Архив, его основные виды и функции

 
 
 

                                Реферат:

    «Архив, его основные виды и функции». 
 

                                                                                                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

План:

Определение понятия  «архив». Основные виды архивов.

Задачи  архивов.

Функции архивов.

Заключение.

Список  литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Определение понятия  «архив». Основные виды архивов.

Прежде  всего, необходимо дать определение  самому понятию «архив».

Итак, архив  – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В законе Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь определение понятия «архив» звучит следующим образом: «архив – это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов». Архивное дело, в свою очередь, - это деятельность по комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов.

Необходимо  также дать определение понятию  «архивный документ». Согласно всё  тому же закону РБ от 6 октября 1994 г. № 3277-XII. Архивный документ – это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника. Обеспечение хранения документов такого рода и есть главная задача любого архива.

Итак, теперь непосредственно о самих архивах, их видах и основных функциях.

Существуют  определённые виды архивов.

В Республике Беларусь основными видами архивов являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

В свою очередь Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы. 

Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а  областные, зональные, городские и  районные архивы – соответствующими местными исполнительными и распорядительными  органами по согласованию с республиканским  органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Основными функциями государственных архивов  являются прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также архивов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в порядке, установленном настоящим Законом.

Республиканские государственные архивы являются республиканскими научно-методическими и научно-исследовательскими центрами по работе с документами  Национального архивного фонда  Республики Беларусь, областные архивы – научно-методическими центрами.

Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные  подразделения государственных  органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных  предприятий, учреждений и организаций  в течение периода времени, установленного настоящим Законом.

К архивам  негосударственной части Национального  архивного фонда Республики Беларусь относятся:

частные архивы физических лиц – комплексы  архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные  ими на законных основаниях и находящиеся  в их собственности, а также комплексы  архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся  в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном  порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, а также религиозных организаций, архивные документы которых созданы после отделения церкви от государства. 

Задачи архивов.

Основными задачами архивных учреждений являются:

- комплектование архива документами, состав которых  предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности и ведение учета документов;

- обеспечение использования документов;

- подготовка и передача документов   Национального архивного фонда

Республики  Беларусь  на  государственное  хранение;

- осуществление    методического   руководства   и    проверок   состояния

организации   документов    в делопроизводстве организации,   а также

архивного    дела   и   организации   документов в делопроизводстве,   в

подведомственных  организациях.

Для  решения  стоящих перед ними задач архив выполняет ряд функций. Основные функции архива соответствуют основным направлениям его работы. 

Функции архивов.

- Архив    составляет    и    ежегодно   уточняет   список организаций - источников комплектования.

- Принимает    на    хранение    документы     структурных подразделений  организации,  а  также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

- Проводит   экспертизу   ценности   хранящихся  в  архиве документов и оказывает методическую помощь по проведению  экспертизы

ценности     документов, находящихся в   структурных   подразделениях;

участвует  в  работе  Центральной  экспертной  комиссии  или экспертной комиссии организации.

- Проверяет  соответствие  формирования и оформления дел в делопроизводстве    организации    и подведомственных   организаций установленным требованиям. Проверяет работу архивов подведомственных

организаций.

- Осуществляет фондирование документов и дел.

- Ведет комплекс учетных документов.

- Составляет  научно-справочный  аппарат  к  хранящимся  в архиве документам.

- Создает  страховой  фонд копий документов  архива  (на фотоматериалах, лазерных дисках или др. специальных носителях).

- Контролирует  условия  хранения  документов,   проверяет наличие и сохранность документов и дел.

- Представляет      в    соответствующее       учреждение государственной  архивной службы сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

- Выполняет запросы организаций  и  частных  лиц,  выдает копии  документов,  архивные  справки  (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.

 

Работа  архивных учреждений сводится не только к обеспечению хранения ценных документов. Согласно Закону РБ 6 октября 1994 г. граждане Республики имеют право на получение доступа к необходимым им документам.

Осуществляется  это следующим образом:

- выдачи справок;

- выдачи  копий;

- выдачи выписок из документов;

Также создаются и электронные информационные ресурсы на базе архивной информации, и предоставляется доступ к ним. 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

Таким образом, архив  -  это весьма необходимое учреждение, главной целью которого является сохранение, учёт и использование различных документов, каждый из которых несёт в себе определённую историческую ценность.

Также, посредством архивов, практически  каждый желающий гражданин нашего государства, может узнать необходимую ему информацию, «прикоснуться к истории». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы.

1. http://delpro.narod.ru/vidarh.html
2. http://pravo.levonevsky.org/bazaby/org150/basic/text0026.htm
3. http://www.spravka-jurist.com/base/part-qz/tx_wszgza.htm