Учет денежных средств

     Любое наличное денежное поступление (выручка  от кассира-операциониста ККМ и  из палаток розничного товарооборота, суммы от подотчетных лиц и  покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т.п.) оформляется  приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью "Получено" и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер. В учете это отражается одной из следующих проводок:

     Д50 К51,62,66,71,73,75,76 - отражен приход денег в кассу,

     где: счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные  счета", счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", счет 66 "Расчеты  по краткосрочным кредитам и займам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

     Выдача  денег из кассы производится по расходным  кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

     Выдача  оформляется одной из следующих  проводок:

     Д20,26,44,51,60,66,70,71,73,75,76 К50 - отражен расход денег из кассы, где: счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

     В настоящее время бухгалтерские проводки типа: Д20,26,44 К50, связанные с выплатами из кассы физическим лицам и представителям других предприятий за услуги, оказанные производственным подразделениям организации, рекомендуется оформлять совокупностью следующих проводок:

     Д60,76 К50 - оплачены из кассы услуги сторонних физических лиц и предприятий;

     Д20,26,44 К60,76 - списаны на себестоимость продукции наличные расходы по услугам физических лиц и сторонних предприятий, где: счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". (При незначительных суммах дополнительные учетные записи, на наш взгляд, являются избыточными.)

     Разрешительные  документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с  надписью "Оплачено" и датой.

     Денежные  средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка - инкассаторов.

     В первом случае необходимо разработать  комплекс мер по обеспечению безопасности для сотрудников и сохранности  для денежных средств при их транспортировке.

     Во  втором случае с банком заключается  соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка⁹:

     Д57 К50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору, где: счет 57 "Переводы в пути".

     Возврат второго экземпляра препроводительной  ведомости на предприятие после  проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной  ведомости, является основанием для  оформления следующей проводки:

     Д51 К57 - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

     Предприятия выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственные и оперативные  нужды. 

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников - в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.

     При оформлении приобретаемых подотчетными лицами материальных ценностей бухгалтеру следует иметь в виду следующее:

     - если ценности закуплены в  организации розничной торговли, то приемка их на учет производится  без выделения НДС;

     - если ценности закуплены в  организации-изготовителе продукции  или оптовой торговли, то при  наличии квитанции к приходному кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной строкой, приемка их на учет производится с отражением НДС.

     Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

     Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

     Предприятия, реализующие товары населению, оформляют  продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи  дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

     Кассир  несет полную материальную ответственность  за сохранность денег в кассе. Руководитель предприятия должен выделить для кассы соответствующее помещение, оснащенное специальным оборудованием  и надежной защитой. Только в этом случае он вправе требовать от кассира полной материальной ответственности.

     Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется  в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):

     Д50 К68,91 - учтена сумма излишка денежных средств в кассе, где: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

     Недостаток  денег в кассе относится на счет кассира:

     Д94 К50 - установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

     Д73.2 К94 - отнесена сумма недостачи на кассира;

     Д70 К73.2 - удержана сумма недостачи из заработной платы кассира,

     где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73.2 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     Наряду  с наличными расчетами в настоящее  время распространяются также безналичные  расчеты через кассы. Они могут  производиться посредством чеков, чековых книжек и кредитных карточек. При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью "Чек принят в уплату за товар" и пробивает сумму, указанную в чеке, через ККМ.

     При предъявлении в кассу покупателем  вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает  чек из книжки, ставит на его обороте  дату и подпись. Этот чек сдается  вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.

     Покупка товаров при помощи кредитных  карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами  ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет  связь с банком. По каналу связи  производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале. 

     Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Порядок ведения  кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы).

 

Заключение

     Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

     Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки  и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

     Заработную  плату, пенсии, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии  выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

     При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".

     В малых организациях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер  или другой работник по письменному  распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

     В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление  денежных средств в кассу, а в  кредит - выбытие денежных средств  из кассы. 
 
 

 

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (с изменениями от 30 апреля 2008 г.)
2. Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изменениями от 22 января 2008 г.)
3. Указание ЦБР от 24 апреля 2003 г. № 1274-У "Об особенностях применения форматов расчетных документов при осуществлении электронных расчетов через расчетную сеть Банка России"
4. Указание ЦБР от 11 июня 2004 г. № 1442-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 3 октября 2002 года № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации"
5. Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"
6. Артеменко В. Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ: Учебное пособие. - М.: “ДИС”, НГАЭ и У, 2003 г. – 456 с.
7. Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 480 с.
8. Бланк И.А. Финансовый менеджмент. - Киев, МП "ИНТЕМ" ЛТД, "Юнайтед Лондон Трейд Лимитед", 2004. - 448 с.
9. Захарьин В.Р. Учет денежных средств // Консультант бухгалтера. – 2004. - №8
10. Киршин И.А., Финансовый менеджмент: Учебное пособие. – Казань: Изд-во Казан. ун-та, 2006. – 188 с.
11. Ковалев В.В. Финансовый анализ: управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 457 с.
12. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. – М.: Бухучет, 2006. – 452 с.
13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.: ИПБ-БИНФА, 2006. – 339 с.
14. Костюк Г.И. Учет денежных средств // Бухгалтерский учет. – 2003. - №6
15. Крутик А.Б., Хайкин М.М. Основы финансовой деятельности предприятия. - C-П.: "Бизнес-пресса". 2005. - 469 с.
16. Павлова Л. Н. Финансы предприятий: Учебник для вузов. – М.: Финансы, ЮНИТИ, 2004. – 639 с.
17. Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков предприятия: Теория и практика в условиях реформирования российской экономики. - М: Финансы и статистика, 2004. - 176 с.
18. Управление денежными потоками. / М. Бертонеш, Р. Найт - СПб: Питер, 2005. - 240 с.
19. Финансовый учет: Учебник/Под ред.проф. В.Г. Гетьмана. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 816 с.
20. Шуляк П. Н. Финансы предприятий: Учебник. – М.: Издательский дом «Дашков и К», 2004. – 752 с.
21. Экономика предприятия: Учебник / под ред. Проф. Волкова О.И. – М.: «ИНФРА-М», 2005. –416 с.