Ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

     В связи с небольшой численностью организации (среднесписочная численность на 1.07.07 – 180 человек), руководство ОАО «Контакт» считает нецелесообразным образование отдельной службы внутреннего контроля. Внутренний контроль осуществляется посредством проведения руководством предприятия контрольных мероприятий по проверке  работы всех подразделений, выполнения должностных и функциональных обязанностей всеми работниками на каждом рабочем месте.

     Вопросами планирования и анализа результатов  финансово-хозяйственной деятельности занимаются сотрудники планово-экономического отдела во главе с главным экономистом. Наличие данного структурного подразделения повышает эффективность системы внутреннего контроля в организации. Зачастую на предприятиях функции планирования, прогнозирования и анализа возлагаются на работников бухгалтерии, что не может не сказаться негативно на выполнении ими непосредственно учетных функций.

     Отдел управленческого учета в ОАО «Контакт» отсутствует, отчетность для внутренних целей представляют работники бухгалтерии и планово-экономического отдела по мере необходимости.

     Материальная  ответственность за сохранность  товаров на складах возложена  на кладовщиков, в офисе – на специалиста отдела снабжения. С этими лицами подписаны договоры о полной материальной ответственности. Принятие, перевод, перемещение и увольнение работников, с которыми заключаются письменные договора о полной материальной ответственности, производится по согласованию с главным бухгалтером.

     В процессе осуществления контроля за правильностью отражения бухгалтерских записей в учете используются средства автоматизации. Арифметическая проверка осуществляется при помощи программы Excel, кроме того, надежность вычислений и расчетов несколько повышается за счет использования автоматизации некоторых наиболее трудоемких участков учета. Однако существенным недостатком, с точки зрения системы внутреннего контроля, является отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

     Ежегодно  при составлении бухгалтерского баланса бухгалтерией проводится полная сверка взаиморасчетов со всеми дебиторами и кредиторами путем подписания актов сверки. С дебиторами и кредиторами, с которыми заключены долгосрочные договоры на поставку товаров и производятся постоянные взаиморасчеты, акты сверки составляются один раз в квартал.

     Контроль  за документооборотом и осуществляют ответственные работники в пределах своих должностных обязанностей. Итоговые контрольные проверки оформления первичных документов, представляемых в бухгалтерию, осуществляет заместитель главного бухгалтера. Документы в бухгалтерию поступают от сотрудников предприятия в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное оформление первичных документов, своевременную  передачу их в бухгалтерию и достоверность содержания несут подписавшие их лица.

     Договора  со сторонними организациями подписываются  руководителем, главным бухгалтером и юристконсультом.

      Регулярно, не реже одного раза в квартал в ОАО «Контакт» проводится инвентаризация наличных денег и иных ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой с течением времени изменяется (с целью избежания формального подхода к проведению инвентаризации). Состав инвентаризационной комиссии и периодичность ее проведения установлены в приказе руководителя предприятия.

     Инвентаризацию  всех статей баланса организация проводит  в течение отчетного года в сроки согласно утвержденному Плану проведения инвентаризаций. Кроме того, ревизионным отделом периодически проводится внезапные инвентаризации товарно-материальных ценностей. 

     Таким образом, система внутреннего контроля в ОАО «Контакт» оценивается на среднем уровне, поскольку имеет как достоинства (наличие в штате планового отдела, юридической службы, четкое разграничение обязанностей, регулярное проведение инвентаризаций, наличие графика документооборота), так и недостатки (отсутствие в штате внутреннего аудитора (ревизора), сосредоточение контрольных функций у исполнителей, отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета). 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И  МЕТОДДИКА ПРОВЕДЕНИЯ  РЕВИЗИИ РАСЧЕТОВ  С ПОСТАВЩИКАМИ  И ПОДРЯДЧИКАМИ, ПОКУПАТЕЛЯМИ  И ЗАЧАЗЧИКАМИ 
 

     2.1. Оценка состояния организации и методики ведения бухгалтерского учета и составления отчетности

     Бухгалтерская служба ОАО «Контакт» является отдельным структурным подразделением, возглавленным главным бухгалтером. Численность работников бухгалтерии устанавливается штатным расписанием, а перечень функциональных обязанностей - должностными инструкциями и распределением обязанностей между работниками бухгалтерской службы.

     Главный бухгалтер несет ответственность  за постановку и ведение бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики организации, составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности. На 1.07.2007 г. численность бухгалтеров составляет 5 человек. При этом обеспечено четкое разграничение обязанностей, что закреплено должностными инструкциями. Обеспечена взаимозаменяемость среди сотрудников бухгалтерии (на период отсутствия бухгалтера (отпуск, болезнь и т.п.) его обязанности  возлагаются на конкретного работника (либо работников)).

     В организации разработан Рабочий  план счетов (приложение 1). Бухгалтерский учет в организации ведется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь и учетной политикой, утвержденной руководителем. Под учетной политикой понимается совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учета, объявленных предприятием, исходя из правил и особенностей своей деятельности и действующего законодательства.

     К наиболее значимым моментам ведения  бухгалтерского учета в ОАО «Контакт», закрепленным в учетной политике, относятся следующие моменты:

     - начисление амортизации осуществляется линейным способом;

     - на предприятии осуществляется раздельный учет операций (затрат, доходов), связанных с различными видами деятельности;

     - выручка от реализации продукции (работ, услуг) отражается по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов (метод начисления). Выбранный метод распространяется на операционные доходы от продажи внеоборотных активов и иного имущества.

     Необходимо  отметить, что учет выручки по отгрузке является более простым с точки  зрения учета способом, что, несомненно, повышает достоверность учетных данных и налоговых расчетов. При выборе метода учета выручки от реализации на текущий год целесообразно проводить анализ платежеспособности основных (постоянных) покупателей и закреплять в договорах поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) преимущественно предварительную форму оплаты. Данные меры позволят препятствовать вымыванию оборотных средств организации (избежать ситуации, когда момент оплаты налогов уже наступил, а оплата на расчетный счет за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) еще не поступила).

     Первичные учетные документы в ОАО «Контакт» составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, осуществляется по формам документов, разработанных и помещенных в Рабочий альбом форм документов.

     Организацией  применяется журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета с частичным использованием средств автоматизации. При этом автоматизированы лишь отдельные трудоемкие участки учета, а именно – учет товарно-материальных ценностей, расчеты с персоналом и ведомость некоторые другие. При учете расчетных операций автоматизированным способом оформляется ведомость в разрезе субконто (покупателей) по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (приложение 2). Таким образом, основным недостатком организации учетного процесса в ОАО «Контакт» является отсутствие  комплексной автоматизации бухгалтерского учета. 
 
 

     2.2. Планирование и  организация проведения  ревизии расчетов  с поставщиками  и подрядчиками, с  покупателями и  заказчиками 

     Планирование  ревизионной работы является неотъемлемой частью деятельности контрольной службы.

     Содержание плана контрольно-ревизионной работы должно быть сориентировано на контроль максимально возможного числа предприятий при высоком качестве ревизий и проверок с наименьшими затратами, т. е. с соблюдением принципа экономичности контроля. Оно зависит от видов и объема намечаемых работ, а также от индивидуальных качеств и навыков работников контролирующих органов. Наряду с этим при планировании контрольно-ревизионной работы следует учитывать ряд общих положений. Так, в план должна включаться вся предстоящая работа, благодаря чему будет обеспечиваться его полнота. Поэтому в контролирующих органах составляется несколько планов: план работы контрольно-ревизионной службы на год (полугодие); план проведения комплексных ревизий на год (полугодие); план проведения тематических проверок. Кроме того, при планировании контрольно-ревизионной работы должен быть обеспечен комплексный подход. Это связано с тем, что в проведении комплексных ревизий принимают участие специалисты различных функциональных отделов и важно определить участки проверки и объем работ каждого из них, разграничить круг проверяемых вопросов, установить сроки представления материалов ревизий.

     Правильно организованное планирование контрольно-ревизионной работы должно обеспечивать: сосредоточение усилий ревизоров на основных направлениях развития национальной экономики; создание условий для совершенствования деятельности ревизоров, обмена передовым опытом и повышения квалификации; эффективное использование рабочего времени работников контролирующих служб; ритмичное проведение ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности при высоком их качестве и действенности и др. [21, с. 70].

     Для выполнения этих требований контрольно-ревизионная  служба органа государственного управления и других контролирующих организаций составляет план работы на год (полугодие). План содержит следующие примерные разделы: организация и проведение комплексных ревизий; организация и проведение тематических проверок; подготовка и рассмотрение вопросов на коллегии министерства (другого органа государственного управления); организация ведомственного контроля в подведомственных организациях; проведение семинаров и других форм повышения квалификации работников контрольно-ревизионных служб; организация стажировки молодых специалистов; обобщение и распространение передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы в подведомственных организациях и на предприятиях и т. д.

     Одновременно  составляется план проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности подконтрольных организаций и предприятий на год (полугодие). План проведения комплексных ревизий на год (полугодие) конкретизируется путем составления плана проведения комплексных ревизий на квартал.

     При составлении плана проведения ревизий необходимо предусмотреть, чтобы хозяйствующие субъекты были обревизованы не менее одного раза в год, а предприятия, финансируемые из бюджета, - не менее одного раза в два года. Кроме того, должен быть реализован принцип непрерывности контроля - ревизуемый период должен начинаться от даты окончания предыдущей ревизии и заканчиваться датой составления последнего баланса и выведения результатов инвентаризации, проверкой которых завершается ревизия. Ревизуемый период, как правило, определяется количеством календарных месяцев, а время проведения ревизии - дней. При определении количества дней, необходимых для проведения ревизии, необходимо учитывать такие факторы, как объем документооборота, уровень автоматизации учета, способ проверки документов (сплошной или выборочный), ревизуемый период, условия работы ревизуемого объекта, вид деятельности и др. Наряду с этим общий срок проведения ревизии (проверки) также определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого субъекта предпринимательской деятельности и, в соответствии с действующим законодательством, регулирующим порядок организации и проведения ревизий, не должен превышать 30 рабочих дней. Указанный срок может быть продлен руководителем контролирующего органа или его заместителем [21, с. 71].

     При составлении плана проведения комплексных  ревизий необходимо предусмотреть равномерную загрузку специалистов контрольно-ревизионных служб, а также выделение резерва времени для выполнения внеплановых проверок и заданий, контроля за выполнением решений, принятых по результатам ранее проведенных ревизий и проверок.

     При планировании следует исходить из того; что каждый ревизор должен провести в течение года 6-8 ревизий, т. е. не менее двух третей своего рабочего времени занимается непосредственно проведением ревизий и проверок. Остальное рабочее время ревизора должно быть направлено на участие в работе семинаров по изучению передового опыта организации и проведения контрольно-ревизионной работы, ознакомление с новыми нормативными документами и инструктивными материалами, повышение квалификации и т. п.