Методические приемы документального и фактического контроля

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом договора между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). По качественным признакам документы бывают: Доброкачественные - это те документы, которые соответствуют следующим перечисленным критериям:

формальный критерий - любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов;

критерий законности - то есть хозяйственные операции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в установленном порядке ответственными должностными лицами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер;

критерий действительности - документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объемов, даты, участвующих в хозяйственной операции сторон и лиц и т.д.;

критерий реальности совершенных операций.

Недоброкачественные - те документы, которые не отвечают хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, наряды, где указаны завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фиктивным (от лат. - выдумка).

Различают:

документы, недоброкачественные по форме, - отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленными или недооформленными;

- документы, недоброкачественные  по существу, т.е. содержащие такую  информацию, которая, в конечном  счете, оказывает существенное воздействие  на достоверность финансовых  результатов.

Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Использование материальных носителей зависит от степени оснащенности организации средствами оргтехники. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты. До сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты:

- название документа;

- номер документа;

- подпись;

- дату составления и содержание  хозяйственной операции;

- штамп (печать) организации;

- измерители операций.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. По назначению различают распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

Распорядительные документы содержат приказ на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей являться не могут (приказы о зачислении на работу, отпуска и др.).

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах (расчеты, группировочные ведомости).

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операций - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (разовые наряды), а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях (накопительные наряды).

Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от других организаций и лиц и используются в данной организации (платежные поручения, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд - по табличной.

Некоторые документы используются в организациях всех форм собственности и отраслях народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций, рассчитанный на обработку информации на вычислительной технике. К относятся межотраслевые формы первичных документов.

Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из трех этапов:

- формальная проверка – проверка  правильности использования первичных  документов по форме и полноте  заполнения их реквизитов;

- проверка по существу предполагает  определение бухгалтером законности  совершения хозяйственной операции, оформление данным документом.

- арифметическая проверка означает  проверку правильности подсчета  данных документа.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. [5]

Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях.

Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимости показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на оборотной стороне документов проставляется число и номер регистра, в котором его данные отражены. После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. В каждой организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков. По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот устанавливается Правительством РФ.

 

 

 

Заключение

 

В этой контрольной работе я изучила фактические методы контроля и выяснила, что эти методы контроля являются важными и значительными для контрольной ревизии.

Контроль является совершенно необходимым по следующим причинам:

1) исчезает неопределенность. Никакие тщательно разработанные  планы и программы действий  не могут учесть всевозможные  осложнения и обстоятельства. Контроль  нужен для того, чтобы, корректируя  решение задачи, устранять или  уменьшать неопределенность;

2) появляется возможность  предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и мелкие нерешенные  вопросы, которые есть всегда, порой  так многочисленны, что превышают  критическую массу. Конечно, это  происходит в том случае, если  ошибки не исправлять и вопросы  не решать. Контроль позволяет  фиксировать и исправлять ошибки  до того, как их последствия  приведут к кризису;

3) выявляются не только (и не столько) ошибки, сколько  успехи. Контроль позволяет определить  направления деятельности, которые  наиболее перспективны.

Список использованной литературы

1. «О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации» от 25.07.96, № 1095 (с изменениями, внесенными указом Президента РФ от 25.07.2000 № 1358.)
2. Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия: учеб. пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2011. — С. 5—10. — 346 с.
3. Голощапов Н.А., Соколов А.А. Контроль и ревизия. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2010
4. Малолетко А. Н. Контроль и ревизия: учеб. пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 9—26. — 312 с
5. Маренков Н.Л. Ревизия и контроль в коммерческих организациях. Издание 2-е.2011. – 416 с.
6. Маренков Н.Л., Т.Н. Веселова. Практика контроля и ревизии: Учебное пособие. /Н.Л. Маренков, Т.Н. Веселова. – М.:КНОРУС, 2012. – 224 с.
7. М. В. Мельник, А. С. Пантелеев, А. Л. Звездин. Ревизия и контроль: учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 13—16. — 640 с. 
8. Мерзликина Е.М. Контроль и ревизия: Учеб. пособие. — М.:

       Издательство РИОР, 2013. — 80 с

9.      Контроль и ревизия: уч. пособие / коллектив авт.; под ред. д-ра экон.      наук, проф. М.Ф. Овсийчук. – 2-е изд., испр. – М.: КНОРУС, 2009. – 224 с.