Учет на бюджетном предприятии

           С лицами, предусмотренными действующим  законодательством, ответственными за хранение денежных средств и товарно–материальных ценностей, заключаются в установленном порядке письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (форма № 523). Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью. Материально ответственные лица представляют первичные учётные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей вместе с реестром сдачи документов по форме №442 (по приходным и расходным документам). После проведённой в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учётных документов реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается товарно-ответственному лицу.

          Аналитический учёт ведётся в  регистрах бухгалтерского учёта (на карточках, накопительных ведомостях, книгах, в том числе с применением пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учёта, и т.п.).

          Карточки (кроме карточек учёта  основных средств) регистрируются  в реестре карточек (форма № 279), который ведётся для каждого счёта отдельно, а карточки учёта основных средств – в описи инвентарных карточек по учёту основных средств по форме № ОС-10.

          Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – и по обслуживаемым учреждениям.

          Карточки учёта материалов, малоценных  предметов и т.п. сдаются в  архив в подшитом виде вместе  с реестром карточек, регистрами  бухгалтерского учёта и другими бухгалтерскими документами ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учёта основных средств, выбывших в течение года.

          Опись инвентарных карточек по учёту основных средств (ф. № ОС-10) сдаётся в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточки форм № ОС-6 бюдж., ОС-8, ОС-9. Сдача в архив инвентарных карточек без описи осуществляется по реестру сдачи документов (ф. № 442), в котором указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях – и наименование обслуживаемого учреждения.

           В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруется все страницы (листы). На последней странице делается надпись: « В настоящей книге всего пронумеровано ____ страниц (листов)» за подписью главного бухгалтера. На обложке каждой книги указывается наименование учреждения и год, в котором книга открыта. В книге должно быть оглавление открытых в ней субсчетов. При переносе записей по субсчетам на другую страницу книги в оглавлении делается отметка с указанием номеров новых страниц. При наличии в книгах бухгалтерского учёта по истечении года свободных листов они могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

           Записи в регистрах бухгалтерского  учёта производятся чернилами,  шариковой ручкой или при помощи  пишущих машин и средств автоматизации с первичных учётных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учёта подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

           Исправление ошибок в записях бухгалтерского учёта производится в следующем порядке:

1. Ошибка за данный отчётный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путём зачёркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и надписывается над зачёркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено»;
2. Ошибочная запись, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и вызванная ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от её характера, исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу «красное сторно»; точно также исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях бухгалтерского учёта за тот отчётный период, за которой баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также способов исправления «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой по форме № 433 со ссылкой на номер и дату исправляемого мемориального ордера и документа, подтверждающего обоснование внесения исправления. На основании данной бухгалтерской справки составляется мемориальный ордер по форме № 274.

      Регистры  бухгалтерского учёта по синтетическим  и аналитическим счетам открываются  записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом и регистрами бухгалтерского учёта за истекший год. Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчёта сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения эти распоряжения эти исправления вносятся как в регистры бухгалтерского учёта прошлого года (путём исправления бухгалтерской записи), так и в регистры бухгалтерского учёта текучего года (путём изменения входящих остатков).

      Для контроля за правильностью бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учёта составляются оборотные ведомости: форма № 285 (оборотная ведомость по счёту ____), форма № М-44 (оборотная ведомость по материальным запасам) и форма № 326 (оборотная ведомость по основным средствам) – по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяем соответствующим синтетическим счётом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме оборотных ведомостей по основным средствам и малоценным предметам, которые составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчёту оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих субсчетов книги «Журнал – Главная (форма № 308). Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течении нескольких лет.

             Проверенные и принятые к учёту первичные учётные документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются раздельными мемориальными ордерами – накопительными ведомостями по операциям за счёт бюджетных средств и средств, полученных за счёт внебюджетных источников, которым присваиваются следующие постоянные номера:

        - мемориальный ордер № 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) – форма № 381;

        - мемориальный ордер № 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) – форма № 381;

        - мемориальный ордер № 3 (накопительная  ведомость по движению средств, полученных за счёт внебюджетных источников форма № 381;

        - мемориальный ордер № 4 (накопительная  ведомостей по расчётам чеками из лимитированных книжек) – форма № 323;

        - мемориальный ордер № 5 (свод  расчётных ведомостей по заработной  плате и стипендиям) – форма  № 405;

        - мемориальный ордер № 6 (накопительная ведомость по расчётам с прочими дебиторами и кредиторами) – форма № 408;

        - мемориальный ордер № 8 (накопительная ведомость по расчётам с подотчётными лицами) – форма № 386;

        - мемориальный ордер № 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) – форма № 438;

        - мемориальный ордер № 10 (накопительная  ведомость по выбытию и перемещению  малоценных предметов) – форма  № 438;

        - мемориальный ордер № 11 (свод  накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) – форма № 398;

        - мемориальный ордер № 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) – форма № 411;

         - мемориальный ордер № 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) – форма № 396;

         - мемориальный ордер № 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) – форма № 409;

         - мемориальный ордер № 15 (свод ведомостей по расчётам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) – форма № 406.

        Согласно Инструкции № 107н по остальным операциям и по операциям «сторно» составляются отдельные мемориальные ордера по форме № 274, которые нумеруется за каждый месяц, начиная с № 16. На практике для учёта прочих операций из месяц в месяц используется один и тот же мемориальный ордер № 16.

          Записи в  мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного учётного документа) как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчёта и кредиту другого субсчёта или дебету одного субсчёта и кредиту нескольких субсчётов (кредиту одного субсчёта и дебету нескольких субсчетов).          

          Для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации применяется расшифровка к мемориальному ордеру – форма № 803.

          Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учёта, кроме того, и руководителем группы учёта.

          Книга «Журнал – Главная» (форма  № 308) открывается записями сумм  остатков на начало года в  соответствии с заключительным балансом за истекший год; учёт в ней ведётся по субсчетам, определённым Планом счетов для ведения операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников.

         Для обеспечения раздельного  учёта операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников (материальных ценностей, средств в расчётах и др.), субсчёту присваивается отличительный признак в виде номера: 

        1 - по бюджетным средствам; 

        2 – по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, по предпринимательской деятельности;

        3 – по целевым средствам и  безвозмездным поступлением.

         Записи в книгу «Журнал – Главная» заносятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записываются сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчётов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру».

 Второй  строкой после оборотов за  месяц выводится на начало  следующего месяца по каждому субсчёту.

            По истечении каждого отчётного месяца все мемориальные ордера – накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документам должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке указываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки, дела; отчётный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

           Первичные учётные документы  брошюруется в бухгалтерии по  участкам учёта в хронологическом порядке, по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учёта и соответствующему субсчёту.

           Первичные учётные документы,  регистры бухгалтерского учёта,  бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за организацию хранения первичность учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель учреждения.

           Учреждения обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течении сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

           Изъятие первичных учётных документов  может производиться только органами  дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, соответствующие должностные лица учреждения могут снять с них копии с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

           В случае пропажи или уничтожения  первичных учётных документов  руководитель учреждения приказом  назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны Государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.