Журнально-ордерная форма учета

    6. Книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

    Максимальная  сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается централизовано.

    Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются  в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана  сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр - отрывной - это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

    Прием и выдачу, безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы.  

    Основные  документы:

    - при наличных расчетах:

    а) чек денежный;

    б) объявление на взнос наличными.

    - при безналичных расчетах:

    а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями, действительно в банк 10 дней);

    б) расчеты платежными поручениями;

    в) аккредитивная форма расчетов (заявление  на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в  банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

    г) заявление об отказе от акцепта;

    д) инкассовое платежное поручение - для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

    е) мемориальный банковский ордер - служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

    При учете материалов задействованы зав.складом, кладовщики, экспедиторы. С лицами, ответственными за приемку и отпуск материалов на предприятии необходимо заключить договор о материальной ответственности.

    На  предприятии в установленном  порядке (1 раз в год) и при смене  материально-ответственного лица проводится инвентаризация материалов с оформлением  комиссией соответствующего акта. Для учета движения материалов применяется типовая документация:

    при поступлении на склад:

    - приходный ордер

    - акт о приемке;

    - товарно-транспортная накладная.

    При отпуске со склада:

    - требование

    - расходная накладная;

    - лимитно-заборная карта;

    - доверенность.

2.2 Порядок внесения записей в учетные регистры

 

    Записи  в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами  за месяц, в зависимости от характера  и содержания операции.

    На  документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются  номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

    Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, учетные записи в которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

    Суммы, относимые в дебет тех счетов, по которым аналитический учет ведется  в соответствующих им журналах-ордерах  или ведомостях, расшифровываются и  группируются по субсчетам или статьям аналитического учета.

    На  крупных предприятиях, организациях и стройках такая расшифровка  осуществляется в специальных листках-расшифровках, которые составляются по дебетовому признаку: на каждый дебетуемый счет, по которому требуется аналитическая группировка, открывается отдельный листок-расшифровка. При этом если в дебет данного счета относятся суммы с кредита нескольких счетов, сосредоточенных в одном журнале-ордере или размещенных в разных журналах - ордерах, но ведущихся одним счетным работником, указанная группировка осуществляется в одном листке-расшифровке.

    Аналогичные листки-расшифровки составляются к  ведомостям учета дебетовых оборотов по кассе, расчетному счету и расчетам по зачету взаимных требований.

    Записи  в листках-расшифровках производятся по данным однородных документов, итогами за день или более продолжительный период, а в необходимых случаях - по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операции. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки передаются работнику, ведущему журналы-ордера, в которых должны найти отражение аналитические данные по соответствующим счетам. После записи в регистры данных листков-расшифровок они приобщаются к остальным документам, являющимся основанием для заполнения этих регистров.

    В тех журналах-ордерах, в которых  отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются  подсчетом сумм по соответствующим  документам, предварительно сгруппированным  в разрезе требующихся аналитических данных.

    На  всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и  наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются  лицами, производившими

записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

    Исправление обнаруженных в регистрах ошибок до проставления итогов осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

    После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления  в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

    Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным). 

2.3 Ведение главной  книги

 

     Главная книга используется для обобщения  данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

     В Главной книге текущие обороты  производятся только по счетам первого  порядка. Обороты по кредиту каждого  синтетического счета отражаются одной  записью, а обороты по дебету - в  корреспонденции с кредитуемыми счетами.

    Проверка  правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

    Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

    Прежде  чем производить записи в Главную  книгу, осуществляют взаимную сверку учетных  регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учетных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной формы учета на предприятии.

    Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Главную книгу, исправляются также корректурным способом.

    Обнаруженные  ошибки после записи в Главную  книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.

    После исправления возможных ошибок в  журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги.

    Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных записей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса.

    Кредитовые  обороты по счетам в разрезе дебетуемых счетов ежемесячно переносятся в Главную книгу. Кроме того в Главную книгу переносятся итоговые обороты по дебету счетов (рис.1). 

     Фрагмент журнала-ордера  №1                      Фрагмент журнала-ордера №2

    с  кредита сч. 50 в дебет счетов                       с кредита сч.51 в дебет счетов

     12               26           51          68      Итого            50                  54                   Итого

                                 127-50                                                                                     495

                                  399-46                                                                                    1025

                                  50                                                                                             800

                                  256                                                                                           500

                                  18-04                                                                                        500      

                   

 Итого                           851                                     Итого                                        2820                     

 
 
 

Главная книга    счет 51 “Расчетный счет”

Рис.1. Схема учета в журнале-ордере и Главной книге