа управления;
• поручения руководителя;
• входящая корреспонденция;
• письменные и устные обращения граждан.

    Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

    Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

• контрольные журналы;
• регистрационно-контрольные карточки (картотека);
• письменные отчеты;
• проверки;

    Каждая  из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании  любой из них необходимо соблюдать  одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

    Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. 

    

4. Передача  документов в архив.

    Исполненные учетные документы хранятся в  архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.