Учет товарных операций в предприятиях оптовой торговли

- методические  указания по формированию бухгалтерской  отчетности при осуществлении  реорганизации организации (утвержденные  приказом Министерства финансов  Российской Федерации от 20 мая 2003 года № 44-н с изменениями от 04 августа 2008);

- указания  о порядке составления и представления  бухгалтерской отчетности (утвержденные  приказом Министерства финансов  Российской Федерации от 22 июля 2003 года № 67-н с изменениями от 18 сентября 2006);

- указания  об объеме форм бухгалтерской  отчетности (утвержденные приказом  Министерства финансов Российской  Федерации от 22 июля 2003 года №  67-н с изменениями от 18 сентября 2006);

- положения  о прядке ведения кассовых  операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот  и монет  Банка России в кредитных  организациях на территории

Российской  Федерации (положение Центрального Банка Российской Федерации № 318-П от 24 апреля 2008 года с изменениями от 27 февраля 2010 года).

4-й  уровень – организационно- распорядительная  документация, рекомендации консультационных  фирм:

- приказ  об учетной  политике организации  («см. приложение Е»);

- другие  рабочие документы организации.

Задачами бухгалтерского учета в оптовой торговой организации являются:

а) проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;

б)  контроль  за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;

в)  контроль  за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т. д.);

г) учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платы;

д) выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности торговли (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);

е) контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств. Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Эта информация необходима для оперативного руководства и управления организацией. Руководитель, который своевременно получает такую информацию, может проанализировать текущую деятельность торговой организации и принять правильное управленческое решение. Это необходимо для получения удовлетворительных финансовых результатов, предотвращения негативных явлений в коммерческой деятельности, выявления внутрипроизводственных резервов и их эффективного использования, обеспечения финансовой устойчивости организации.

Кроме руководителя и менеджеров организации пользователями указанной информации являются инвесторы, банки, налоговые органы, поставщики, покупатели, кредиторы, иные заинтересованные лица.

Организация бухгалтерского учета - это система построения учетного процесса, основными элементами которого являются: первичный учет (документация и инвентаризация), система счетов и регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность.

Учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской

Федерации, контроль за движением имущества и обязательств организации. Поэтому именно главный бухгалтер разрабатывает систему первичного учета. Он определяет, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству или нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. Если руководитель издает распоряжение о принятии указанных документов к учету, то главный бухгалтер исполняет это распоряжение. При этом всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель.

Как мы уже говорили, каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. Причем эти счета берутся из рабочего плана счетов, который разрабатывается главным бухгалтером и указывается в учетной политике организации.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Главный бухгалтер решает, по какой форме и на каких носителях (бумажных или машинных) будет вестись бухгалтерский учет в организации.

Порядок документооборота в организации также определяется главным бухгалтером в учетной политике. Документооборот - это путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Инвентаризация имущества и обязательств организации это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризаций в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.

Формы бухгалтерской отчетности, как внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:

- отчетный  период, за который составляется  та или иная форма отчета;

- объем  и сроки представления отчетности  внутренним и внешним   пользователям;

- круг  должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные  формы отчета;

- наименования  и адреса учреждений (внешних  пользователей), которым представляется  бухгалтерская отчетность;

- способ  представления отчетности (почтой, курьером, телекоммуникационными каналами  связи и пр.);

- фамилии  работников бухгалтерии, ответственных  за составление конкретных форм  отчетности.

В заключение следует отметить, что, согласно закону «О бухгалтерском учете», ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Организация может не иметь в своем штате главного бухгалтера и специалистов бухгалтерской службы. Она может поручить ведение бухгалтерского учета и составление отчетности сторонним предприятиям или лицам, на которых при этом возлагаются та же ответственность и те же обязанности в области бухгалтерского учета, что и на штатного главного бухгалтера.

2. Документальное оформление поступления товаров в оптовой торговле.

Общие правила документального оформления фактов хозяйственной деятельности организаций установлены Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Согласно пункту 1 статьи 9 «Первичные учетные документы» данного Закона «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». В настоящее время Государственным комитетом по статистике Российской Федерации разработаны и утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, касающиеся товарных операций: постановлением от 18.08.1998 года №88 (с изм. и доп. от 27.03.2000 г., 03.05.2000 г.) – по учету результатов инвентаризации; постановлением от 25.12.1998 года №132 – по учету общих торговых операций, торговых операций по продаже товаров в кредит, торговых операций в комиссионной торговле; постановление от 09.08.1999 года №66 – по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Согласно п. 3 статьи 9 «Первичные учетные документы» Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» перечень лиц имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляется движение денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, включаются работники организации (начальники структурных подразделений, мастера, табельщики, работники плановых, финансовых отделов, подотчетные лица, работники бухгалтерской службы и др.), создающие и представляющие первичные учетные документы, которые относятся к сфере их деятельности, в соответствии с графиком документооборота.Важно подчеркнуть тот факт, что в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» график документооборота является обязательной составляющей приказа об учетной политике организации. Необходимо обратить внимание на то, что передача права подписи и делегирование полномочий дают лицу, получившему их, дополнительные права, но не освобождает от ответственности за последствия таких подписей ни руководителя организации, ни ее главного бухгалтера. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, которые первоначально подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Пункт 3 статьи 7 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» устанавливают, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Это традиционное положение, которое, увы, далеко не всегда соблюдается.

Все товарные операции делятся на два вида: поступление товаров и выбытие.

Основным источником поступления в организации оптовой торговли товарно-материальных ценностей является приобретение их у поставщиков юридических лиц или граждан по заключаемым с ними договорам купли-продажи (поставки) и мены или получение товаров по договорам комиссии и поручения и другим видам сделок.

Поставщики, отгружая ценности, выписывают сопроводительные документы, основными из которых являются товарно-транспортная накладная и счет-фактура

В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• полное наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика, плательщика;
• наименование и адрес грузоотправителя, грузополучателя;
• наименование и краткое описание товара, количество товара;
• основание отпуска товара (номер, дату договора, наряда, заказа);
• цена и общая стоимость отпускаемого товара (с учетом налога на добавленную стоимость), при этом НДС выделяется отдельной строкой.

Товарно-транспортная накладная выписывается при доставке товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом. В остальных случаях используются счета-фактуры. В  зависимости от особенностей конкретных видов материалов (товаров) к товарно-транспортной накладной или счету-фактуре могут прилагаться и другие документы, подтверждающие массу (количество) ценностей (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы и т. п.)  и качество  (качественные удостоверения, сертификаты и т. п. ). Обязанность продавца одновременно с передачей товара «передать покупателю…относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т. п.)» установлена статьей 456 Гражданского кодекса Российской Федерации. При доставке товаров от иногородних поставщиков по железной дороге или водным путем транспортной организацией выписывается, соответственно, железнодорожная или водная накладная. Данные документы следуют вместе с товаром от станции (пристани) отправления до станции (пристани) назначения, где их выдают получателю.

Счет-фактура должна содержать следующие реквизиты:

• порядковый номер и дату выписки счета–фактуры;
• наименование, адрес и идентификационный номер и код постановки на налоговый учет продавца и покупателя товаров (работ, услуг);
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• наименование и краткое описание товара, его количество, цену и сумму (без НДС, С НДС);
• страна происхождения товара
• номер грузовой таможенной декларации.

Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом ответственным за отпуск товара.

Счета фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в

установленном порядке в книгах покупок и продаж.

Статьей 513 Гражданского кодекса Российской Федерации на покупателя возлагается обязанность по проверке количества и качества получаемых от поставщиков товаров в срок и порядке, установленных законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота.

В соответствии со статьей 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:

• вручения товара покупателю, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара. В данном случае прием товара покупателем и его документальное оформление производятся непосредственно на складе покупателя;
• предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю в месте нахождения товара. В данном случае прием приобретаемого у поставщика товара производится организацией-покупателем на складе поставщика.