Влияние коммуникационных процессов на эффективность управленческой деятельности

        запрос |  рассмотренный   запрос /

рассмотренный  ответ ответ

Схема 2.

     Опыт  передовых предприятий показывает, что успеха добивается тот, кто смог осуществить у себя на производстве совокупный технологический и управленческий прорыв. Реструктуризация фирмы и создание сети  филиалов, в случае с 000 «Медифарм», осуществлялась одновременно со всей системой управления и формированием целостного подхода, ориентированного на стратегическое развитие при обязательной адаптации к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды.    

     Существовала  объективная необходимость создания корпоративной коммуникационно - информационной системы, на более высоком уровне интегрирующей потоки информации. Подобные системы охватывают не только внутренние, но и внешние информационные потоки отдельных филиалов, касающиеся взаимодействия с ее головной администрацией.

     Приспосабливаясь  к новым условиям хозяйствования и проводя реструктуризацию, ООО «Медифарм» совершенствовало систему управления предприятием. Внедрение информационных и коммуникационных технологий нацелило организацию на поиск или формирование организационных структур, позволяющих перестроить их деятельность в целях обеспечения высокопродуктивной работы.

     Руководство 000 «Медифарм» в целях повышения эффективности управленческой деятельности перестроило структуру и организацию работы, коренным образом видоизменило стратегию и тактику поведения, применив наиболее целесообразные и эффективные инновации, влияющие не только на действующую организационную структуру организации и его филиалов, но и, что особенно важно, затрагивающие психологию и поведение сотрудников.

     Основные направления развития информационных и коммуникационных систем 000 «Медифарм» были определены следующими факторами: тесная увязка с бизнес - целями и задачами организации; переход от морально устаревающих программных комплексов к системам, опирающимся на современные индустриальные программные продукты.

При этом дальнейшее совершенствование управления материальными,     финансовыми     и     товарными     ресурсами     организации осуществляется посредством внедрения локальных программных решений.

     В результате такого подхода данные о  проданных товарах клиентам и организациям могут документироваться и контролироваться. Возможно, также формирование отчетности в режиме реального времени с целью предоставления ее вышестоящему руководству.

     ООО «Медифарм» используются современные офисные приложения, относящиеся к классу систем управления документооборотом (СУД) и коммуникационных систем.

     Заслуживает внимания и информационная система  оперативной отчетности (ИСОО), предназначенная для оперативного контроля и анализа текущей производственно - хозяйственной деятельности общества с целью выработки управленческих решений.

     Система обеспечивает информационную поддержку  следующих задач:

• ежедневный контроль за выполнением планов по основным показателям деятельности организации;

• постоянный контроль основных показателей финансовой деятельности предприятия;

• представление оперативной информации по возникающим "узким местам", а также по запросам руководства.

     Это свидетельствует о том, что организация, развивающаяся в современных условиях, должна обеспечить разработку и реализацию интегрированной программы управления производством, увязанную со стратегией управления персоналом. Данная задача может быть успешно решена на базе применения программного обеспечения, основанного на новых технологиях (особенно касающихся коммуникационного взаимодействия).

     Суммарный эффект от внедрения коммуникационно-информационной системы, построенной на новых технологиях, зависит также и от информационного  окружения  организации,  так как современное программное обеспечение дает возможность легко интегрироваться с информационными системами.

    То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе,  от этого зависит  твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и дальнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим  виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1. Официальный. Сюда входит  обязательное ношение строгой одежды (медицинский халат), правильное поведение и общение.
2. Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду мат, оскорбление, громкая речь и . т. д.
3. Свободный.  Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду  грязная рванная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

    Помимо  этих стилей в организации сложились некие традиции общения. Существует некая культура поведения, традиции, праздники, семинары и т. д. На которых сотрудники собираются и в неформальной форме за чашечкой кофе обсуждают насущные проблемы.  

    Глава III Рекомендации ООО «Медифарм»

    Как и в любой другой компании в ООО «Медифарм» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения.  К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудникам по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

     Раскрою эти проблемы:

1. Плохо сформулированные сообщения, в которых отсутствует точность и ясность, плохое изложение мыслей недостаток лексических средств и т.д. приводит к дорогостоящим ошибкам.
2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи – неумение руководства перевести на понятный язык своим подчиненным сообщения о тех задачах, которые им предстоит выполнить.
3. Искажение сообщений – наиболее распространено на фирме, поскольку каждый начальник отдела модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Также в работе руководителей просматривается «ущербная» фильтрация необходимых сообщений и акцентирование на ненужных. Здесь же следует сказать и о «кривой» обратной связи, когда просьбы и пожелания работников не доходят до директора, т.к. менеджеры предоставляют ему только положительные отчеты.
4. Неразъясненные предположения – так называемая «лишняя» работа, когда начальник отдела при делегировании ему полномочий направляет деятельность отдела не в нужное русло.
5. Психологический настрой - в организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

     Решения выявленных проблем:

     1. Плохо сформулированные  сообщения

     Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точностью и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.

     2.Ошибочный  перевод информации  на различных этапах  передачи

     Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение посланное руководством, принятое персоналом, истолковано в том смысле, который оно изначально ему придало. Проверка – результаты деятельности персонала, а также опросы работников.

     3. Искажение сообщений

     Для решения этой проблемы необходимо как  можно чаще руководителю «спускаться  с небес» - непосредственно интересоваться пожеланиями и предложениями  персонала в личных беседах, а  также на общих собраниях, где также руководство будет информировать сотрудников о всех направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, новых проектах, изменениях в организации. Здесь можно порекомендовать привлечение патриотичных работников к планированию текущей деятельности фирмы.

     5. Психологический  настрой

     Необходимо  усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации. А  именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях  всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта», организовывать совместные поездки на природу.

     Такой системой коммуникаций директор оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, насколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в лице директора и старших менеджеров не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Подводя итоги можно с уверенностью сказать, что осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль менеджера одна из важнейших. Прежде всего, менеджер должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения коллектива.

     Психологический фактор - один из важнейших факторов успешных коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит прежде всего будущее предприятия, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника. Менеджер должен уметь найти общий язык с замкнутыми и необщительными людьми, а также в нужный момент приостановить поток речи болтунов, чтобы дать высказаться другим сотрудникам.

     Основные  выводы по данному проекту можно представить в виде следующей таблицы.                                                                            

Таблица 1. 

Итак, можно  сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства  и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

     В  качестве  рекомендаций   могу  предложить  знаменитое высказывание Ли Якокка: «Все хозяйственные операции можно в конечном счёте свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать».