Актуальные проблемы документоведения на современном этапе

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ  ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ 
 
 
 

              РЕФЕРАТ

на тему:

Актуальные  проблемы документоведения на современном этапе 
 
 
 

      Выполнила:

      студентка 1 курса 

      985 группы

      Колотыгина  И.В. 

      Проверил:

      Шилов С.П. 
 
 
 

Тюмень 

2009

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

  Последняя треть 20-го начало 21 века ознаменовалась переходом целого ряда стран, в том числе и Росси к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. Глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее в стороне от отечественной научной мысли. Все это относится к такой научной дисциплине, как документоведение. Документоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. Профессия документоведа со второй половины 1990-х годов оказалась одной из наиболее востребованных. Документоведение развивается, но так как эта наука молодая, то она содержит ряд проблем, актуальных в современное время, и изучением которых занимаются ведущие специалисты в данной сфере. В данной работе я рассмотрю современные проблемы документоведения, их сущность, причины этих проблем, пути решения.

ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

   Мощные  социально-культурные и экономико-политические трансформации были вызваны глобальными процессами тотального распространения информационно-коммуникационных технологий: информация была осознана как важный ресурс развития современных цивилизаций, как высокорентабельный товар, как средство манипулирования личностью и обществом, как инструмент власти, как оружие. Это предопределило переход человечества к очередной стадии развития - «информационному обществу».

   Развитие  современной управленческой науки  идет в рамках новых парадигм «информационного общества», «информационной экономики», «документационных систем управления», «документационно-информационных оболочек».

   Документоведение  – наука сравнительно  молодая. Со второй половины 1990-х годов в России развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Недостаточно изучены все вопросы в этой сфере.

     И поэтому возникает ряд актуальных  проблем документоведения на  современном этапе:

• отставание в разработке теоретических вопросов документоведения;
• изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией;
• в стране достаточно узок круг исследователей занимающихся изучением вопросов документоведения;
• нерешенность вопроса о предмете и объекте документоведения;
• утвержденная министерством образования РФ примерная программа курса по специальности «Документоведение и ДОУ» далека от совершенства;
• нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объему учебных пособий;
• не вполне разработанный методологический инструментарий, не устоявшийся понятийный аппарат;
• нет нормативно-правовой базы;
• нет единства мнений о понятии «документ»;
• дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и др.;
• отечественные документоведы ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система»;
• проблема трансформации документа в исторический источник;
• теория экспертизы ценности документов;
• общая классификация документов;
• недостаточность материальной базы;
• документная коммуникация;
• вопросы подлинности и подложности документов;
• определение места дисциплины в системе наук;
• проблема высшего документоведческого образования;
• проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения;
• вопрос о доступе к документам;
• использование документов, содержащих персональные данные;
• проблемы стандартизации;
• проблемы сохранности электронных документов;
• проблемы регистрации документов;
• проблемы автоматизации делопроизводственных процессов.

   И это еще не все проблемы документоведения на современном этапе развития этой науки. Я выделила лишь самые главные и наиболее большие, а существует и ряд различных мелких проблем.

ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ, ПРИЧИНЫ ПРОБЛЕМ  ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

   Потребность в документоведах с высшим образованием на современном рынке труда обусловлена возросшей необходимостью профессиональной обработки различного рода информации, массивы которой постоянно увеличиваются.

   В общем случае набор требований к  выпускникам вузов варьируется  в зависимости от сферы применения их знаний. В 2000 году Министерством образования Российской Федерации был утвержден Образовательный стандарт специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», закрепивший основные требования к обязательному минимуму содержания основной образовательной программы, требования к уровню подготовки выпускника и профессиональные характеристики документоведов. Согласно этому документу, «высшее учебное заведение самостоятельно разрабатывает и утверждает основную образовательную программу вуза для подготовки документоведа на основе настоящего Государственного образовательного стандарта». Это дает вузам определенную свободу выбора и эксперимента. Но примерная программа этого курса далека от совершенства.

   Сегодня в Российской Федерации документоведов выпускают более 70 вузов.

   Дискуссии по поводу того, какое же образование  – обширное фундаментальное или  узко специализированное – необходимо документоведам, не прекращаются. С  одной стороны, выгодность фундаментального университетского образования очевидна: специалист с такой подготовкой обладает обширными теоретическими знаниями и поэтому имеет возможность реализовать себя в самых различных сферах деятельности. Но нельзя забывать о том, что каждая из этих сфер имеет свою специфику, для адаптации к которой необходимо время и практический опыт. Специалисты с узко профильным образованием изначально ориентированы на работу в определенной сфере, что исключает широкий выбор, но вместе с ним уменьшает необходимость адаптации. Какие специалисты более востребованы российскими работодателями, однозначно сказать нельзя, иначе был бы исчерпан вопрос дискуссии.

   Итак, вопрос о том, какое же образование  для документоведов лучше, остается открытым.

   Существующие  нормативные документы не «успевают» за развитием научной сферы. Так, например, сами понятия «документоведение» и «документ» имеют различные определения, ни одно из которых не стало общепринятым [1]. Подобное явление естественно для документоведения как науки развивающейся: «В процессе становления и развития теории документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не установленный еще понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем...» [2].

   К тому же динамизм окружающего мира, развитие технологий влекут за собой существенные изменения, которые порождают новые вопросы. Относительно документоведения, это, прежде всего, изменения в сфере информационных технологий: разработка и внедрение электронного документооборота, автоматизированная обработка данных, развитие возможностей сети Интернет и многое другое. Все это необходимо не только учесть, но и попытаться объяснить, классифицировать, ввести в научный оборот.

   Наряду  с этим, круг специализированной учебной  литературы, описывающей проблемы теории и практики документоведения, довольно ограничен, что создает определенные трудности в процессе обучения. Студентам приходится искать необходимую информацию в периодических изданиях, экономической, юридической и другой литературе смежных с документоведением областей. С одной стороны, это способствует развитию у студентов навыков самостоятельного поиска и работы с новым материалом, выработке критериев его анализа и обработки. С другой стороны, в такой ситуации может возникнуть проблема адекватного восприятия полученной информации, так как работать приходится с литературой, в которой представлен недокументоведческий подход к интересующим проблемам. Периодические же издания (например, журналы «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Делопроизводство») ориентированы, прежде всего, на работников делопроизводственной сферы, уже имеющим определенную базу профессиональных знаний и опыт практической деятельности.

   Еще одна важная проблема, которая возникает  во многих учебных заведениях –  это недостаточность материальной базы. Для качественной подготовки документоведов необходимо широкое и современное техническое оснащение: от средств оргтехники до программного обеспечения.

   Серьёзное отставание в разработке теоретических  вопросов документоведения, обусловлено, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой. Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

     Подобное ограничение объекта  и предмета документоведения  обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство . 
Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» [4]. В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки [5]. Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия.

   Постепенно  формирующееся среди отечественных  документоведов понимание необходимости  глубокой разработки общей теории документа  не привело пока к созданию такой  теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

   В то же время в процессе становления  и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ. Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

   Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями  «система документирования» и «документационная система». Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические [2].

     Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии. Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника [3]. Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».