Делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

Специфика данного вида документов заключается в том, что их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты; содержание текста приказов по личному составу должно соответствовать Трудовому кодексу РФ.

Приказы по личному составу имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов: наименование организации - автора документа; наименование вида документа - "Приказ"; дата, номер; место издания, заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об ознакомлении с приказом работника;отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.9

Тема 5. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

2. Оформление протокола

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.10

Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой – дата заседания. Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа «протокол».

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

Если есть приглашенные, их указывают отдельным списком, указывая должность, место работы. Если часть приглашенных или присутствующих больше 15, то в протоколе указывают только общее число, а к протоколу прилагают список. На многочисленных собраниях указывают только общее число человек.

Во вводной части указывают и повестку дня – перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании.

Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже. Основная часть текста состоит из разделов, соответсвующих пункта повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме:

- СЛУШАЛИ

- ВЫСТУПИЛИ

- РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются  от нулевого положения табулятора  прописными буквами, после которых  ставится двоеточие. На следующей  строке с абзаца указывают  инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада. В тех случаях, когда текст доклада прилагается, после фамилии пишется «текст доклада прилагается».

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0 интервалами.

Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается какой – либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Протоколы всегда имеют две подписи – председателя и секретаря.

Некоторые протоколы подлежат утверждению руководителем учреждения, например, протоколы заседания центральной экспертной комиссии организации.11

 

Тема 6. Организация работы с документами

1. Назначение и виды номенклатуры  дел

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей. Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Формуляр номенклатуры включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф или визы согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
2. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/Сост. Т.В.Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.
3. Документоведение и делопроизводство: метод.пособие/сост.Л.И.Евдокимова. – Новосибирск: СибАГС, 2006. – 76 с.
4. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005
5. Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 26

 

 

 

 

1 Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/Сост.Т.В.Сиганова. – Омск: Омск.гос.ун-т, 2004. – С.7

2 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 26

3 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

4 Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/Сост.Т.В.Сиганова. – Омск: Омск.гос.ун-т, 2004. – С.23-24

5 Документоведение и делопроизводство: метод.пособие/сост.Л.И.Евдокимова. – Новосибирск: СибАГС, 2006. – С.20

6 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 61

7 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 62

8 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 72

 

9 Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005. – С.105-107

 

10 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 81

 

11 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 82-83

12 Марченко И.В. Основы делопроизводства: учебное пособие/И.В.Марченко. – Новосибирск: изд-во СибАГС, 2013. – С 135 - 136