Отчет по практике в г. Томск Инспекция Федеральной Налоговой Службы

 

 

 

 

2. Документооборот входящей корреспонденции ИФНС

Порядок прохождения документов внутри ИФНС закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.    Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес ИФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения.

Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству ИФНС через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.

В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю. При нарушении целостности упаковки работник, доставивший почту в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем  почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой. Вся корреспонденция, поступившая почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются только адресатом. Работники отдела проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.

Все конверты, в которых поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:                                                    

  - если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;                                                                                                                            - если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата);                                                                                                                                                 - если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле конверте более чем на двадцать календарных дней;                                                                   -обязательно к обращениям и декларациям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль Отдел сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других  организаций, а также обращений  граждан – с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- поступившие из ФНС  России и органов государственной  власти субъектов Российской Федерации: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения – с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой, а также запросы судебных приставов – в 3-х дневный срок, с пометкой «Оперативно» - в 10-и дневный срок.

- все остальные документы  исполняются в срок не более  месяца со дня поступления  документа в ИФНС.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Документооборот исходящей корреспонденции ИФНС

 

Вся исходящая корреспонденция ИФНС регистрируется отделом в «СЭД-регион». Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения в базе данных «Исходящие».

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.

На бумажных носителях отправляются документы:

- юридическим и физическим  лицам;

- в Управление ФНС по  РБ;

- в другие Инспекции;

- в иные организации.

В электронном виде по «СЭД-регион» отправляются документы, не подлежащие отправке на бумажном носителе, но только в:

- в Управление ФНС по  РБ;

- в другие Инспекции.

В электронном виде по электронной почте отправляются документы:

- в другие Инспекции (если  документы не подлежат отправке  на бумажных носителях и не настроена связь по «СЭД – регион»).

Документы, направляемые в электронном виде, подписываются ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.

Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только отделом по общим и хозяйственным вопросам.

Личное вручение исходящих документов осуществляется или отделом общего и хозяйственного обеспечения или отделами, занимающиеся исполнением документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные этапы документооборота в подразделении ИФНС России по городу Томску отделения №1

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот включает несколько этапов:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в документов;

- предварительное рассмотрение  документов уполномоченной службой;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Весь документооборот налоговых органов состоит из документопотоков, которые представляют собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в  налоговые органы документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных  в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации или гражданам.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в учреждение, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Функция делопроизводства ИФНС возложена на отдел общего и хозяйственного обеспечения, что, однако, не исключает выполнения функций делопроизводства и другими отделами инспекции. Поэтому процесс ДОУ ИФНС, с одной стороны, является централизованным, так как такие функции, как прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений; контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника, выполняется непосредственно отделом общего и хозяйственного обеспечения, с другой стороны, процесс ДОУ децентрализован, так как учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно руководителю, его заместителю или руководителям отделов инспекции; учет и контроль исполнения поручений руководителя, его заместителя и руководителей отделов, выполняется работниками приемных руководителя и его заместителя или работниками отделов.

Задачи, функции и порядок работы отдела общего и хозяйственного обеспечения определяется положением об отделе, а права, обязанности и ответственность работников данного отдела, а также работников других отелов, связанных с ведением делопроизводства, определяются соответствующими должностными инструкциями

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Виды и состав информационных технологий документационного обеспечения управления в подразделении ИФНС России по городу Томску отделения №1:

Большое внимание в последние годы в ИФНС уделяется расширению функциональных возможностей системы телекоммуникаций ФНС России, внедрению в регионах электронного документооборота (СЭД - регион) и электронной цифровой подписи (ЭЦП). Одновременно разрабатывается концепция комплексной защиты информации в информационно - телекоммуникационной системе ФНС России.  
Операционные системы, построенные на технологии Windows NT (Windows NT, Windows 2000, Windows XP), создают на каждого пользователя отдельные профили. В них записывается “личная” информация пользователя (оформление рабочего стола, меню, индивидуальные настройки программ и т.п.). Эта информация доступна только владельцу профиля. Кроме этого, существует профиль “All Users” - Для всех пользователей. В него записывается информация, которая должна быть доступна ВСЕМ пользователям данного компьютера. 
 При установке Office 2000 (Office XP, Office 2003), инсталлятор записывает информацию об устанавливаемых программах в общий профиль, а в текущий личный профиль - информацию о личных настройках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Мой опыт для одной или нескольких технологий ДОУ в подразделении ИФНС России по городу Томску отделения №1:

Опыт который я получила за время практики проявляется в том, что я научилась сверять документы по реесту, составлять реестр в электронном виде. Так же получать и отправлять корреспонденцию по разным инстанциям. Оформлять дела в соответствии с инструкцией ИФНС России. Хотя и за время практики у меня не было доступа ко всем информационным технологиям налоговой службы, но все же я получила некие навыки и знания в данной сфере деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе прохождения практики была рассмотрена структура и документационный поток ИФНС России по городу Томску отделения №1. В процессе практики были освоены и выполнены все задания данные перед прохождением практики:

1. Составить организационную схему организации или подразделения, в котором проходила практика;

2. Описать виды внешних и внутренних документов и методы производства внутренних документов в подразделении или организации, в которых проходит практика;
3. Описать основные этапы документооборота в подразделении, в котором проходит практика;
4. Описать виды и состав информационных технологий документационного обеспечения управления в подразделении, в котором проходит практика;
5. Описать свой опыт для одной или нескольких технологий ДОУ в подразделении, в котором проходит практика;

За время прохождения практики я приобрела, практические навыки работы в налоговых органах закрепила и углубила свои знания в сфере документоведения и делопроизводства.

Я считаю, что прохождение производственной практики было успешным. Уверена, что полученные практические навыки пригодятся мне в будущей работе по специальности.