Преимущества и недостатки журнально-ордерной формы учёта

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………...…….2

Глава 1. Сущность и принципы построения журнально-ордерной

      формы бухгалтерского учета……………………………………......…..4

      1.1.  Основные принципы построения журнально-ордерной формы

             учета………………………………………………………...….........4

      1.2.  Характеристика основного регистра – журнала-ордера…..…….9

    Глава 2.Порядок учетных записей в регистры журнально-ордерной формы..............................................................................................................13

      2.1.  Первичные документы – основание для записей в учетные

              регистры……………………………………………………….…….13

      2.2.  Порядок записей в учетные регистры……………………….…....18

      2.3.  Ведение Главной книги……………………………………….……22

Глава 3. Преимущества и недостатки журнально-ордерной формы учёта…………………………………………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………….27

Литература……………………………………….……………………………..28

Приложения……………………………………………………….……..….….30

ВВЕДЕНИЕ

В условиях ускорения социально-экономического развития страны, когда народное хозяйство ориентируется на всемерное повышение эффективности общественного производства, внедрение современных достижений науки и техники, осуществление разработанных государством мероприятий, направленных на повышение его экономического потенциала, возможно лишь при наличии всесторонней, объективной, оперативно поступающей информации.

Основным источником информации об экономической деятельности предприятий, в том числе и сельскохозяйственных, являются данные, содержащиеся в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет призван давать необходимые сведения о ходе производственных процессов, о выполнении плановых заданий, содействовать обеспечению сохранности имущества, росту рентабельности, повышению эффективности и улучшению качества работ. Все перечисленное можно свести укрупнено к двум функциям, возложенным на учет: информационной и контрольной. Бухгалтерский учет не просто регистрирует факты хозяйственной жизни, а с целью активного воздействия на улучшение работы предприятия.

В этом плане можно считать, что бухгалтерский учет является составной частью системы управления производством.

Целью курсовой работы является изучение сущности одной из форм бухгалтерского учета – журнально-ордерной.

Задачами данной работы явились:

1.      рассмотреть значение, задачи и основные принципы организации журнально-ордерной формы учета;

2.      раскрыть сущность порядка ведения учетных записей в регистрах журнально-ордерной формы учета;

3.      представить характеристику отдельных регистров журнально-ордерной формы учета.

При написании курсовой работы использовались книги, учебники, нормативно-правовые акты.  Следует отметить, что вопросу журнально-ордерной формы учета посвящены как целые разделы в книгах, так и целые законы.

Например, в учебном пособии Стешиц Л.И. «Бухгалтерский учет и аудит в АПК» подробно рассмотрено ведение журналов-ордеров для учета денежных средств и расчетных операций, имущества и товарно-материальных ценностей. Также очень широко представлена эта информация в «Альбоме регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса и Инструкция по их применению». Большое внимание данным вопросам уделено и в законодательстве.

Таким образом, ведение бухгалтерского учета является очень важной и неотъемлемой частью деятельности предприятия. Поэтому изучение данного вопроса необходимо в настоящее время.

1. СУЩНОСТЬ И ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1Основные принципы построения журнально-ордерной формы учета

В процессе исторического развития бухгалтерского учета выработан ряд способов его осуществления. Для организации бухгалтерского учета использовались различные учетные регистры, устанавливались различные порядок, последовательность и способы записи в них, взаимосвязь между ними.

К организации бухгалтерского учета относятся выбор и применение способов и приемов группировки учетных данных, форм учетных регистров, правильное и рациональное сочетание аналитического и синтетического учета и, в конечном счете, применение определенной формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают определенную организацию формирования информационной системы, обеспечивающую в строго установленной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета для целей текущего контроля за фактами хозяйственной жизни и составления отчетности.

Информационная система в организации зависит от соответствующей схемы документооборота, структурного состава ее подразделений и интенсивности потоков информации.

История развития бухгалтерского учета — это история поиска более совершенных форм оптимального обобщения информации для нужд управления.

В современном бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная, упрощенная [8, с.383].

Принятая форма бухгалтерского учета отражается в учетной политике предприятия.

Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета до настоящего времени остается журнально-ордерная. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета, то есть ведения группировочных и накопительных ведомостей. При данной форме учета учетные данные систематизируются в специальных регистрах – журналах-ордерах. Наряду с данной формой бухгалтерского учета используется мемориально-ордерная форма.

При использовании мемориально-ордерной формы учета на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, в котором указывается корреспонденция счетов, его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов и сумма операции. Использование мемориально-ордерной формы учета носит ограниченный характер, что связано с недостатками в принципах ее осуществления. Основными недостатками данной формы являются:

      приспособленность к ручному труду;

      при ее осуществлении многократно переписываются одни и те же цифры из реестра в реестр, что вызывает ошибки, которые в последствии трудно обнаружить;

      аналитический и синтетический учет, хронологическая и систематическая запись при этой форме ведутся в отрыве друг от друга.

Отмеченные недостатки в значительной мере устраняются при использовании журнально-ордерной формы учета.

Журнально-ордерная форма учета основана на принципе накапливания учетных данных первичных документов и их систематизации путем составления накопительных и группировочных ведомостей [4, с.254]. Соблюдение данного принципа позволяет отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию в финансово-хозяйственной деятельности организации средств за отчетный период.

Использование данного принципа позволяет осуществлять в рамках единого рабочего процесса одновременное отражение хронологических и систематических записей, аналитического и синтетического учета.

Основные регистры, применяемые в журнально-ордерной форме учета, представляют собой журналы-ордера, вспомогательные ведомости и специальные разработочные таблицы, где документы регистрируются в хронологическом порядке [15, с. 172]. Журналы - ордера ведутся по кредитовому признаку, т. е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Кредитовый признак раскрывает большие возможности в установлении причины экономических событий.

Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражаются в тех журналах- ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета.

Что касается применения ведомостей в журнально-ордерной форме учета, то это чаще всего связано с трудностью получения необходимых аналитических показателей непосредственно в журналах-ордерах. В связи с этим группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в таких ведомостях, откуда полученные итоги переносятся в соответствующие журналы-ордера. Например, подробная информация о процессе приобретения и использования товарно-материальных ценностей за отчетный период накапливается в ведомости 10 «Движение материальных ценностей». Полученные в ней итоги затем переносятся в соответствующие журналы ордера.

Разработочные таблицы используются в журнально-ордерной форе учета с целью расшифровки по счетам и статьям аналитического учета сумм, относимых на дебет или кредит соответствующих счетов.

Применение на предприятии журнально-ордерной формы учета сопровождается ведением Главной книги, в которую записываются итоги учетных регистров по окончанию месяца.

Таким образом, общая схема журнально-ордерной формы учета предусматривает следующую организацию документооборота [рис. 1].

Как видно, входная информация с первичных учетных документов либо подвергается группировке в накопительных ведомостях, либо сразу записывается в соответствующие журналы-ордера. В первом случае такая процедура необходима, если в отчетном месяце было большое количество однородных хозяйственных операций. После необходимой группировки и подсчета итогов информация в таком виде переносится в журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам, а в некоторых из них, кроме того, и в аналитическом виде. В связи с этим карточки аналитического учета открываются в развитие только некоторых счетов, данные о которых не представлены в журналах-ордерах, поскольку нет возможности совместить в некоторых из них аналитический и синтетический учет. В конце отчетного периода эта информация служит основанием для заполнения оборотных ведомостей по счетам аналитического учета. Итоги их сверяются с результатами Главной книги. С данными Главной книги сверяются также цифры кассовой книги.

Основные принципы журнально-ордерной формы учета в широкой степени согласуются с возможностями вычислительной техники, но не предусматривают их использования.

Одним из недостатков журнально-ордерной формы учета, компенсируемым в использовании автоматизированной формы учета, является приспособленность к ручному труду. Автоматизированная форма учета предусматривает ввод данных на основании первичных документов в ЭВМ, которые в дальнейшем проходят машинную обработку. Обработанные данные предоставляются пользователю в необходимой для него форме: документы, видеограммы, регистры, отчетность [9, с. 182]. 

В настоящее время используются такие программы автоматизированной обработки информации как «1С: Бухгалтерия 7.7», «Галактика», «Ветразь» и др.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется в организациях малого бизнеса. При использовании данной формы учета из 62 синтетических счетов действующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируются в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1 [3, с. 415].

Выбор организационной формы зависит от видов деятельности организации, объема документации, количества ПЭВМ и уровня квалификации работников.

Таким образом, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие важнейшие принципы:

      ведение записей хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

      совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета с одновременным отражением хозяйственных операций в разрезе, необходимом для контроля, анализа и составления периодической и годовой отчетности;

      применение объединенных журналов-ордеров по экономически взаимосвязанным счетам;

      применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета и в необходимом разрезе.

1.2.     Характеристика основного регистра – журнала-ордера

В процессе ведения бухгалтерского учета данные, полученные из первичных документов после их проверки и таксировки, группируются и распределяются в определенном порядке в других более обобщенных носителях информации – различных таблицах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. В практике бухгалтерского учета применяется многообразие регистров различных видов.

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. Основными регистрами учета являются журналы-ордера.

Как видно из схемы [рис. 1], при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются три основных вида учетных регистров: журналы-ордера, ведомости (карточки), Кассовая книга и Главная книга. Важнейшим регистром при этой форме бухгалтерского учета является журнал-ордер, от которого и получила название сама форма учета.

Журнал-ордер – это комбинированный регистр хронологической и систематической, а в некоторых случаях и комбинированной записи, так как в нем совмещается синтетический и аналитический учет [11, с. 173].

Журналы ордера ведутся по кредиту бухгалтерских счетов и вспомогательным к ним ведомостям, составленным по дебету счетов. Благодаря этому становится возможным не только формировать текущую информацию в разрезе показателей, удовлетворяющих соответствующих пользователей, но и использовать эти показатели при заполнении соответствующих форм отчетности.

Этому способствует и другой отличительный признак строения журнала-ордера. По тем из них, где наряду с запи­сями по кредиту отдельных счетов ведется и аналитический учет, предусмотрены два раздела: один — для регистрации хозяйственных операций по кредиту счетов, а другой — для отражения показателей непосредственно аналитического учета.

Дебетовые обороты счета, который кредитуется, отражают­ся в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные, коррес­пондирующие с дебетом этого счета.

Во вспомогательных ведомостях записи осуществляются по дебетовому признаку одного счета в корреспонденции с кредитом другого счета. Тем самым раскрывается причинно-следственная связь конкретной хозяйственной операции. Поэтому записи как в журнале-ордере, так и в ведомости производятся по шах­матному принципу, т. е. в один рабочий прием сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Чаще всего применение таких ведомостей связано с трудностью получения необходимых аналитических показателей непосредственно в журналах-ордерах. В связи с этим группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в таких ведомостях, откуда полученные итоги переносятся в соответствующие журналы-ордера. Например, подробная информация о хозяйственных операциях, связанных с приобретением и использованием производственных запасов в денежном выражении по местам хранения за отчетный период накапливается в Ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары ф. № 46-АПК. Полученные в ней итоги затем переносятся в соответствующие журналы-ордера (№ 10-АПК) [8, с.389].

Исключением является регистрация записей по счетам де­нежных средств — 50 «Касса», 51 «Расчетный счета» и 52 «Валют­ные счета», по которым одновременно с журналами-ордерами по кредиту этих счетов составляются ведомости по их дебету. Такая методология обусловлена целесообразностью отражения в одном месте кассовых и банковских операций — достаточно специфич­ных по своему содержанию, поскольку относятся к наиболее лик­видным оборотным активам предприятия, и потому требующих надлежащего контроля за их движением.

В целях исключения дублирования записи в журналах-орде­рах, в которых формируются кредитовые обороты в корреспон­денции с дебетом счетов денежных средств, производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за от­четный период.

В журналах-ордерах заранее указывается корреспонденция счетов, а в некоторых из них и номенклатура статей анали­тического учета.

Указанная выше особенность по ведению учета денежных средств тем не менее не отрицает общую методологию, характерную для журнально-ордерной формы счетоводства, а именно: хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций ведется одновременно, как единый рабочий процесс. Тем самым отпадает необходимость в ведении Журнала хронологической регистрации хозяйственных оборотов. В то же время указание в журналах-ордерах типовой корреспонденции по кредиту счетов, а в ряде случаев и необходимого перечня показателей, требуемых для целей отчетности и анализа, позволяет обеспе­чить правильную группировку данных первичных документов.

Журнально-ордерная форма характеризуется еще наличием такого учетного регистра как листок-расшифровка (разработочная таблица). Его назначение — расшифровывать по счетам и статьям аналитического учета суммы, относимые в дебет или кредит соответствующих сче­тов. Записи в листок-расшифровку осуществляются по де­бетовому признаку на основании однородных документов итогами за день или несколько дней. На каждый дебетуе­мый счет открывается отдельный листок-расшифровка на месяц. Итоги его в конце месяца отражаются в соответству­ющих ведомостях или журналах-ордерах.

В одном журнале-ордере, как правило, объединяются не­сколько экономически взаимосвязанных синтетических сче­тов. Например, журнал-ордер № 2-АПК ведется по кредиту четырех счетов: 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Строение отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обес­печивает совмещение синтетического и аналитического уче­та при помощи линейной записи, что спо­собствует составлению отчетности в более сжатые сроки.

Записи в учетных регистрах производятся по мере принятия к учету документов либо итогами за месяц. Каждый регистр в конце месяца должен быть подписан ис­полнителем, на которого возложено его ведение, и главным бух­галтером.

Итоги учетных регистров по окончании месяца записывают в Главную книгу, о чем в них делается соответствующая от­метка.

Таким образом, при журнально-ордерной форме учета применяются разнообразные регистры: журналы-ордера, ведомости, книги. Основным регистром является журнал-ордер, который ведется по дебету бухгалтерских счетов. Журнал-ордер совмещает в себе как аналитический, так и синтетический учет.

2. ПОРЯДОК УЧЕТНЫХ ЗАПИСЕЙ В РЕГИСТРЫ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ

2.1. Первичные документы – основание для записей в учетные регистры

Бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям.

На основании бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных фактов хозяйственной жизни, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т. е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах.

Носителями юридической информации документы считаются потому, что как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном ФХЖ и обеспечения его доказательной силы.

Первичный учетный документ — это оформлен­ное в установленном порядке письменное свидетельство о совершен­ном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую си­лу [9, с. 169].

Поскольку документы придают юридическую силу ФХЖ. от­ражаемым в бухгалтерском учете, к ним предъявляются опреде­ленные требования: точность и полнота отражения фактов хозяй­ственной жизни, своевременность составления и ясность содержа­ния, соблюдение установленных форм и реквизитов документов. Порядок документирования хозяйственных операций в бух­галтерском учете и хранения первичных документов определен Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Документы состоят из отдельных элементов, которые называ­ются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоян­ным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, та­бельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов доку­мента предопределяет его форму.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они состав­лены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Рес­публики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержден­ным республиканскими органами государственного управления, подчинен­ными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью орга­низаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утверж­денных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработан­ные и утвержденные первичные учетные документы [6, ст. 9]. Первичные документы должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

наименование документа (формы), код формы; дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

содержание факта хозяйственной жизни;

количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

наименование должностных лиц, ответственных за соверше­ние факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки [7, с. 191].

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обра­ботки данных в первичные учетные документы могут включаться допол­нительные реквизиты.

Наименование документа (например, акт, требование на мате­риалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.

Дата составления документа несет в себе контрольное и ин­формационное значение, так как однородные факты хозяйствен­ной жизни (ФХЖ) повторяются. Их необходимо разграничить во време­ни для предотвращения повторного использования документа.

Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и получен­ных посредством наблюдения.

Выполнение ФХЖ, правильность и полнота сведений о нем, зарегистрированных в документе, должны подтверждаться под­писями лиц, ответственных за данный факт. Перечень лиц, име­ющих право подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичном учетном документе могут содержаться и дополнительные реквизиты в зависимости от ха­рактера хозяйственного факта.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. За­прещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведутся четко, без помарок, с обязательным за­полнением всех требуемых реквизитов, свободные строки про­черкиваются.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи пра­вильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные документы составляются в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным — непосредствен­но по окончании хозяйственной операции. За достоверность со­держащихся в документе данных и качество его составления от­ветственность несут лица, подписавшие документ.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носите­лях для других участников хозяйственных операций, а также по требова­нию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки дан­ных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обла­дать системой защиты.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, предо­ставлены соответствующие полномочия.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Таким образом, первичный учетный документ — это оформлен­ное в установленном порядке письменное свидетельство о совершен­ном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую си­лу. Непосредственно они служат средством обоснования учетных записей. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они состав­лены в соответствии с требованиями закона.

2.2.  Порядок записей в учетные регистры

Данные первичных документов после бухгалтерской обработки записываются в учетные регистры, под которым понимают технические средства учета, предназначенные для регистрации и группировки учетной информации. В них группируют и систематизируют по счетам синтетического и аналитического учета все данные, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учетных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации, осуществляющим контроль за их деятельностью в соответствии с законодательством Республики Беларусь [1, с. 6].

Содержание и графление учетных регистров зависят от особенностей хозяйственных операций и действующего порядка отражения их в учете. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета различаются по внешней форме, назначению и объему.

По внешней форме учетные регистры подразделяются на книги, карточки, свободные листы.

Книги − это скрепленные между собой листы бумаги, закрепленные в переплет. Листы в книгах обязательно нумеруют. В целях быстрого нахождения нужных страниц в начале книги помещают оглавление.

Карточки представляют собой разрозненные бланки учетной регистрации одинакового формата, отпечатанные типографическим способом на плотной бумаге или тонком картоне. Их используют для аналитического учета.

При открытии карточки регистрируют в специальном реестре. В начале года в нем регистрируют карточки, имеющие переходящие остатки по счетам, а затем в хронологическом порядке записываю все вновь открываемые карточки. Карточки, как правило, открывают в одном экземпляре и хранят в бухгалтерии предприятия в специальных ящиках-картотеках.

Отдельные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от них тем, что имеют большой формат и хранятся не в картотеках, а в папках.

По назначению учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются регистры, в которых хозяйственные операции записываются в хронологическом порядке. К таким регистрам относится, например, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции, применяемый на сельскохозяйственных предприятиях для регистрации товарно-транспортных накладных или других сопроводительных документов на отправленную продукцию.

Систематическими являются регистры, в которых однородные группы хозяйственных операций записываются в разрезе счетов бухгалтерского учета. Примером такого регистра может служить журнал-ордер № 10-АПК.

Комбинированными являются регистры, сочетающие хронологическую и систематическую запись. К таким регистрам относится, например, журнал-ордер, Главная книга и др.

По объему содержания учетные регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

Синтетические регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. По видам записей синтетические регистры могут быть хронологическими, систематическими, комбинированными. В последние годы все большее распространение получили синтетические регистры, построенные по шахматной форме. Сущность их построения заключается в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках так, что каждая клетка, образуемая пересечением горизонтальных и вертикальных линий, предназначается для записи корреспонденции между определенными двумя счетами. Это дает возможность сумму операции записывать по двум счетам технически один раз, но эта запись одновременно показывает дебетуемые и кредитуемые счета. Таким образом, принцип двойственного отражения операций в данном случае не нарушается. Такой шахматный принцип построения учетных регистров и положен в основу построения журналов-ордеров.

Аналитическими являются регистры, предназначенные для записи операций по аналитическим счетам, детализирующим содержание данных того или иного синтетического счета. За­писи в этих регистрах по сравнению с синтетическими произ­водят подробнее, что вызвано необходимостью обеспечения де­тального наблюдения за совершенными хозяйственными опе­рациями. Для этого в формах аналитических регистров предусмотрено место для записи пояснительного текста, ха­рактеризующего сущность операции.

Аналитический учет может строиться и в регистрах, кото­рые ведут отдельно от синтетических и параллельно с ними, а также в регистрах, в которых совмещен аналитический учет с синтетическим.

Ведение параллельно с синтетическими регистрами анали­тических значительно увеличивает объем технической работы по обобщению и сверке учетных записей путем составления оборотных ведомостей по счетам аналитического учета. В свя­зи с этим в последние годы стали широко применять регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учета.

Важнейшим условием повышения достоверности учета яв­ляется качество записей в учетных регистрах. Записи в учет­ные регистры могут выполняться ручным (чернилами или ша­риковой ручкой) или машинным способом. Применение машин­ной записи значительно экономит труд счетных работников, ускоряет учетную регистрацию и улучшает ее качество. К за­писям в учетные регистры предъявляются следующие основ­ные требования: документальность, своевременность, крат­кость, точность и ясность. Соблюдение этих требований позво­ляет получить из учетных регистров все данные, необходимые для текущего контроля и последующего экономического ана­лиза деятельности предприятия.

О произведенных в учетные регистры записях на оправда­тельных документах делают отметки путем проставления номера строки журнала-ордера или ведомости, номера страницы книги или карточки, куда сделана запись документа. Такой порядок облегчает взаимный контроль записей в учетных регистрах.

Для этого вначале сверяют записи в учетных регистрах с итоговыми данными первичных документов, используемых для их составления. Затем осуществляют взаимную сверку запи­сей в учетных регистрах.

При составлении и обработке документов, а также при записях в учетные регистры могут быть допущены различные ошибки. Ошибки, опущенные в учетных записях, должны быть обнаружены и обязательно исправлены [5, с. 73].

Таким образом, учетные регистры представляют собой документы, характеризующие движение хозяйственных средств и их источников. Записи в учетных регистрах используют при составлении отчетности, которая представляется собственникам предприятия и другим пользователям информации. Учетные регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета классифицируются по внешней форме, назначению и объему.

Для снижения объемов технических работ в последнее время широко применяют регистры, которые содержат в себе элементы как синтетического, так и аналитического учета.

2.3.    Ведение Главной книги

Главная книга предназначена для сводного синтетического учета по всем балансовым счетам. Ее заполняют на основе итоговых данных журналов-ордеров с расшифровкой по корреспондирующим счетам сумм дебетовых оборотов. Такое построение Главной книги обеспечивает возможность проверки правильности разноски операций по соответствующим корреспондирующим счетам [10, с. 168].

Главную книгу открывают на год. Для каждого синтетического счета в книге выделяется отдельный разворот. При открытии книги на основании бухгалтерских данных на 1 января записывают остатки по счетам на начало года. В дальнейшем записи в Главную книгу делают из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца отводится отдельная строка, где последовательно записывают: месяц, за который производят записи; обороты по дебету счета с подразделением по соответствующим корреспондирующим счетам; остаток на конец месяца.

Обороты за месяц по кредиту каждого счета в Главную книгу записывают общей суммой из соответствующего журнала-ордера, где этот счет ведется, а обороты по дебету указываются из разных журналов-ордеров отдельными суммами по соответствующим графам каждого журнала-ордера, где данный счет ведется в составе корреспондирующих счетов кредитового оборота.

Суммы оборотов из каждого журнала-ордера записывают в Главную книгу только после взаимной сверки учетных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, их составляющими.

Техника записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров. Из журналов-ордеров, включающих только один синтетический счет, записи в Главную книгу производят следующим образом. Вначале общую сумму кредитового оборота из журнала-ордера по соответствующему счету переносят в Главную книгу на кредит того счета, по которому ведется журнал-ордер. Затем итоговые суммы из отдельных граф журнала-ордера переносят на дебет различных счетов Главной книги в зависимости от того, какой корреспондирующий счет она отражает. Например, из журнала-ордера формы № 1-АПК кредитовый оборот (общая сумма) будет перенесен в Главную книгу по кредиту счета 50 "Касса", а суммы, его составляющие, из отдельных граф журнала-ордера будут записаны в Главную книгу на дебет счетов 51, 71, 70 и др. В итоге, по каждому счету дебетовые обороты в Главной книге будут собраны из многих журналов-ордеров.

Из журналов-ордеров, включающих в себя несколько синтетических счетов, соответствующие итоговые суммы переносят в Главную книгу из каждого раздела журнала-ордера.

Из журнала-ордера формы № 10-АПК записи в Главную книгу производят в два этапа. Вначале переносятся общие суммы кредитовых оборотов счетов, по которым ведется журнал-ордер. Затем переносят суммы дебетовых оборотов по счетам, которые корреспондируют со счетами данного журнала-ордера, то есть переносят из журнала-ордера построчные записи по каждому синтетическому счету в разрезе корреспондирующих счетов по данной строке, кроме оборотов по счетам, переносимых в Главную книгу из других журналов-ордеров.

После окончания переноса всех оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитывают суммы дебетовых оборотов, и их итог записывают в графу "Итого по дебету". Поскольку суммы кредитового оборота были уже перенесены на счета Главной книги, возникает возможность по большинству счетов (кроме имеющих два сальдо) выводить остатки на конец месяца непосредственно в Главной книге. По счетам, имеющим развернутое сальдо, суммы остатков на конец месяца переносят из соответствующих регистров, где эти счета отражаются.

Обороты и рассчитанные остатки по счетам в Главной книге сверяют с данными регистров, где эти суммы накапливались.

Для контрольных целей в конце Главной книги рекомендуется вести сводную таблицу. В таблице за каждый месяц заполняют одну строку, куда переносят общие итого по всем счетам: сальдо на начало месяца (по дебету и кредиту), обороты за месяц (по дебету и кредиту), сальдо на конец месяца (по дебету и кредиту). Как и в оборотной ведомости, должны соблюдаться три пары равенств, после чего остатки по счетам можно переносить в баланс [2, с.48].

Из этого следует, что Главная книга – это регистр, где аккумулируются в конце месяца данные журналов-ордеров. Она открывается на год и заполняется каждый месяц. Способ записей данных в Главную книгу из журналов-ордеров зависит от построения этих регистров.

3. Преимущества и недостатки журнально-ордерной формы учёта

Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна механизированная система бухгалтерского учета. Основывается она на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета исполнение сметы доходов и расходов учреждения данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, Главная книга, отчет и т.п.)

Таблица 3. Преимущества и недостатки журнально-ордерной формы учёта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одно из главных мест в производственной деятельность любого предприятия занима6ет бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет – это основной источник информации.

Следует отметить, что каждое предприятие ведет свою форму учета в зависимости от различных признаков: вид деятельности, объем документации, квалификация работников, количество ПЭВМ и др. Наиболее распространенной является журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она предполагает ручную обработку информации. Для ведения журнально-ордерной формы учета используется множество различных первичных документов, регистры.

Первичные документы являются основанием для записи в учетные регистры. Первичные документы должны располагать определенными реквизитами, должны вестись в соответствии с требованиями, разработанными законодательством Республики Беларусь. Информация в первичных документах должна быть достоверной, за ее содержание несут ответственность лица, подписавшие документ.

Данные первичных документов после бухгалтерской обработки переносят в регистры. Основным регистром является журнал-ордер. Он открывается на месяц. Данные по окончанию отчетного периода из регистра переносятся в Главную книгу, которая открывается на год. На основании Главной книги составляется годовая отчетность.

Весь этот длительный процесс сбора, обработки и предоставления информации о хозяйственной деятельности предприятия дает реальное представление о нем как для внутренних так и для внешних пользователей.

Таким образом, бухгалтерский учет – основа деятельности предприятия.

Литература

1.       Альбом регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса и Инструкция по их применению / А. П. Михалкевич, И. Л. Власенко, Папковская П.Я. и др.; [А.П. Михалкевич и др.] ; М-во сельского хозяйства и продовольствия РБ. - Минск : Информпресс , 2005. - 336 с. - В кн. авт.: А.П. Михалкевич, И.Л. Власенко, П.Я. Папковская и др.

2.       Альбом унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции, и Инструкция о порядке их применения и заполнения / И. Л. Власенко, П. Я. Папковская, Михалкевич А.П. и др.; [Власенко И.Л. и др.]. - Минск : Информпресс, 2006. - 150 с.

3.       Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета : учебное пособие для вузов по напр." Экономика", спец."Бух. учет, анализ и аудит" / Астахов Владимир Павлович. - 9-е изд., перераб. и доп. - Москва ; Ростов-на-Дону : МарТ, 2005. - 573 с. - (Экономика и управление). - Библиогр.: с. 566-568.

4.       Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов по экон. спец./ Бабаев Юрий Агивович; Всероссийский заочн. фин. – ин-т.- М.: Аудит: ЮНИТИ, 1999. – 391 с.

5.       Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник / А.П. Михалкевич, П.Я. Папковская, С.К. Маталыцкая {и др.}; под ред. А.П. Михалкевича. – 4-е изд., с изм.. – Мн.: БГЭУ, 2006. – 688 с.

6.       Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-ХII. «О бухгалтерском учете и отчетности».

7.       Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Захарьин Владимир Реонадович. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 303 с. - (Высшее образование).

8.       Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов по спец. "Бух. учет и аудит" / Кирьянова Зоя Васильевна. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 255 с.

9.       Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета: Учебник / В. М. Никитин, Д. А. Никитина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Дело и Сервис, 2002. - 352 с. - Библиогр.: с. 348-350.

10.  Папковская П.Я. Теория бухгалтерского учета: учеб., 3-е изд., стереотипное. – Мн.: Информпресс, 2007. – 240 с.

11.  Папковская П.Я.  Теория бухгалтерского учета : учебник для студентов спец. "Бух. учет, анализ и аудит" вузов / Папковская Пелагея Яковлевна. - Минск : Информпресс, 2005. - 234 с.

12.  Письмо Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 18.06.2004 № 03-25/1651.

13.  Письмо Министерства финансов от 08.03.1960 № 63.

14.  Постановление Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 31 мая 2004 г. №41.

15.  Соколова Е.С.  Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие для вузов / Соколова Елизавета Сергеевна. - М.: ФБК-ПРЕСС, 2002. - 287 с.

16.  Стешиц Л.И. Бухгалтерский учет и аудит в АПК: учебник для студентов экон. специальностей с.-х. вузов / Л.И. Стешиц. – Мн.: «ИВЦ Минфина», 2005. – 537 с., ил.

17.  Стражев В.И.  Теория бухгалтерского учета : учебное пособие для студентов экон. спец. вузов / Стражев Виктор Иванович, О. В. Латыпова. - 2-е изд. - Минск : Вышэйшая школа, 2005. - 205 с. - Библиогр. в конце глав.

18.  Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учеб. пособие для студентов неэкон. специальностей с.-х. вузов / А.С. Чечеткин.- Мн.: «ИВЦ Минфина», 2005. - 464 с., ил.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Таблица 1

ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНАЯ ФОРМА УЧЕТА

Условные обозначения

              Текущие записи

                     Сверка записей

Рис. 1. Журнально-ордерная форма учета [3, с. 394]