Анализ документов: содержание, форма

оглавление

 

Введение 2

1. Понятие документа: содержание, элементы, структура, виды, классификация 3

2. Виды анализа документов: качественный и формализованный анализ 6

3. Отбор источников информации, отбор документов 8

Заключение 10

Библиографический список 10

Введение

Анализ документов  - один из широко применяемых и эффективных методов сбора первичной информации. Анализ заключается в проверке соответствия документов, действующему законодательству и прогнозировании последствий, которые могут данные документы породить.

Анализ  может быть проведен в отношении договоров или проектов договоров, писем, выписок, претензий, исковых заявлений, различных решений, протоколов и иных актов компетентных органов и других документов. В определённых ситуациях анализ проводится в отношении нескольких документов в их взаимосвязи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документа: содержание, элементы, структура, виды, классификация

Документ — материальный объект, содержащий в зафиксированном  виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для научно-исследовательских  и практических целей.

Документ (от латинского documentum - «доказательство»), изучение совокупности документов (однородных или разнородных), их сопоставление воссоздает действительность. В документе содержится свидетельство об объективной действительности, прочтение документа предполагает воссоздание последней, понимание способа записи, того, как текст соотносится с действительной ситуацией.

В последнее время  употребляется более мягкая формулировка, согласно которой документ — информация на материальном носителе, имеющая  юридическую силу. Документы могут  быть изготовлены на традиционной бумажной основе и на технических носителях (магнитных, лазерных дисках, в виде видеограмм и т.п.).

Широкое определение  понятия «документ» предполагает, что  речь идет о средстве закрепления  различным способом на специальном  материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документом, имеющим  юридическую силу, выступает письменный текст, содержание которого соотнесено с типом определенной деловой  ситуации и который является элементом  делового общения. В управлении документу отведена удостоверительная роль, которая фиксируется подписями, печатями и штампами. В документоведении выделяются следующие функции документов: документирование (запечатление) фактов или явлений, коммуникативная и функция доказательства исторического источника. Понятие формы документа включает в себя набор постоянных элементов содержания, их последовательность и расположение в тексте. В большинстве жанров деловых бумаг можно выделить следующие элементы:

а) протокольные или этикетные формулы

б) смысловое  ядро

в) аргументационная часть

г) изложение  факта или фактов.

Элементами содержания документа, в том числе выступают реквизиты. Реквизиты содержат данные:

1) об адресате (кому направляется документ)

2) об адресанте (кто  является автором документа —  заявителем, просителем и т.д.)

3) наименование жанра  документа (в некоторых документах  указание на жанр обязательно,  скажем: заявление, докладная записка, доверенность)

4) опись документальных приложений (если они имеются)

5) дата

6) подпись автора  документа и др.

Каждый вид документа  имеет свою модальность — назначение, т.е. область регулирования отношений людей и действий. Для каждого документа разрабатывается его словесно-графическое построение — формуляр, который состоит из трех частей:

1) самоназвание (приказ, отчет и др.)

2) оформляющая часть  — словесное обозначение того, кто выпустил документ, кому он  адресован, срок выпуска и часть,  удостоверяющая подлинность, —  подписи, печати (так называемые  скрепы, суть которых состоит  в указании ответственности за  содержание документа и действий по нему конкретных лиц)

3) текстовая часть  — конкретные действия и ответственные  за их исполнение.

Основные виды документов различаются:

1) по способу хранения информации

2) по характеру источника (официальные, неофициальные)

К официальным относятся правительственные материалы, постановления, заявления, коммюнике, стенограммы официальных заседаний, данные государственной и ведомственной статистики, архивы и текущие документы различных учреждений и организаций, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов и прокуратуры, финансовая отчетность и т.п. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам); к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.). Среди неофициальных документов встречаются личные материалы, а также составленные гражданами безличные документы, например статистические обобщения, выполненные другими исследователями на основе собственных наблюдений.

По содержанию документы  делятся на научно-технические (книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и  пр.; могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотации и т.д.). Документы  можно также классифицировать по следующим признакам:

а) уровень иерархии нормативно-методического обеспечения  — международное сообщество, страна, регион (республика, край, область), город, село, фирма

б) правовой статус документа  — обязательные к исполнению (законы, стандарты, указы, постановления, положения, программы, планы, формальные распоряжения) и рекомендательные (инструкции, методики, рекомендации и т.п.)

в) содержание документа  — технические (инвестиционные проекты, конструкторско-технологическая документация, методики и т.п.), экономические (технико-экономические  обоснования, финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, бизнес-планы и т.п.), организационные (организационные проекты, устав, организационные структуры, протокол, инструкции к т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды  анализа документов: качественный и  формализованный анализ

Во всем многообразии исследовательских  приемов, используемых при изучении документов, выделяются два основных вида: качественный анализ (иногда его называют традиционным) и формализованный, носящий название контент - анализа. Эти два во многом различных подхода к изучению документальной информации могут, тем не менее, дополнять друг друга.

Качественный анализ зачастую служит предпосылкой последующего формализованного изучения документов. Как самостоятельный метод он приобретает особое значение при изучении уникальных документов: их число всегда невелико и поэтому нет надобности в количественной обработке информации. На первый план в таких случаях выдвигаются углубленное логическое исследование содержания документа, обнаружение возможных «умолчаний».

Стремление в максимальной степени  избежать субъективизма, потребность в изучении и обобщении большого объема информации, ориентация на использование современной вычислительной техники при обработке содержания текстов привели к становлению метода формализованного, качественно-количественного изучения документов (контент-анализа).

Согласно формализованному методу, содержание текста определяется как совокупность имеющихся в нем сведений, оценок, объединенных в некую целостность единой концепцией, замыслом. Формализованный анализ документов имеет дело с текстом, но ориентирован, прежде всего, на изучение стоящей за ним реальности. Особо подчеркнем, что внетекстовой реальностью являются не только события, факты, человеческие отношения, отраженные в текстах, но и используемые при их подготовке принципы отбора материалов. Другими словами, для исследователя может быть в равной степени важно и то, что вошло в содержание текста, и то, что оказалось вне его рамок.

Процедура формализованного изучения документов начинается с выделения  двух единиц анализа: смысловых (качественных) и единиц счета.

При формализованном анализе документов всесторонне рассматривают саму деятельность, а также выделяют ее субъекты, цели и мотивы совершаемых  ими поступков, обстоятельства, причины, породившие потребность в той  или иной деятельности (бездеятельность  – это тоже вид деятельности); объект ее направления. Подобное «проблемное» прочтение содержания совокупности писем населения или газетных публикаций способствует преодолению  многих трудностей, вызываемых разнообразием  излагаемых в них ситуаций.

Обязательный инструментарий осуществления формализованного анализа  документов – бланк кодировки. Он составляется в соответствии со схемой операциональных понятий, содержит единицы анализа и все элементы описания проблемной ситуации.

Наряду с выполнением функции  самостоятельного исследования изучение документов широко применяется в  ходе подготовительного этапа для  сбора предварительной информации о характере объекта и предмета анализа.

 

 

 

 

 

 

 

3. Отбор источников информации, отбор документов

Самостоятельные этапы анализа  документов – отбор источников информации и комплектование выборочной совокупности подлежащих анализу материалов. Опорой для этих этапов служит программа  исследования. Как подойти к отбору массива документов для анализа?

Прежде всего, принимают во внимание качественный и количественный аспекты  процедуры построения выборки.

Количественная сторона выборки определяется в первую очередь материально - техническими возможностями и организационными условиями деятельности исследовательской группы. Если к отбору и анализу документов можно привлечь достаточно опытных, обученных специалистов, если сроки проведения исследования не требуют оперативного осуществления всех работ, а для обработки первичной информации могут быть использованы современные вычислительные средства, то, несомненно, надо повысить разнообразие источников информации и увеличить объем выборочной совокупности. На практике, однако, чаще приходится думать об обратном, то есть о путях сокращения количества изучаемых материалов. Общий принцип решения этой задачи один – конкретизация, уточнение целей анализа документов.

Исследователь не имеет права поддаться  магии слова «документ». Ни печать, ни подписи на нем не гарантируют  надежности документальной информации. За текстом всегда стоят люди и  их интересы, их сила и слабости всегда отражаются в содержании документа. Поэтому приступая к работе, определяют надежность самого документа и достоверность  его содержания. Речь идет, во-первых, о подлинности источника и  его связи с предметом исследования и, во-вторых, о правдивости в освещении  фактов, точности в передаче автором  описываемых им событий.

Бывает так, что случайные ошибки снижают достоверность всего  документа или отдельных его  разделов: неверное указание дат и  имен, опечатка в приводимом статистическом  материале, непреднамеренное «опущение» ряда важных деталей и т.д.

Существуют также обстоятельства систематического характера, отрицательно сказывающиеся на качестве документальной информации, например, неправильная методика группировки при составлении  статистических документов.

Широко используемое средство, позволяющее  проверить надежность, достоверность  информации и одновременно исследовать  содержание документов, – «внешний»  и «внутренний» анализ. Внешний анализ состоит в изучении обстоятельств  возникновения документа, его исторического, социального контекста. Зная истинное положение дел в соответствующей  сфере жизни общества, конкретных областях, в регионах страны, будучи знакомым с традициями разных социальных групп населения, можно легко  обнаружить тенденциозность в освещении  отдельных проблем, поднимаемых  некоторыми авторами документов. Внутренний анализ – это и есть собственно изучение содержания документа, всего  того, о чем свидетельствует текст  источника, и тех объективных процессов и явлений, о которых он сообщает.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документ — материальный объект, содержащий в зафиксированном  виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для научно-исследовательских  и практических целей.

Анализ документов – один из широко применяемых и эффективных методов  сбора первичной информации.

Анализ документов как поисковый научный метод лежит в основе двух видов исследования: количественного семантического анализа и главного метода.

Во всем многообразии исследовательских  приемов, используемых при изучении документов, выделяются два основных вида: качественный анализ (иногда его называют традиционным) и формализованный, носящий название контент-анализа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

1. Горшков М.К. Прикладная социология / М.К. Горшков, Ф.Э. Шереги. – М.: Ротапринт, 2003. – 312 с.
2. Добреньков,  В.И.  Методы  социологического  исследования  / В.И. Добреньков, А.И. Кравченко. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 537 с.
3. Лавриненко, В. Н. Исследование социально-экономических и политических процессов: учеб. пособие / В. Н. Лавриненко, Л. М. Путилова. – М.: Вузовский учебник, 2010. – 205 с.
4. Рой О.М. Исследования социально-экономических и политических процессов: практикум / О.М. Рой, А.М. Киселева. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.