Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Види документів. Основні реквізити

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найме­нуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система уп­равлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських фун­кцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи(положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи(постанова, ухвала, розпоряд­ження, наказ, витяг  із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні  документи(акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та  пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол  та витяг із протоколу, службові  листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових  питань(автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова  угода).

5. Особисті офіційні документи(доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Спеціалізована документація

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтво­рюють спеціалізовані (галузеві)документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юри­дична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи доку­ментів:

1.Документи з господарсько-договірної  діяльності(до­говір на постачання, договір підряду, договір на ма­теріальну  відповідальність, договір на спільну  діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо  створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій  діяльності, договори про взаємовідносини  підприємств і банків).

2. Документи з посередницької  діяльності(договір про надання  посередницьких послуг, договір  про інформа­ ційне обслуговування).

3. Документи з господарсько-претензійної  діяльності(протоколи розбіжностей  до договорів, комерційні та претензійні  листи, позовні заяви).

4. Документи в банківській  діяльності(договір про здійснення  кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, до­говір про  спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про  пайовий внесок).

5. Обліково-фінансові документи(акт, відмова від ак­цепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення  відкриття ра­хунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

6. Документи з організації  зовнішньоекономічної діяль­ності(контракти, додаток до контракту, запис бесіди, протокол намірів, договір, статут).

7. Документи в рекламній  діяльності(договір, угода).

Формуляр, реквізит, бланк

Документяк засіб фіксації певним чином на спеціаль­ному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови.

Документ має бути достовірним, переконливим, на­лежним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обме­женим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання.

Кожен документ складається з окремих складових частин — реквізитів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Головні реквізити документів

Документи є невід’ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов’язаний з офіційними паперами і навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про них і піде мова далі.

Реквізити документів – це їх елементи, які дозволяють оцінити призначення, тип і ступінь важливості паперу. На сьогодні в нашій країні прийнятий єдиний державний стандарт (ГОСТ 351141 від 1998 року), який визначає не тільки кількість реквізитів, як таких, а й вимоги до їх оформлення, а також регламентує їх комбінацію в документації різного типу.

Тип документа визначається ступенем його важливості, призначенням. Вони, у свою чергу, визначають кількість і розташування реквізитів. У цілому, документи можна розділити на дві великі категорії: офіційні та особисті.

Особисті являють собою результат діяльності людини. До них можна віднести листи і мемуари, фотографії та записки. Такі документи являють цінність тільки для конкретної людини або кола людей, найчастіше вони не мають юридичну силу.

Офіційні документи включають в себе різні розпорядчі та нормативні акти, призначені для виконання в рамках окремої організації або держави в цілому ( укази, закони, приписи, протоколи, тощо), а також офіційні особисті документи (посвідчення особи, документи, що підтверджують громадянський стан, статус і т.д.).

Реквізити документів є основним елементом саме офіційної їх різновиди. Як вже говорилося вище, саме статус і призначення офіційного документа визначає кількість складових елементів.

В окрему категорію можна виділити основні реквізити документів. Як випливає із самої назви цієї категорії, вони представляють собою набір елементів, обов’язково присутніх у офіційному папері. Найбільш яскраво сукупність основних реквізитів відображає бланк або формуляр документа. Саме в них зібрані ті реквізити документа, без яких він вважатиметься оформленим невірно. У їх числі:

• державний герб і / або логотип компанії;
• найменування організації (повне та, якщо є, скорочене);
• довідкові дані. Варто відзначити, що положення стандарту не містять чітких вказівок щодо повноти змісту цих даних. Тому в них достатньо вказати тільки юридична адреса та контактні телефони. Однак нерідко вони включають в себе і банківські реквізити;
• найменування виду документа;
• автор і дані особи, якій документ направляється;
• дата та реєстраційний номер; < / li>
• заголовок;
• власне сам текст документа;
• підпис керівника підприємства або автора.

Дані реквізити документа є далеко не єдиними. Крім основних елементів, він може містити різні позначки про терміновість і конфіденційності, погодження або затвердження (інакше звані «грифами» і «візами»).

Багато документів навпаки володіють силою і без деяких зазначених вище елементів. Так, ті, що призначені для внутрішнього обороту, можуть не містити довідкових даних про організацію, а виконуватися на бланку без таких.

Реквізити документів, їх грамотне розміщення та оформлення у відповідності з прийнятим стандартом, говорять не тільки про грамотності виконавця, відповідального за складання документа, а й про високий статус самої організації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Використані джерела:

• http://www.br.com.ua/referats/Dilovodstvo/3985.htm
• http://bukvasha.ru/kursova/586
• http://pidruchniki.com/1440091247624/dokumentoznavstvo/osnovni_rekviziti_dokumenta_yihnya_harakteristika