Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия

     Расходные кассовые ордера также заполняются  бухгалтерией. В отличии от ПКО  расходный кассовый ордер подписывается  не только главным бухгалтером, но еще  и директором. Но если на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя, подпись его на расходных  кассовых ордерах не обязательна. Печать на РКО не ставится. Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.

     При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как при поступлении  ПКО: он проверяет необходимые реквизиты  и подписывает ордер.

     Лицо, получающее денежные средства, обязано  предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется  бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения  должна совпадать с датой выписки  ордера.

     Полученный  ордер должен быть зарегистрирован  в кассовой книге. 

     Кассовая  книга.

     Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет  с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это  может быть фирма с десятком складов, на которых принимают наличные деньги – все равно кассовая книга  для одного предприятия в конкретный момент времени может быть только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. В настоящее  время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги  хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются  в хронологическом порядке. Общее  количество листов за год заверяется подписями руководителями и главного бухгалтера предприятия, и книга  опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.

     Записи  ведутся в двух экземплярах. В  конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй (отрывной) лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, первый экземпляр листов остается в кассовой книге, а второй ежедневно отрывается и сдается в бухгалтерию. Эта вторая отрывная часть кассовой книги называется отчетом кассира.

     В отличии от кассовых ордеров, в кассовой книге исправления делать можно, но они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Кассовая  книга

(руб.)

     Бухгалтерские проводки по учету  кассовых операций.

     Для отражения движения денежных средств  в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные денежные средства – это имущество организации, счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход – по кредиту счета. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка проводится комиссией, назначенной по приказу. По результатам проверки комиссия составляет акт. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки — приходуются в кассу с зачислением их в доход организации.

     Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами:

     О контрольно-кассовой технике (ККТ)

     В соответствии с Федеральным законом  от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт»  организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдавать кассовый чек. Но именно при реализации, а не тогда, когда в кассу поступил заем или неизрасходованные подотчетные суммы. Лица, работающие с ККТ, должны пройти соответствующее обучение и дать расписку в том, что они ознакомлены с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (Письмо Минфина РФ от 30.08.93 г. №104). Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На кассовых аппаратах должны быть специальные голограммы – знак визуального контроля. На каждый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции. Список аппаратов, которые можно применять, устанавливается налоговыми органами. Ежедневно кассир снимает так называемый Z-отчет и Х-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины, показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет. На основании этих отчетов и данных Журнала кассира-операциониста в бухгалтерию представляется Отчет кассира-операциониста. На сумму поступления денежных средств бухгалтерия выписывает приходный кассовый ордер, которым выручка приходуется в кассу. 

     Ответственность за нарушения порядка  ведения кассовых операций

     За  нарушения порядка ведения кассовых операций предприятие несет административную ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях.

     В соответствии со статьей 15.1 КоАП нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх  установленных лимитов, влечет наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от четырех тысяч  до пяти тысяч рублей; на юридических  лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

     В соответствии со статьей 14.5 КоАП продажа  товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно  гражданами, зарегистрированными в  качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных  федеральным законом случаях  контрольно-кассовых машин, а также отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), -

влечет  наложение административного штрафа на граждан в размере от одной  тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч  до четырех тысяч рублей; на юридических  лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч  рублей.

Заключение

     Итак, для учета денежных средств в  кассе организации бухгалтер  должен знать:

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров Центрального банка России 22.09.1993 г. №40).
• Федеральный закон от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
• Указание ЦБ РФ от 20.06.07 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
• Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
• Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 г. №14 «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Перечень документов, которые должны быть у бухгалтера:

• Приказ о назначении кассира.
• Договор с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности.
• Расписка кассира в том, что он ознакомлен с «Порядком ведения кассовых операций в РФ»
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
• Кассовая книга.
• Отчет кассира.
• Приходные и расходные кассовые ордера.
• При наличии контрольно-кассовой машины:
• Договор с центром технического обслуживания.
• Журнал кассира-операциониста.
• Справки-отчеты кассира-операциониста.
• Х-отчеты и Z-отчеты.