В силу ч. 2 ст. 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате  контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах осуществляют органы юстиции субъектов Российской Федерации, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, - органы юстиции совместно с нотариальными палатами¹⁰.

      Принципиальное  значение для нотариального делопроизводства имеет вопрос языка. Положения ст. 10 Основ соответствуют требованиям по этому вопросу, предусмотренным Конституцией Российской Федерации и Законом РСФСР от 25 октября 1991 г. (в ред. ФЗ от 24 июля 1998 г.) «О языках народов Российской Федерации»: нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и субъектов Федерации. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное действие, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом¹¹.

      Нотариальное  делопроизводство означает как учет документов, так и контроль за их исполнением в нотариальной конторе  или у нотариуса, занимающегося  частной практикой, т.е.:  

      - журнал входящей корреспонденции;

      - журнал исходящей корреспонденции;

      - разносная книга для местной  корреспонденции;

      - книга жалоб и предложений;

      - контрольная картотека.

      При составлении документов организационно – распорядительного характера  следует руководствоваться основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, а также инструкцией по делопроизводству.

      На  любом документе должно быть указано  его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д..; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

      Определенные  правила должны быть соблюдены и  при написании адреса: наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в  именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью, например: «01 февраля 2010 года», или тремя парами арабских цифр: «01.02.10 г.». если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

      Регистрации подлежат все документы, поступающие  в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес  общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные  с деятельностью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

      Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства  о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии  кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР.

      Документ  считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места – на его обороте.

      Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому  номеру по журналу исходящей корреспонденции  и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге¹².

      Контроль  за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса.

      Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течении года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

      Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью  является учетным документом для  дел временного хранения, в связи  с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. 

      Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

      По  окончании года в нотариальной конторе  производится подготовка дел для  архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 – 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи – о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.

      В заключение хочется сказать, что Нотариальная деятельность не является предпринимательством и не преследует извлечения прибыли. При совершении нотариальных действий нотариусы обладают равными правами и исполняют одинаковые обязанности независимо от того работают ли они в государственной нотариальной конторе или занимаются частной практикой. Оформленные нотариусами документы имеют одинаковую юридическую силу¹³. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы.

      1. Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 (ред. от 11.12.2002) «О языках народов Российской Федерации».

      2. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным судом Российской Федерации от 11.02.1993 г. № 4462-1) (в ред. от 19.07.2009 г.).

      3. Зайцева Т.И., Галеева Р.Ф., Ярков В.В. Настольная книга нотариуса. Т.1.М., 2000. – 203 с.

      4. Михайлова Е.П., Таранина И.В. Справочник по нотариату. – М.: «ЮКЭА», 2000.– 745с.

      5. О нотариате и порядке совершения нотариальных действий. Сборник законодательства Российской Федерации. – М., 1998.

      6. Полтавская Н., Кузнецов В. Нотариат. : Курс лекций Изд. 2-е, доп., перераб. 2001. – 222 с.

      7. Репин В.С. Комментарий к Основам законодательства Российской Федерации о нотариате.  М.: Норма:ИНФРА-М : ИНФРА-М, 2001. – 296 с.

      8. Стешенко Л.А., Шамба Т.М. Нотариат в Российской Федерации: Учебник для ВУЗов. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА – ИНФРА М), 2002. – 496 с.