Документация и контроль качества аудита

Документация и контроль качества  аудита.

      Подготовка и систематизация материалов аудита

  Результаты аудита нуждаются в обобщении и группировке.  В целях   систематизации  материалов,  полученных  в  процессе  проверки,  ведутся  рабочие  записи  в  журналах  регистрации,  накопительные  ведомости  по выявленным  фактам  нарушений,  злоупотреблений,  промежуточные  и разовые акты по результатам фактических проверок.

            Систематизация материалов аудита

  Выявленные  нарушения  и  ошибки  могут  группироваться  по нескольким  признакам.  Одним  из  наиболее  распространенных  признаков является  группировка  нарушений  по  однородным  хозяйственным операциям,  по  которым  установлены  ошибки.  Например,  нарушения группируются  по  кассе  и  кассовым  операциям,  по  труду  и  заработной плате,  по  наличию  и  эффективности  использования  основных  средств,  по учету  затрат  на  производство  продукции  и  калькулированию себестоимости и т.д.  Рабочие  журналы  ведутся  для  регистрации  вскрытых  нарушений.  В них  регистрируются  нарушения  по  однородным  хозяйственным операциям.  Нарушения  заносятся  в  журнал  по  мере  их  обнаружения.  Во многих  случаях  рабочий  журнал  служит  основанием  для  составления накопительных  ведомостей.  В  накопительные  ведомости  в  ходе аудиторской  проверки  заносятся  факты  хищений,  злоупотреблений,

выявленные  недостатки  в  бухгалтерском  учете  и  отчетности, непроизводительное и незаконное расходование государственных средств.

  Фиксирование  нарушений  в  накопительных  ведомостях осуществляется  по  однородным  хозяйственным  операциям. Накопительные  ведомости,  в  отличие  от  рабочих  журналов  являются приложением  к аудиторскому отчету.

  В  процессе  проведения  аудита  составляются  промежуточные  акты, оформляемые  на  результаты  инвентаризации  денежных  средств,  бланков строгой  отчетности  и  денежных  документов,  инвентаризации  товарно­материальных  ценностей,  взаимной  сверки  расчетов  с  поставщиками  и заказчиками, дебиторами  и  кредиторами,  встречной  проверки документов, а  также  результаты  контрольных  обмеров,  проверок  соответствия отгружаемой  продукции  сопроводительным  документам  и  другие. Обязательное  составление  промежуточного  акта  требуется  при  заказе аудита  правоохранительными  органами,  если  выявлены  нарушения  и злоупотребления,  наказуемые  в  уголовном  порядке.  В  таких  случаях,  не ожидая  окончания  аудита,  промежуточные  акты  и  объяснения  виновных лиц  передаются  аудитором  следственным  органам.  Промежуточный  акт подписывается  аудитором  и  материально  ответственным  лицом.  Его содержание также включается в отчет аудитора.

  Разовые  акты  фиксируют  совершаемые  действия  или  состояние проверяемого  объекта  на  конкретную  дату.  Например,  в  них  могут  быть отражены  несвоевременность  начала  работы  рабочими  или  оборудования на конкретном производственном участке, выхода транспорта на линию на определенное число месяца и час.

Помимо  указанных  документов  членами  аудиторской  группы составляются  специальные  справки  по  результатам  проверок  отдельных участков финансово-хозяйственной деятельности организации.

  Таблицы,  расчеты  и  схемы применяются  как обобщающие  материалы аудита  в  целях  наглядного  представления  однородных  нарушений,  их сравнительного  анализа  и  т.д.  Все  таблицы,  расчеты  и  схемы, характеризующие  факты  деятельности  проверяемого  хозяйствующего субъекта, прикладываются к отчету аудитора.

 

                 Аудиторские документы и их  виды

  В  целях  обобщения  материалов,  полученных  в  ходе  проверки, аудиторы  составляют  рабочие  документы.  Согласно  казахстанским стандартам  аудита  (КСА)  4  «Документация»  аудитору  необходимо документально  оформлять  важнейшие  сведения  и  факты,  служащие  для обеспечения  доказательств,  на  которых  основывается  аудиторское заключение.

   Рабочие  документы  —  это  записи  аудиторов,  соответствующие общепринятым  аудиторским  стандартам.  Аудитор  является  собственником  рабочих  документов.  Однако  профессиональная  этика  не позволяет  их  передать  кому-либо  без  согласия  клиента,  потому  что  в  них содержится  конфиденциальная информация.

  Основным  источником  доказательств  при  аудиторской  проверке служат  документы  проверяемого  предприятия,  которые  лежат  в  основе составления  рабочих  документов  и  отчета  аудитора.  Поэтому  аудиторы должны  быть  знакомы  с  методами  проверки  документов,  а  также выявления  подделок  в документах.  Практика показывает,  что  чаще  всего подделке  подвержены  документы,  оформляемые  на  движение  товарно­материальных ценностей.

  Так,  в  накладных,  требованиях,  счетах-фактурах,  доверенностях  выявляются  до  27,5%  нарушений;  в  платежных  и  расчетно-платежных  ведомостях  -  27,2%,  а  на  долю  квитанций,  приходных  и  расходных кассовых  ордеров  приходится  15  процентов.  Среди  подделанных реквизитов  документов  на  первом  месте  стоят  подписи,  которые составляют  до  65%,  подделка  текстов  и  цифровых  значений  составляет 30,2%.  Случаи  подделок  оттисков  штампов  и  печатей  доходят  до  4 процентов.  Посредством  подчисток,  переделок,  исправлений, травления  и смывания  подделываются до 25 процентов документов .

  Эти  цифры  свидетельствуют  о  необходимости  внимательного  изучения  документов  клиента  и  своевременного  фиксирования  выявленных  недостатков  и  нарушений  в  соответствующих  рабочих документах.

   Необходимость  составления  рабочих  аудиторских  документов  обосновывается также следующими  причинами:

во-первых,  рабочие  документы  служат  основой  и  подтверждением выводов  аудитора  и  его  отчета,  а  также  источником  информации  для подготовки ответов на запросы из различных инстанций;

во-вторых,  они  повышают  эффективность  и  продуктивность проведения контрольных функций;

в-третьих,  обеспечивают  необходимой  информацией  для планирования  будущих  работ  и  надзор  за  качественным  выполнением порученной работы.

   Рабочие  документы  аудитора  можно  систематизировать  по следующим группам:

1)  непрерывно ведущиеся  или постоянные документы;

2)  аудиторские административные  или текущие документы;

3) документы аудиторской  информации или специальные документы.

     К  непрерывно  ведущимся  или  постоянным  относятся  документы, которые  аудитор  может использовать  при  каждой  очередной  проверке.  К ним  относятся  копии  устава  компании,  свидетельство  о  регистрации, история  предприятии,  протоколы  собраний  акционеров,  выдержки  из текущих  контрактов и т.д.

     Ко  второй  группе  рабочих  документов  обычно  относят  документы, касающиеся  начального  этапа  аудиторской  проверки.  Это  заявка  или письмо  о  проведении  аудита,  договор  на  осуществление  аудиторской проверки,  гесты  контроля  на  эффективность  бухгалтерского  учета  и внутреннего  контроля,  распоряжение  или  приказ  о  назначении  аудиторов ля выполнения контроля, аудиторские планы и программы.

  Третья  группа  рабочих  документов  содержит  аудиторскую  информацию  по  основным  вопросам  проверки,  записи  о  выполненных  контрольных функциях.  Это могут  быть докладные записки  или  справки о результатах  анализа  каких-то  конкретных  показателей,  о  незавершенных процедурах,  рабочий  пробный  баланс  по  счетам  Главной  книги, промежуточные  акты  по  результатам  инвентаризации  активов предприятия,  разовые  акты  на  обследование  объекта  на  месте, накопительные  ведомости  о  регистрации   выявленных  нарушений  и ошибок и другие.

  Содержание  рабочих  документов  отражает  степень  профессиональной  подготовки  аудитора.  Поэтому  при  составлении рабочих  аудиторских  документов  следует  иметь  в  виду,  что  информация  должна  быть  в  них  полной  и  исчерпывающей,  что  даст  возможность другому  аудитору,  не  имеющему  достаточного  опыта,  или  не  имеющего отношения  к  этой  проверке,  составить  представление  о  проделанной  работе, о ее форме и объемах.

      Для  всех  рабочих  аудиторских  документов  при  их  оформлении общим является  выполнение следующих требований:

1.  Указание  номера  документа,  что  позволяет  оперативно  найти  его, использовать и вернуть  на место.

2.  Каждый  документ  должен  иметь  название,  так  как  заголовок документа дает  представление о его содержании.

3.  Наличие  в  документах  подписи  аудитора,  выполнившего  работы, позволяет при необходимости  найти исполнителя.

4.  Указание  в  рабочих  документах  номеров  других  документов, взаимосвязанных  с  ним,  что  облегчает  проведение  перекрестной  проверки.

5.  Проставление  даты  документа,  свидетельствующего  о своевременности и периоде  времени осуществления проверки.

6.  Примечание.  Рекомендуется  в  соответствующих  рабочих аудиторских  документах давать комментарии  к  выполненной  работе.

  Согласно  Казахстанскому  стандарту  аудита  4  «Документация» предусматривается  соблюдение  конфиденциальности  и  безопасного содержания  рабочих  документов  с  целью  их  сохранности  в  течение необходимого  времени  в  соответствии  с  практическими,  правовыми  и профессиональными  требованиями  по  сохранению  записей.  Аудитор  в своих  рабочих  документах  должен  отражать  факты  финансового  — хозяйственной деятельности аудируемого  предприятия.

Опытные аудиторы готовят рабочие бумаги заранее полно и подробно.

   Ими собираются:

• информация  об  организационной  структуре  предприятия;  выдержки из юридических документов, соглашений и собраний или их копий;

•обоснование процесса планирования аудита на данном предприятии;

•информация  о  результатах  изучения  и  оценки  системы  учета  и внутреннего контроля (в форме описаний, документов и т.п.);

•анализы сделок и остатков по счетам; анализы важных показателей и трендов, характеризующих тенденции развития финансовых или иных процессов;

• информация  о  сущности,  времени  проведения  и  объеме  выполненных аудиторских процедур, а также об их результатах;

•доказательства  того,  что  выполненная  ассистентами  работа  была проверена и проанализирована аудитором;

•информация о том, кто и когда выполнил аудиторские процедуры;

•копии  бесед  аудиторов  с  экспертами,  консультантами  и  другими  представителями третьей стороны;

• копии писем, переданных аудитором своему клиенту, в том числе по своим обязательствам и недостаткам системы внутреннего контроля;

•письма, полученные от клиента или его представителей;

•заключения,  разъяснения,  представленные  аудитору,  касающиеся наиболее  важных аспектов аудита, в том  числе различные  необычные вопросы и исключения;

• копии  финансовой  отчетности  за  предыдущие  отчетные  периоды,  а также аудиторских заключений, справок, актов по этой отчетности.

    В  отдельных  аудиторских  организациях  рабочие  бумаги  аудитора хранятся в  папках, так называемых досье  на клиента.  Досье  разделяют  на постоянные, текущие и специальные.

   Постоянное  досье  содержит  информацию,  важную  для  аудита  на протяжении  длительного времени. Как правило, к ней относятся:

1)  организационная  информация,  установленная  законом:  данные  об акционерах,  о  директорах,  местонахождение  органа  управления  делами, копии устава, учредительного  договора, свидетельства о регистрации;

2) информация о предприятии  и его деятельности: основные  виды  деятельности  и  размещение  дочерних  предприятий  и филиалов,  конкретное  законодательство  и  правила,  история  предприятия, сводка  прошлых  результатов,  характеристика  основного  персонала, описание  особенностей  бухгалтерского  учета  и  внутреннего  контроля, схемы  организации управления, схемы последовательности  операций;

3) подробности договора  о сотрудничестве: копии договора  о проведении аудиторской проверки и  выполнении других работ,  подробности  особых  требований  к  аудиту,  подробности неаудиторских услуг;

4)  информация для  аудита:  контакты  клиента,  банковская  информация, информация  о  юристах,  основной  аудиторский  персонал,  адреса  мест проведения аудита;

5) важные соглашения: торговые  договоры; договоры о продаже  в рассрочку или аренде; договоры  о ссудах;

6) особенности налогообложения  клиента.

  Текущее  досье  содержит документы  и  материалы,  собранные  в  ходе аудиторской  проверки, определение вопросов и  проблем,  перенесенных из предыдущего аудита, а также тех, на которые следует обратить внимание в последующем аудите.

 Специальные досье  аудиторские фирмы открывают  в зависимости от обстоятельств  и включают в них:

- подшивки корреспонденции;

- специальные постановления, указы;

- налоговую документацию;

- данные по соблюдению  законодательства и т.п.

  Рабочие  бумаги  являются  собственностью  аудитора.  Аудитор  вправе на  основе  рабочих  бумаг  составлять  справки,  однако  они  не  могут подменять бухгалтерские  записи клиента.

  Аудитор  должен  продумать  способ  хранения  рабочих  бумаг,  так  как информация  о  клиенте  конфиденциальна  и  разглашению  не  подлежит. Обычно  досье  на  клиентов  хранятся  в  специальном  помещении аудиторской  фирмы.  Срок  хранения  рабочих  бумаг  определяется  самим аудитором  на  основе  возможных  юридических  или  профессиональных последствий  (возможности  предъявления  клиентами  иска  к  аудиторской фирме  о  возмещении  ущерба  вследствие  ошибок,  небрежностей  и других действий аудитора).