Организация работы бухгалтерской службы организации

 

Продолжение табл. 2.1

 

       Главному  бухгалтеру организации запрещается  принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые  противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.

       За  невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный (старший) бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

       При освобождении главного бухгалтера он сдает дела вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего – работнику, назначенному приказом руководителя организации). В процессе сдачи дел проверяются состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных,  и составляется соответствующий акт, утверждаемый руководителем организации.

         Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

       При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

       - первичные учетные документы,  принимаемые бухгалтерией, должны  иметь все обязательные реквизиты;

       - при приеме документов должна  осуществляться проверка правильности  арифметических вычислений;

       - документы должны быть оформлены  в соответствии с требованиями  законодательных и нормативных  актов;

       - все исправления в документах  должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

       - по любой сделке должны быть  представлены все необходимые  документы (договор и дополнения  к нему, накладная, акт выполнения  работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

       На  начальном этапе работы по составлению  графика документооборота главный  бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи)). В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает несколько месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

       Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

       Контролю  подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого  к каждому первичному учетному документу  прилагается перечень бухгалтерских  записей с указанием даты и  фамилии ответственного бухгалтера.

       На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

       Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

       - перечень первичных документов, применяемых в организации;

       - список работников, имеющих право  подписывать данные документы  и нести ответственность за  правильность их оформления и  своевременность представления  в бухгалтерию (утверждается руководителем  организации);

       - рабочая схема действующих отделов организации;

       - порядок движения каждого документа  между отделами организации и  крайний срок их представления  конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

       - график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовывать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

       После составления и утверждения графика  каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка  и определяется ответственность  за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

       В соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» бухгалтерия не только принимает  и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

       Технология  обработки получаемой информации базируется на анализе количества и качества первичных учетных документов, выявлении  стандартных фактов хозяйственной  деятельности, подлежащих отражению  на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, а также на многих других факторах.

       Технология  обработки учетных данных и система  применяемых регистров зависят  от форм и методов бухгалтерского учета, которые формируются учетной  политикой организации.

       На  сегодняшний день остро становиться проблема автоматизации бухгалтерского учета. Ключ к успеху решения этой проблемы – правильная и грамотная автоматизация рабочего места бухгалтера.

       Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать не только знаниями бухгалтерского учета, анализа и аудита, но и владеть современными методами обработки данных на компьютере, иметь представление об основах построения и функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита. Чтобы эффективно использовать информационные технологии в практической деятельности, ему необходимо ориентироваться в обширном рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач бухгалтерского учета, анализа и аудита, владеть технологией решения своих профессиональных задач в компьютерной среде.

       Бухгалтерский учет в организации ООО «Строитель-9» ведется с помощью компьютерной программы «1С: Предприятие», а именно:

       - 1С: Бухгалтерия;

       - 1С: Зарплата и кадры (автоматизация расчета зарплаты и кадрового учета);

       - 1С: Налогоплательщик (программа подготовки данных на магнитных носителях для передачи в Инспекцию ФНС России);

       - 1С: Платежные документы (программа  формирования, учета и вывода  на печать первичных документов: платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, счетов-фактур и т. п.).

       Налоговый учет ведется организацией на основании  унифицированных форм первичной  учетной документации и регистров  по компьютерной программе 1С версия 7.7. Импульс.Подрядчик.Строительство 2.3.

       Существующие информационно-справочные системы обеспечивают систематизацию и накапливание на машинных носителях информации о федеральном, региональном и международном законодательстве, а также содержат консультации ведущих специалистов министерств и ведомств по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, аудита и других видов деятельности.

       В настоящее время в работе ООО  «Строитель-9» использует информационно-справочные системы «Консультант Плюс» и  «Гарант».

       Хранение  всей обработанной информации в организации  осуществляется на:

       - дискетах;

       - бумажных носителях.

       По  окончании отчетного периода  регистры бухгалтерского и налогового учета распечатываются на бумажные носители и с первичными учетными документами подлежат сдаче в  архив организации на хранение.

       Общество  в целях реализации государственной, социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно историческое значение в Центральные Архивы Москвы в соответствии с перечнем документов, согласованным с объединением «Мосгорархив». 

3. Сведения о характере  операций, непосредственно  осуществляемых в  период прохождения  практики 

       В новых условиях хозяйствования бухгалтерский учет является одним из главных элементов в системе управления. Хозяйственная деятельность организации включает хозяйственные процессы, которые содержат множество хозяйственных операций. Для осуществления своей деятельности любому юридическому лицу, (организации, фирме и др.) необходимы средства, состав и размер которых, а также источники их образования зависят от содержания его деятельности, объема работ и длительности срока эксплуатации (или привлечения) этих средств.

       Хозяйственные средства находятся в постоянном движении, происходит их кругооборот. При этом они постоянно переходят  из одной формы в другую, изменяется их величина, увеличиваясь или уменьшаясь. Это и составляет основу любой  хозяйственной деятельности.

       Для осуществления наблюдения за всеми изменениями в хозяйственных средствах и их источниках, регистрации и измерение этих наблюдений создана система учета.

       Система бухгалтерского учета призвана обеспечивать руководство организации всей необходимой  информацией о движении имущества и изменении обязательства, о наличии и использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов, рентабельности осуществления финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Без признания бухгалтерского учета практически невозможно эффективно управлять деятельностью организации или фирмы. Именно это обусловливает возросший интерес руководства и менеджеров фирм к изучению и пониманию основополагающих принципов бухгалтерского учета.

       Формирование  рыночных отношений в стране заставляет по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе учета основных средств и их налогообложения.

       При современном развитии экономики  в условиях ограниченности финансовых ресурсов и высокой степени изношенности основных средств важное значение приобретает формирование организациями учетной политики относительно привлечения инвестиций и обновления основного капитала.

       Одним из важнейших факторов повышения  эффективности производства в промышленных организациях является обеспеченность их основными фондами в необходимом количестве и ассортименте, полное и эффективное их использование.

       Основные  фонды занимают, как правило, основной удельный вес в общей сумме основного капитала организации. От их количества, стоимости, технического состояния, уровня эффективности использования во многом зависят конечные результаты деятельности организации: выпуск продукции, ее себестоимость, прибыль, рентабельность, устойчивость финансового состояния.