Инвентаризация в бухгалтерском учете

                           2.2 Порядок проведения инвентаризации.

    Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия (учреждения) и оформления ее результатов установлен Министерсвом финансов Республики Беларусь в " Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ".

    Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).

    Для проведения инвентаризации на предприятии  создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

    При большом объеме работы и наличии  на предприятии ревизионной комисси  проведение инвентаризации допускается  возлогать на нее.

    Постоянный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

    В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей администрации  предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инжинеры. экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно вкючать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации [5, с. 43].

    На  предприятии с большими объемами производства для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии [5, с. 44]. В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят: руководитель предприятия и его заместитель (председатель комиссии), главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, главные специолисты, начальники отделов, руководитель юридической службы.

    Для непосредственнго проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте  назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Запрещается назначать  председателем комиссии одного и  того же работника два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц. [ 3, с.44]

    Перед началом проведения инвентаризаций членам  инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе  устанавливаюися сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. [3, с. 45]

      До начала проверки фактического  наличия имущества инвентаризационной  комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

    Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием " до инвентаризации на "__" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

    Одновременно  материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвениаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

    Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально учтеных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее, чем в двух экземплярах.

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

    Руководитель  предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

    По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определятся на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  веса (или объема) наволочных материалов допускается прозводить на основании обмеров и технических расчетов.

    При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной  комиссии и материаль ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

    Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительй и другой организационной техники, так и ручным способом.

    Наименование  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

    На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

    Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

    В описях недопускается оставлять  незаполненые строки, на последних  страницах незаполненые строки почеркиваются.

    На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту  проверку.

    Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

    На  имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи

    Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранися в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

    В тех случаях, когда материально ответственные обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

    По  окончании инвентаризации могут  проводится контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует  проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация.

    Результы  контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

    В межинвентаризационный периода  предприятиях (учреждениях) с большой номенклатурой ценностей могут производится выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

    Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, пороводимые  в межинвентаризационный период, осуществляется инвентризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений). 

2.3 Отражение результатов инвентаризации в учете.

    Для выявления результатов инвентаризации используют книгу остатков материалов, в которой отводят специальные  графы для записи остатков материалов в натуральном измерении по данным инвентаризационных описей. Затем составляются сличительные ведомости, для чего могут использоваться также данные отчетов материально ответственных лиц. Сличительные ведомости подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, а свой заключения и приложения фиксирует в протаколе.

    Протаколы рабочей инвентаризационной комиссии рассматриваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждаютяс руководителем предприятия.

    Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания.

    В соответствии с Законом Республики Беларусь " О бухгалтерском учете  и отчетности" выявленные в результате инвентаризации расхождения между  фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1. стоимость выявленных при инвентаризации излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежит оприходованию и зачисению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
2. стоимости недостачи, порчи и другой утраты имущества в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства (счета 25 "Общепроизвоздсвенные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы"), издержки обращения (счет 44 "Издержки обращения"). Недостачи сельскохозяйственной продукции в пределах норм естественной убыли списываются по основным направлениям ее использования, включая и остаток продукции на складах, т.е. списывают на счета 20 "Основное производство" (в части продукции, использованной на семена, на корм животным, направленной на промышленную переработку), 46 "Реализация" (на реализованнуя продукцию), 10 "Материалы" или 40 "Готовая продукция" (на остаток кормов, семян и товарной продукции, храняцихся на складах) [3, с.49]. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических недостач;
3. убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.  Последний может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, если после зачета по пересортице, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применятся только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверхнорм;
4. недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверхнорм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Если виновные лица не установлены и  материально ответственные лица отказываются в добровольном порядке возмещать ущерб, причиненный субьекту хозяйствования, в этом случае материал по недостаче направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостачь с ответственных лиц по основаниям, предусмотренным законодательством.