Документооборот и его основные этапы

      

      3. Регистрация документов. 

     Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

        При регистрации документов обязательно  фиксируется следующая информация:

        - автор документа;

        - дата документа;

        - номер документа;

        - дата поступления документа  в организацию и его номер  по журналу регистрации;

        - заголовок к тексту и краткое  содержание документа;

        - резолюция руководителя;

        - отметка об исполнении документа.

         

       4. Номенклатура, формирование и оформление дел. 

       Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура обеспечивает распределение и группировку исполненных документов в дела, устанавливает сроки их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве. Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого календарного года, утверждается руководителем организации и действует в течение года.

        Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела  в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов  внутри дела.

        При формирование дел необходимо  соблюдать следующие общие правила:

        - помещать в дела только исполненные  документы в соответствии с  заголовками по номенклатуре  дел;

        - группировать в дело документы  только одного календарного года (за исключением переходящих дел);

        - раздельно группировать в дела  документы постоянного и временного  сроков хранения;

        - помещать в дела ксерокопии  факсограмм, телефонограмм и электронных  документов на общих основаниях;

        - в дело не должны помещаться  документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

        - по объему дело не должно  превышать 250 листов.

        Полное оформление дела предусматривает:

        - оформление реквизитов обложки  по установленной форме;

        - нумерацию страниц;

        - составление заверительной надписи;

        - составление в необходимых случаях  внутренней описи дела;

        - подшивку или переплет;

        - внесение необходимых изменений  в обложку.

        На обложке дела указываются  реквизиты:

        - наименование федерального органа  исполнительной власти (организации);

        - наименование структурного подразделения;

        - номер (индекс) дела;

        - заголовок дела;

        - дата дела (тома, части);

        - количество листов в деле;

        - срок хранения дела;

        - архивный шифр дела.

        Реквизиты на обложке дела  оформляются следующим образом:

        - наименование организации указывается  полностью в именительном падеже, в скобках после полного наименования  дается официально принятое сокращенное  наименование организации;

        - наименование структурного подразделения  записывается в соответствии  с утвержденной структурой органа  исполнительной власти (организации);

        - номер дела - это цифровое обозначение  (индекс) дела по номенклатуре  дел;

        - заголовок дела переносится  на обложку из номенклатуры  дел;

        - дата дела - это год заведения  и окончания дела в делопроизводстве. 

        5. Подготовка и передача дел в архив.

    

       В архив дела передаются с исполненными документами постоянного и временного сроков хранения и дела по личному составу. Их передача осуществляется только прописям дел.

        Дела временного (до 10 лет) сроков  хранения в архив, как правило,  не передаются. Они хранятся в  структурных подразделениях и  по истечении срока хранения  уничтожаются в установленном  порядке.

        Передача дел в архив осуществляется  по графику, составленному архивом,  согласованному с руководителями  структурных подразделений и  утвержденному руководителем службы  ДОУ организации.

        В период подготовки дел для  передачи сотрудник архива предварительно  проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества  дел, включенных в опись, количеству  дел, заведенных в соответствии  с номенклатурой дел. Все выявленные  при проверке недостатки в  формировании и оформлении дел  должны быть устранены лицами, передающими дела.

        Прием каждого дела производится  работником архива по описи,  в присутствии лица, сдающего  дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце

каждого экземпляра описи указываются цифрами  и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи лиц, сдающих и принимающих  дела.

        Вместе с делами в архив  передаются регистрационные картотеки  на документы, программные средства  и базы данных, содержащие информацию  о регистрации и исполнении  передаваемых документов. Заголовок  каждой картотеки или базы данных включается в опись.

        В случае ликвидации или реорганизации  структурных подразделений организации  лицо, ответственное за ведение  делопроизводства данного структурного  подразделения, в период проведения  ликвидационных мероприятий формирует  все имеющиеся документы в  дела, оформляет дела и передает их в архив по описям и номенклатуре дел.

    

 

  
 
 

                         СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ.       

1. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. - М.: Экономика, 2001.
2. Документационное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов – М.: ФОРУМ, 2007.