Коммерческие письма

     В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

     • для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

     • для акционерных обществ –  сведения о категории выпускаемых  акций, условия их приобретения, размеры  долей каждого участника и  др.

     Структура и штатная численность  – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

     Документ  оформляется на общем бланке и  имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных  и муниципальных учреждений указывается  также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место  издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

     Текст документа составляется в форме  таблицы. Этот документ визируется главным  бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем  организации, подпись которого заверяется печатью.

     Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

     Инструкция  – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные  специальные стороны деятельности учреждений, организаций, (предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

     Инструкции  издаются также в целях разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению  форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

     Инструкция  – документ длительного действия.

     Инструкцию  подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводить действие после  утверждения руководителем организации  после издания специального распорядительного  документ в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется  гриф утверждения с указанием  должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.

     Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.

     В современном законодательстве договор  выступает в качестве основного  документа, устанавливающего разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и организациями  и между организациями.

     Содержание  договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или  сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

     К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием  должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические  адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Бланки  коммерческих писем. Реквизиты формуляра  коммерческого письма.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем:

запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное  письмо, а также ответы на них.  Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов.

Оферта  — письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Приведем примерный текст письма, содержащего предложение заключить договор: 
«Акционерное общество закрытого типа «Все для работы» предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагаются. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по телефону 444-55-66».  

Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить.Например: «Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги». Рекламные письма — это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двухтрех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией). К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд. В претензии указываются: наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения — доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись.