Смена главного бухгалтера : вступление в должность

 

"Бюджетные  организации: бухгалтерский учет  и налогообложение", 2006, N 10 

СМЕНА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА: ВСТУПЛЕНИЕ В ДОЛЖНОСТЬ 

    Должность главного бухгалтера - это всегда большая  ответственность как перед работодателем, так и перед законом. Согласно ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ):

    - главный бухгалтер отвечает за  формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета,  а также своевременное представление  полной бухгалтерской отчетности;

    - главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

    Поэтому понятно волнение и беспокойство специалиста перед приходом на новое место работы в качестве главного бухгалтера. 

    Придя в новую организацию, любой главный  бухгалтер начинает с того, что  принимает дела у своего предшественника. Как правильно осуществить передачу дел? Определенных для этого правил при смене главного бухгалтера законодательством не предусмотрено. Но тем не менее в данной ситуации вопросов возникает очень много, например, как документально оформить порядок приема-передачи дел?

    Итак, вы приступаете к работе, а руководитель организации отводит на передачу дел совсем немного времени. С чего начать? 

Аудиторская проверка 

    Один  из вариантов: пригласить аудитора. В  ходе аудиторской проверки допущенные ошибки будут выявлены и исправлены. Новый главный бухгалтер начнет работу, зная, что прошлый период бухгалтерского учета в учреждении не вызывает сомнений.

    Данный  вариант идеален, но, к сожалению, трудновыполним, поскольку требует  от организации больших финансовых затрат. Руководителей, которые готовы оплатить аудиторскую проверку при  смене старого главного бухгалтера и вступлении на должность нового, найдется немного. И все же советуем: постарайтесь объяснить вашему руководству, что данный шаг необходим, тем более если в учреждении давно не было проверок. Это позволит избежать ошибок, допущенных при отражении хозяйственных операций в бюджетном и налоговом учете, а также применения штрафных санкций к организации со стороны налоговых органов. Помните, что скупой платит дважды. 

Самостоятельная передача дел 

    Наиболее  распространенный вариант передачи дел - самостоятельная их приемка вновь принятым главным бухгалтером от его предшественника.

    Поскольку порядок передачи дел законодательством  не определен, обычно составляется специальный  акт, согласно которому бывший бухгалтер  передает документацию по бухгалтерскому и налоговому учету. 

Составляем  акт о передаче 

    Первый  вопрос: какие документы нужно  передавать и за какой период? Как  указывалось выше, главный бухгалтер  отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а  также своевременное представление  полной бухгалтерской отчетности, поэтому нужно передать те документы, за которые он отвечает: бухгалтерскую и статистическую отчетность, налоговую отчетность, учетную политику и т.д. (ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

    Поскольку все бухгалтерские документы  должны храниться в организации не менее пяти лет, они должны быть переданы за этот период (ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Если в учреждении не было налоговой проверки, то особое внимание следует обратить на документы последних трех лет. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить учреждение только за три года (ст. 87 НК РФ).

    Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, то можно перечислить каждый из них. В противном случае целесообразно указать папки или подшивки документов, например: "Налоговая отчетность за 2005 год". Все документы должны быть сшиты, листы пронумерованы, на передней обложке дела должно быть указано количество страниц. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. В нем также отражаются и те документы, которые отсутствуют.

    Обратите  внимание: новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать все имеющиеся  недостатки, недочеты, недостающие  документы, так как доказать, что документ утерян в период работы предыдущего главного бухгалтера, будет очень сложно.

    Следует также уделить внимание тому, что  документы передаются за несколько  отчетных лет. В связи с этим новому бухгалтеру можно порекомендовать  уточнить, соблюдалось ли в учреждении основное правило бухгалтерского учета: бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 8 Закона N 129-ФЗ). Эта контрольная функция учета особенно актуальна, поскольку в последнее время бюджетные организации переходили дважды с одной инструкции по бюджетному учету на другую. Поэтому характерно несоответствие входящих и исходящих показателей по отдельным счетам бухгалтерского учета. Сравнив показатели в балансах за последние годы, можно выявить ошибки, которые нужно отразить в акте приема-передачи дел.

    Акт подписывают прежний и новый  главный бухгалтер, затем его  визирует руководитель и заверяют печатью.

    Следующий шаг при передаче дел - инвентаризация финансовых обязательств.

    Обратите  внимание: она не является обязательной в данной ситуации и законодательством  не определена, но может послужить  одним из контрольных мероприятий  в учреждении, поможет вновь принятому главному бухгалтеру лучше узнать состав дебиторской и кредиторской задолженности. 

Инвентаризация 

    Напомним, основными целями инвентаризации являются выявление состава имущества  и обязательств и сопоставление  их с данными бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. В зависимости от степени охвата проверки имущества различают полную и частичную инвентаризацию. Поскольку процесс инвентаризации очень трудоемкий и занимает большое количество времени, при приеме-передаче дел можно провести выборочную проверку.

    Инвентаризация  финансовых обязательств производится путем подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности актами взаимной сверки расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также с покупателями и поставщиками. Акты сверки расчетов прилагаются к акту инвентаризации расчетов как подтверждающие документы.

    Обратите  внимание: не лишней будет сверка по платежам и расчетам с бюджетами, расчетов с покупателями и заказчиками  и поставщиками учреждения. Сверка и отсутствие расхождений помогут  при приеме дел.

    Следует также получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие годы, так как в соответствии со ст. 12 Закона N 129-ФЗ такую инвентаризацию учреждение обязано проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. При их отсутствии нельзя сделать вывод о ее достоверности.

    Уделите внимание договорам по каждому контрагенту, выясните, не было ли контрактов с особыми  условиями. Данная информация будет полезна при дальнейшей работе. 

Фиксирование  ошибок 

    Выявленные  ошибки нужно исправить и отразить в приложении к акту о приеме-передаче дел, а также поставить в известность  руководителя учреждения о том, что  это не ваша вина, а предшественника.

    Обратите внимание на налоговый учет, особенно на те налоги, налоговым периодом для которых является календарный год. Допущенные бывшим главным бухгалтером ошибки повлекут искажение налоговой базы в период работы нового бухгалтера.

    В первую очередь, по мнению автора, из всех начисляемых налогов в учреждении нужно уделить внимание ЕСН. В ст. 240 НК РФ по этому налогу указан налоговый период - календарный год. Что это означает? То, что новый главный бухгалтер должен подать налоговую декларацию по ЕСН и за свой период работы и за период, когда он еще не работал. Поэтому ему необходимо проверить операции, связанные с начислением и уплатой этого налога, не только за последний месяц, но и с начала года. Начисленный ЕСН - это один из видов расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

    Обратите  внимание: ошибки, допущенные в начислении ЕСН, будут двойными, то есть приведут к искажению налоговой базы по налогу на прибыль.

    С налогом на прибыль, как правило, связано большинство ошибок. Налоговый  период по этому налогу также календарный год (п. 1 ст. 285 НК РФ). Проверить новый главный бухгалтер должен все подтверждающие документы, налоговые регистры, а также учет, связанный с доходами и расходами. Особенно тщательно следует изучить документы, связанные с расходами, их экономическую обоснованность. Если расход не обоснован и не подтвержден, то налоговая база будет неправомерно занижена, и после налоговой проверки могут последовать налоговые санкции.

    Налог на имущество <1> проверить не так  сложно, как другие налоги. Налоговым периодом по нему также является календарный год (ст. 379 НК РФ). Проверяют его с начала года, при этом будет достаточно того, как определена остаточная стоимость основных средств, среднегодовая стоимость и расчет налога. У нового главного бухгалтера здесь не возникнет проблем.

    --------------------------------

    <1> От редакции: об исправлении ошибок  по налогу на имущество читайте  в статье Ю. Васильева "Влияние  корректировки стоимости основного  средства на расчет налога  на имущество и порядок внесения  исправлений в регистры бюджетного и налогового учета", с. 8. 

    По  НДС, если налоговый период - месяц, нужно проверить хозяйственные  операции, отраженные в бухгалтерском  учете и касающиеся как начисления НДС, так и налоговых вычетов  по нему за последний месяц. Кроме того, необходимо проверить правильность заполнения выданных и полученных счетов-фактур, журнала их регистрации, книг покупок и книг продаж. 

Заключительный  этап 

    Акт подписан, все документы имеются. Что еще должен сделать главный  бухгалтер? В первую очередь внимательно изучить учредительные документы и учетную политику нового учреждения. Это очень важно, поскольку новый главный бухгалтер должен применять именно те методы учета, которые указаны в учетной политике, и руководствоваться разработанным в учреждении рабочим планом счетов.

    Во-вторых, новому главному бухгалтеру нужно помнить  об оформлении банковских карточек с  образцами подписей, а также известить  налоговую инспекцию о смене  главного бухгалтера. Хотя в законе такая обязанность не прописана, лучше ее исполнить, составив уведомление в произвольной форме и приведя в нем паспортные данные и ИНН. Вышлите его заказным письмом вместе с копией приказа о вашем назначении на должность в ФНС России, в которой учреждение состоит на учете.

    Рекомендуемый образец акта приема-передачи документов, оформляемого при передаче дел. 

 

 

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                            Акт N 1                             │

│                   Приема-передачи документов                   │

│г. Н. Новгород                                        01.10.2006│

│                                                                │

│    С.В.    Петрова,   главный   бухгалтер   ветполиклиники   до│

│30.09.2006,   передает,   а  А.И.  Иванова,  являющаяся  главным│

│бухгалтером  с 01.10.2006 (Приказ от 30.09.2006 N 66), принимает│

│следующие  документы:                                            │

│    Бухгалтерская и статистическая отчетность за 2002 г.        │

│    2. Бухгалтерская и статистическая отчетность за 2003 г.     │

│    3. Бухгалтерская и статистическая отчетность за 2004 г.     │

│    4. Бухгалтерская и статистическая отчетность за 2005 г.     │

│    5. Бухгалтерская и статистическая отчетность за 2006 г.    │