В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к  отражению информации по сравнению  с традиционной формой. Если при  ручном учете приходится многократно  делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости – сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др.[1]

1.3. Преимущества использования автоматизированного учета кассовых операций.

       Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без компьютеризированного  бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация  управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
• Строго определенные элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
• Сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
• Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях.
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
• Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.

       Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский  учет, может пойти по одному из следующих  путей:

1. выполнить эту работу собственными силами;
2. пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации
3. купить готовый программный продукт. [3]

     Есть  целый ряд преимуществ использования автоматизированных информационных технологий:

• максимальная управляемость компанией путем быстрого и оперативного получения информации о текущем состоянии организации
• возможность быстрого реагирования на изменения рынка
• повышение эффективности работы организации
• сокращение времени обработки и анализа информации, а также формирования, поиска первичных документов
• уменьшение количества ошибок
• возможность ограничивать доступ персонала к редактированию или просмотру определенной информации
• возможность напоминать пользователю о необходимости определенных действий, которые ему необходимо предпринять

     Автоматизация бухучета приведет:

• к упорядочению бухучета;
• к увеличению количества информации, получаемой из бухучета;
• к уменьшению числа бухгалтерских ошибок. Этот фактор поможет избежать штрафов и пеней.
• к повышению оперативности бухучета.

     Внедрение АИТ приводит к сокращению штата, позволяет привлекать менее квалифицированный персонал (обученный работе с программой), эффективно управлять компанией, оперативно устраняя возникающие проблемы и негативные тенденции.[7]

Глава 2. Практическая часть.

2.1. Постановка задачи

      В работе предметной областью автоматизации  является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Предполагается рассмотреть, как и каким образом ведется учет кассовых операций в бухгалтерской программе, описать алгоритм преобразования исходных данных в информацию, получаемую на выходе из автоматизированных систем. При решении поставленных задач необходимо выбрать программное обеспечение.

      Одним из наиболее успешных направлений в  разработке отечественного программного обеспечения является создание бухгалтерских  программ, и несомненным лидером  в этой области следует признать компанию «1С». С начала девяностых годов прошлого века эта компания специализируется на деловом программном обеспечении, причем ее наиболее распространенный продукт – программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».

      В программе  «1С: Бухгалтерия» работать значительно удобнее, чем с аналогичными программами этого же ценового диапазона. В последнее время умение работать с этой программой стало обязательным условием для устройства бухгалтера на хорошую и высокооплачиваемую работу.

        «1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая организовать как простой, так и сложный учет. Она может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения Законодательства и форм отчетности. «1С» может использоваться на любых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и т.д. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. В ней имеются возможности для ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

       Программа «1С: Бухгалтерия» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия, т.е. ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов. «1С: Бухгалтерия» обеспечивает: ручной и автоматический ввод проводок; возможность корректировать план счетов, настраивать аналитический учет; анализ финансовой деятельности предприятия.

       Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию. Программа ведет учет в количественном и стоимостном выражении.

       Особенности программы «1С: Бухгалтерия»:

       - использование нескольких планов счетов одновременно;

       - многоуровневые планы счетов;

       - многомерный аналитический учет;

       - многоуровневый аналитический учет;

       - количественный учет;

       - многовалютный учет по неограниченному  числу валют;

       - ведение на одном компьютере  учета для нескольких предприятий;

       - ручной и автоматический ввод  бухгалтерских операций, в том  числе со сложными проводками, контроль корректности проводок;

       - ввод, хранение и печать любых  наличных документов;

       - формирование и печать разнообразных  отчетов.

       Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер имеет свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Можно оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой, без знания вашего личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.

       Программа представлена с большим набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.д. Помимо этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на конкретном предприятии.[6]

2.2.Входная информация.

       Входная информация - это перечень исходных данных, которые будут подвергаться автоматизированной обработке. Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством курьера, доставкой с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано, в основном, накоплением сообщений до их обработки.

     Обработка приходящих документов выполняется путем ввода в память компьютера информации о них. Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится номер документа, дата выписки, сумма по документу, корреспонденция счетов, контрагенты, реквизиты лица, внесшего денежные средства, основание для заполнения документа, назначение платежа и т.д. Пример ввода исходных данных показан на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Пример заполнения приходного кассового  ордера.

     После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных. После ввода данных по одному кассовому отчету с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.

2.3. Выходная информация.

       Выходная  информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

    В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др. Пример результата обработки первичных данных представлен на рис. 2.2.

Рис.2.2. Пример выходной информации из АИС.

    Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения  справки - № счета, вид операции и  период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.

    В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

2.4. Алгоритм преобразования  входной информации  в выходную информацию.

     Необходимо рассмотреть  основные операции, которые бухгалтеру, совместно с кассиром, приходится выполнять при учете кассовых операций: оформление приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, формирование кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.