Система внутреннего контроля

     а) техническими средствами;

     б) программным обеспечением;

     в) персоналом;

     г) соответствующими процедурами;

     д) базами данных.

     Информационные  системы, связанные с подготовкой  финансовой (бухгалтерской) отчетности, состоят из процедур:

     а) инициирования (хозяйственные операции могут быть инициированы вручную  или автоматически с помощью  запрограммированных процедур);

     б) отражения (регистрации) в учете (регистрация  включает выявление и сбор надлежащей информации об операциях или событиях);

     в) обработки данных и ведения учета  соответствующих активов, обязательств и капитала (обработка включает функции  редактирования и проверки, произведения расчетов, измерений, оценки, группировки  и согласования, осуществляемых автоматически  либо вручную);

     г) включения в отчетность информации об операциях аудируемого лица, а  также о событиях и условиях (отчетные функции подразумевают подготовку на бумажных носителях или в электронном  виде финансовой (бухгалтерской) отчетности либо обобщение другой полезной информации, которая может быть использована при оценке хозяйственной деятельности аудируемого лица в управленческих или иных целях. Качество информации влияет на способность руководства принимать надлежащие управленческие решения и осуществлять контроль за деятельностью аудируемого лица, а также на возможность подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности).

     4. Контрольные действия - включают политику и процедуры, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются, например, что необходимые меры предприняты в отношении рисков, которые могут препятствовать достижению целей аудируемого лица. Контрольные действия, осуществляемые вручную или с применением информационных систем, имеют различные цели и применяются на различных организационных и функциональных уровнях. Обычно контрольные действия, которые могут иметь отношение к целям аудита, могут быть сгруппированы по следующим категориям методов и процедур:

     а) проверка выполнении:

     - обзорные проверки и анализ  фактических показателей в сравнении  со сметными и прогнозными  показателями;

       - обзорные проверки и анализ фактических показателей в сравнении с показателями за предыдущие периоды;

     - соотнесение между собой различных  данных (управленческих и финансовых), анализ их соответствия, выводы  об обнаруженных расхождениях  и предпринимаемые в этих случаях  корректирующие действия;

     - сопоставление внутренних данных  со сведениями, полученными из  внешних источников информации;

     - проверка результатов деятельности  по областям, подразделениям, направлениям  и т. п.;

     б) обработка информации - выполняются для проверки точности, полноты и санкционирования операций и делятся в области информационных систем на две большие группы средств контроля:

     - общие средства контроля (представляют собой политику и процедуры, которые имеют широкие области применения и предназначены для обеспечения эффективного функционирования прикладных средств контроля, помогая удостовериться в правильном бесперебойном функционировании информационных систем);

     - прикладные средства контроля(.средства контроля помогают удостовериться, что осуществленные хозяйственные операции были санкционированы, в полном объеме и точно зафиксированы и обработаны).

     5. Мониторинг средств контроля - включает наблюдение за тем, функционируют ли они и были ли они изменены надлежащим образом в случае необходимости, и может включать такие мероприятия, как наблюдение руководства за тем, своевременно ли подготавливаются выверки расчетов с банками, оценка внутренними аудиторами соответствия действий персонала, занимающегося продажами, политике аудируемого лица в отношении определенных условий договоров с покупателями, осуществление надзора за соответствием действий персонала политике аудируемого лица в области этики или деловой практики. 
 
 
 

     3.Требования, предъявляемые к  системе внутреннего  контроля 

     Для большинства предприятий общими являются следующие требования к  системе внутреннего контроля

     1. Должна существовать четко определенная  организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает.

     2. Необходим такой Совет директоров, который включает в себя как  исполнительных директоров с  большим опытом работы, так и  неисполнительных директоров, дабы  предупредить возникновение вероятности  того, что контроль может быть  обойден кем-либо из администрации  высшего ранга.

     3. Необходимо создание на уровне  предприятия аудиторского комитета  для анализа деятельности администрации,  внутренних и внешних аудиторов.

     4. Должен существовать независимый  отдел внутреннего аудита, оказывающий  помощь администрации в контроле  за деятельностью организации  и в достижении общих целей.

     5. Необходимо создание информационной  системы управления, обеспечивающей  своевременное управление требуемой  точной информацией ей. Эта система  должна включать в себя эффективные  возможности составления внутренней  отчетности, калькуляции затрат  на производстве контроля за  исполнением планов, анализа альтернативных  решений прогнозирования.

     6.  Необходимы описания работ с  детализацией обязанностей и  ответственности каждого работника,  служащего  и обслуживающего  персонала. 

     7.  Должны существовать лимиты полномочий, особенно при заказе товаров  и услуг, подписании чеков,  хранении денег, найме на работу  и т.д.|

     8. Необходимы описания систем любых  производственных, административных  или обслуживающих подразделений  организации, выполненные стандартным  образом (часто такие описания  представляются в форме руководства  или схемы).

     9. Должны разрабатываться программы  обучения персонала, которые бы  обеспечили осведомленность всех  работников об их должностных  обязанностях, способах применения  на практике полученных знаний  и имеющихся навыков, а также  программы повышения квалификации.

     10. Не должно быть ни одного  лица, которое бы совмещало три  основополагающие функции внутреннего  контроля - санкционирование, учет, хранение (принцип разделения обязанностей).

     11. Во избежание злоупотреблений необходимо проводить периодическое перераспределение обязанностей, обучать и поощрять работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к определенным видам работ (принцип ротации обязанностей).

     12.  Должны проводиться внутренние  проверки, с тем, чтобы работа  одного сотрудника контролировалась  другими.

     13.  Должен осуществляться контроль  за сохранностью имущества, основанный  главным образом на «системе  доступа», т.е. препятствующий несанкционированному проникновению в помещения, где находится товар, перемещению товаров из мест хранения, доступу к секретной информации (либо компьютерной системы, либо ручной).

     14. Должен осуществляться контроль  за полнотой и точностью первичных документов, обеспечивающий исполнение только санкционированных операций, их правильное отражение и исправление в учетных регистрах, (последовательную нумерацию документов накладных, заказов, приходных ордеров на складе и пометок на них, показывающих, что документы составлены на основании соответствующих распоряжении).

     15. Должен быть организован надзор  за управленческой деятельностью и ее анализ. Эти операции выполняются последовательно и регулярно работниками, в чьи обязанности входит контроль за деятельностью других работников.

     4. Основные  этапы  организации системы  внутреннего контроля 

     Организация системы внутреннего контроля в  общем случае находится под воздействием следующих факторов:

     - отношение руководства к внутреннему контролю  (т.е.  насколько правильно понимает руководство роль внутреннего контроля в управлении организацией);

     - внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;

     - количество и региональная неоднородность (разветвленность) месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний;

     - стратегические установки, цели и задачи;

     - степень механизации и компьютеризации деятельности;

     - ресурсное обеспечение;

     - уровень компетентности кадрового состава.

     В любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего  контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий  следующие этапы:

     Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

     Разработка  и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции  организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она  может, в какой области имеет  конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса  мероприятий, способного привести эту  деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими  документами  должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться  на основе глубокого анализа (с проведением  необходимых расчетов) каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования, отраженных в соответствующих пунктах (элементах) политики.

     Анализ  эффективности существующей структуры  управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной  структуре, в котором должны быть описаны все организационные  звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности,  направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права  и ответственность, показано распределение  видов продуктов, ресурсов, функций  управления по этим звеньям. То же самое  относится и к положениям о  различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т.д.), к  планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное  расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и  ответственности каждой структурной  единицы. Без такого строгого  подхода  невозможно осуществлять четкую координацию  функционирования всех звеньев  внутреннего  контроля  организации.

     Разработка  формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных  операций. Это позволит упорядочить  взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной  деятельности, эффективно управлять  ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

     Организация отдела внутреннего аудита (или другого  специализированного контрольного подразделения).

     Определение путей совершенствования системы  внутреннего контроля с учетом перманентного  развития организации и непрерывно меняющихся внутренних и внешних  условий ее функционирования.

     При организации системы внутреннего  контроля должны приниматься во внимание все ее принципы. Значение показателя ее результативности (совокупной результативности отдельных элементов системы  внутреннего контроля), полученного  на основе экспертных оценок  и несложных  расчетов, должно быть больше ее стоимости  с учетом неполученного альтернативного  дохода.

     Подводя итоги, следует сказать, что организация  эффективной системы внутреннего  контроля позволит:

     - обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях конкуренции;

     - сохранить  и эффективно использовать ресурсы и возможности организации;