Автоматизированные формы бухгалтерского учета

   В бухгалтерском учете имеется  ряд периодических действий, которые следует регулярно выполнять. Начислять  и выплачивать заработную плату, рассчитывать амортизационные отчисления и переоценивать валюту. Эти операции в большинстве бухгалтерских программ выполняются автоматически, при этом генерируются все необходимые проводки.

   Для бухгалтерии крупных предприятий  чрезвычайно важно, чтобы бухгалтерская  программа позволяла работать одновременно нескольким бухгалтерам с одной  информационной базой. Также иногда возникает необходимость консолидации учета. Большинство бухгалтерских программ реализуют эти требования, однако при этом необходимо использовать более дорогую версию программы. При работе с большими объемами информации чрезвычайно важна приемлемая скорость ее обработки. Чтобы несколько бухгалтеров могли бы работать с одной информационной базой большого размера, и скорость работы при этом не снижались, программа должна быть оптимизирована для такой работы. К сожалению, при работе с некоторыми программами задержки значительно возрастают при увеличении числа пользователей, а также количества первичных документов и проводок.

   Бухгалтера  в своей работе часто используют калькулятор и календарь. Многие программы включают их поддержку, но часто обычный настольный калькулятор  или настенный календарь оказывается  значительно удобнее, чем встроенные в программу. Также некоторые программы позволяют создавать текстовые документы, но для этих целей значительно удобнее использовать текстовый редактор Word. Если же программа позволяет создавать электронные таблицы, то они оказываются менее удобными, чем электронные таблицы Excel. Многие дополнительные возможности, встроенные в бухгалтерские программы, на практике используются достаточно редко.

   Следует отметить одну особенность бухгалтерского учета у нас в стране. Правила  учета постоянно меняются, все время выходят новые законы, приказы, постановления и инструкции. Бухгалтерская программа должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное время, многие автоматически выполняемые действия окажутся ошибочными, и значительно больше операций придется выполнять вручную. Кроме того, для успешной  работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно меньше, чем затраты на ее адаптацию и обновление.

   Большинство современных программ имеют мощные средства настройки на особенности  учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к значительным материальным потерям из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать значительного времени, так что часто проще вручную выполнять некоторые операции, не адаптируя программу под свои нужды.

   Современные бухгалтерские программы вышли  за рамки автоматизации бухгалтерской  деятельности. Часто фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все программы тесно связаны и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия.  Отдельные бухгалтерские программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

   Практически все бухгалтерские программы  позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные  отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют  облегчить ведение складского учета  и учет взаимоотношений с контрагентами.

   Хотелось  бы отметить некоторые недостатки, присущие всем современным бухгалтерским  программам. Они сильно уступают современным  универсальным программам в продуманности  пользовательского интерфейса, т.е. в принципах организации общения человека с компьютером. Ведущие фирмы, производящие универсальные программы, такие как Microsoft, Corel, Lotus, Adobe, Symantec  до мелочей продумывают интерфейс своих программ, постепенно вырабатываются единые приемы работы с программами. Пользователям проще освоить новую программу, если в ней использованы общепринятые правила общения.

   Кроме не слишком качественного интерфейса, подавляющее большинство программ предлагает сложные процедуры настройки  и обновления. В большинстве случаев  для обслуживания этих программ потребуется привлекать специалистов. В то время как большинство универсальных программ становится все дружелюбнее и проще в освоении, бухгалтерские  программы становятся все сложнее и запутаннее.

   Таким образом, несмотря на все недостатки, другого выхода, кроме использования программ, автоматизирующих бухгалтерский учет, не существует. Вручную вести учет в современной бухгалтерии если и возможно, то уж точно нерационально. Главное, выбрать наиболее подходящую программу и постараться лучше ее освоить.

2. Характеристика автоматизированных систем

   «Идеал» для системы бухгалтерского и  управленческого учета с точки  зрения руководителя компании и собственника – это получение всей необходимой  информации по всему предприятию  на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

   Когда система работает эффективно, это  означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен  круг задач, отлажены документооборот  и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

   Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной  технической разработкой и поддержкой проекта)  позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только «звеньями цепи» и частью целого. А это, в свою очередь дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсам компании – товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью.

   Правильный  выбор программного продукта – один из определенных моментов автоматизации  бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты.

1. Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых предприятиях.
2. Составление индивидуального проекта, если невозможно  подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.
3. Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

   Первый  и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя. Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющегося налогового законодательства, изменение форм отчетности определяет необходимость адаптации практически любой системы.

   Характерной чертой отечественных программ для  бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как  финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и  др.

   Разработка  программ ведется различными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых – автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления.

   Итак, выбор программ для реализации поставленных целей – довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

3. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

   Существующие  прикладные системы бухгалтерского учета очень разнообразны и неоднородны, поэтому сложно классифицировать современное  программное обеспечение, но чаще всего специалисты выделяют следующие классы программ:

   - ориентация на размер предприятия;

   - локальные и сетевые версии;

   - ориентация на бухгалтерский  учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный  учет;

   - отечественные и зарубежные программы.

   Основным  классификационным признаком бухгалтерских  программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых  ими функций. Накопленный опыт составления  и применения программ компьютеризации  бухгалтерского учета позволяет выделить и их группы. (Приложение 1)

   Рассмотрим  краткую характеристику пакетов  этих групп.

   Пакеты  «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся  программы бухгалтерского учета  и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер», «Финансы без проблем», «Интегратор-Соло», «Инфин».

   Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке  бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственной операции в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм.  Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета.

   Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.