Учет расчетов с подотчетными лицами

     Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная  работа бухгалтера, и все же это  одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит   командировочных расходах.

     Многие  бухгалтеры сталкиваются с тем, что  налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена – не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

     Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути. [27, с.36]

     Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы. [24, с.117]

    Для успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами,  при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

    К представительским расходам относят  расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. [25, с.39]

     Состав  представительских расходов налогоплательщика  определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий. [26, с.44]

    Согласно  п.2 ст.264 НК РФ  представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.[31, с.52]

     Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. [26, с.44] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Экономическая сущность  и содержание учета  расчетов 

с подотчетными лицами

2.1. Выдача и учет  подотчетных сумм.

    Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

    Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы  на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

    Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

    Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации  может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

     При приобретении товарно-материальных ценностей  делаются проводки:

     Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51)

– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена  сумма НДС, указанная в счете  фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71

- возвращены  в кассу неизрасходованные денежные  средства.

     Если  работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 60

- отражена  сумма НДС по приобретенным  ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50

- погашена  задолженность перед подотчетным  лицом по приобретению ТМЦ.

       Если работник заключает договор  о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дебет 71 Кредит 73

- отражена  оплата физическим лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10 Кредит 71

- оприходованы  приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 71

- отражена  сумма НДС по приобретенным  ТМЦ;

Дебет 73 Кредит 50

- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

     Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

     Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

     Выдача  наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

     Передача  выданных под отчёт наличных денег  одним лицом другому запрещается.

     Сотрудники  организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

     Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций – юридических  лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

     1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

     2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

     Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц  – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

     3. Не позднее десяти дней  с  даты отгрузки товара (выполнения  работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик   обязана представить организации-покупателю  счёт-фактуру. 
 

    2.2. Учет представительских  расходов

    Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.