Деловое письмо

Предложение может  быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. 

В предложении указываются  наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род  упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет  юридическую силу и подлежит обязательному  рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа. 

Предложение может  быть твердым или свободным. Если предложение на определенный товар  делается только одному покупателю и  указывается срок, в течении которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым. 

Срок действенности  предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношении к продавцу. Неполучение  ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения. 

Если предложение  делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается  свободным. 

Стандартные выражения: 

В ответ на Ваш  запрос на... мы предлагаем Вам... 

В ответ на Ваш  запрос сообщаем, что можем предложить Вам... 

Благодарим Вас  за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес... 

Ответ на предложение. 

  

В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. 

Если покупатель не согласен с условиями предложения  или если не заинтересован в закупке  предлагаемого товара, он отклоняет  его принятие. Тогда сделка считается  незаключенной. 

Если покупатель не согласен с условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между  ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет  достигнута полная договоренность по всем вопросам. 

  

Рекламация. 

Это коммерческий документ, представляющий собой претензии  к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещение убытков. 

Рекламация предъявляется  в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную  силу для обеих сторон, и в определенный срок. 

Рекламации в отношении  качества товара предъявляются в  течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии. 

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением  сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным  и обязательным для обеих сторон. 

Результатом обоснованной рекламации может быть: 

- замена дефектного  товара новым; 

- допоставка недостающего  товара; 

- процентная скидка  со стоимости товар; 

- уплата денежного  штрафа, пени или неустойки; 

- предупреждение. 

Стандартные выражения: 

При этом направляем рекламацию в связи с... 

К сожалению, мы должны сообщить Вам... 

Вы должны были поставить  партию к... числу 

Ответ на рекламацию. 

В ответ на рекламацию сообщается о том, что: 

информация принята  к рассмотрению; 

претензия удовлетворяется  полностью или частично; 

денежная оплата произведена. 

Если претензия  отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей  ссылкой на нормативные акты и  другие документы, которые его обосновывают. 

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при  удовлетворении претензии; заказным письмом  с приложением всех документов при  отказе в удовлетворении претензии. 

Стандартные выражения: 

Приносим свои извинения  за... 

В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением... 

После получения  Вашей претензии мы немедленно связались  с заводом -изготовителем... 

Заключение 

  

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. 

Нельзя научиться  писать деловые письма правильно  и убедительно, не практикуясь и  не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. 

Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов для  составления и отправления деловых  писем. 

Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. 

Все это требует  от менеджера сегодня большой  речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и  формулировать свои мысли, компетентно  вести письменный диалог ценится  в деловых кругах все больше. 

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного  делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и  трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти  сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к  нашим предкам, веками отшлифовавшим  форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные  традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед  сегодняшним и будущими поколениями  деловых людей в России. 

 Используемая  литература: 

Колтунова М.В Деловое письмо: Что нужно знать составителю. 

2-е изд. - Москва: Дело, 1999.