Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

«Рыбинский  государственный  авиационный технический  университет имени П.А. Соловьева»

 

 

 

Факультет заочного обучения

Кафедра ОПиУК

 

Контрольная работа

по дисциплине «Офисные технологии в управлении качеством»

 

 

	Студент:           Викторов О.С  Группа:               ЯРП - 11 Преподаватель:  Семёнов А.Н.
	Оценка  _______________________ Подпись преподавателя__________________ Дата __________________________

 

Рыбинск 2012

 

Содержание

 

 

Введение 3

1. Анализ использующейся  системы документационного обеспечения  управления (СДОУ) 5

1.1. Структура и  назначение СДОУ. Разработка обобщённой  информационной корпоративной модели  организации 5

1.2.Методики и  процедуры управления документацией  и данными на рабочем месте 6

1.3. Проблемы функционирования  корпоративной СДОУ 8

1.4. Методы и алгоритмы  управления документацией и обработки  данных , использующихся в СДОУ 9

1.5. Выводы по  разделу 11

2. Разработка электронных   шаблонов организационных и информационно-справочных  документов в действующей Системе  качества 13

2.1. Назначение организационных  и информационно-справочных документов  в действующей Системе качества 13

2.2. Описание структуры  и последовательности построения  общедоступных и защищённых шаблонов  документов 17

2.3. Выводы по  разделу 23

Заключение 25

Список использованных источников 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Проблемы организации и совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом нашли отражение  в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Актуальность темы контрольной  работы определила ее цель, задачи и  структуру исследования.

Целью работы является разработка универсальных электронных шаблонов документов

  Для достижения поставленной  цели необходимо решить следующие  задачи:

- анализ использующейся системы документационного обеспечения управления

- разработка электронных  шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

Объект исследования - организация документационного обеспечения управления.

Предмет исследования - система документационного обеспечения управления.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным  структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет  различные названия: управление делами, управление информационно-документационного  обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат  и т. д. Далее обобщенно будем  называть ее службой ДОУ или службой  делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой  делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Служба делопроизводства как самостоятельное  структурное подразделение возглавляется  руководителем, который в свою очередь  подчиняется непосредственно руководителю организации.

Система документационного обеспечения  управления включает три взаимосвязанных  составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение  календарного года и организация  их архивного хранения. При решении  каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое  организационно-методическое руководство  и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

 

 

1. Анализ использующейся системы  документационного обеспечения  управления (СДОУ)

 

1.1. Структура и назначение СДОУ. Разработка обобщённой информационной корпоративной модели организации

 

 

 

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимают сложившееся  или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у  этих данных общий источник и общий  приемник.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации  одного уровня управления, и вертикальные, связывающие организации различных  уровней управления Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных  организаций. Нисходящие потоки – это  документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

Входящие документопотоки складываются из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления и т.п.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации различных видов деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, письма, инструкции и т.п.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), писем, актов и т.п.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма и договоры, а так же документы, сопровождающие выполнение договоров (счета, сертификаты, отгрузочные документы и др.).

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых на предприятии  и отправляемых за его пределы. Исходящие  документы создаются в ответ  на поступающие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие  ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих  документов диктуются направлениями  деятельности организации и её информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов и информационных – письма, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению и т.п.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Происхождение этих документов совпадает  со сферой их применения. Внутренний подход обеспечивает целенаправленное решение  управленческих задач в пределах завода. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а так же его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности предприятия выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения и т.п. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. Кроме того, сюда можно отнести внутреннюю переписку, которая оформляется служебными записками и т.п.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в организации  технологии работы с документами. Исходящий  документопоток пронизывает всю  управленческую структуру. Маршрут  этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования  и подписания документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов.

 

 

1.2.Методики и процедуры управления  документацией и данными на  рабочем месте

 

 

Документация разрабатывается  в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2001, а также в соответствии с требованиями внешней нормативной документацией и внутренними требованиями предприятия.

Проверка документов на адекватность до их выпуска, актуализация и переутверждение осуществляется, исходя из изменений законодательства РФ, внутренней документации предприятия, сроков пересмотра документации, изменяющихся требований потребителей и других заинтересованных сторон.

Изменения в документы могут  вноситься по мере необходимости  с учетом пересмотра/актуализации. Внесение изменений отражается на последней  странице соответствующей документированной  процедуры.

Измененный документ проходит повторное  утверждение согласно установленному порядку и вступает в силу со дня  подписания.

Использование актуальной документации регулируется номенклатурой дел  подразделений, листом рассылки и листом регистрации изменений. Изменения, вносимые в документы фиксируются ответственным лицом. Изменения доводятся до сведения  всех пользователей документа.

Копии  документов изготовляются  и выдаются с разрешения руководителя структурного подразделения предприятия. Копия документа воспроизводится  полностью и заверяется подписью должностного  лица,  удостоверяющего  соответствие ее содержания подлиннику.

Анализ актуальности документов может  оказаться очень непростой задачей, требующей значительных ресурсов. Например, в советские времена на предприятиях военного назначения существовали специальные  подразделения документального  обеспечения: архивы, библиотеки и т.п. Существовала на государственном уровне инфраструктура информирования об изменениях в нормативно-законодательной базе. Сегодня многие предприятия не могут  себе позволить содержать отдельное  подразделение и перекладывают  функции поддержки актуальности на сотрудников. Но при этом следует  иметь в виду, что такая поддержка  актуальности потребует от сотрудника:

• следить за сроками действия документов, находящихся в зоне его ответственности,
• следить за организационно-распорядительными документами (например, приказами), изменяющими статус отслеживаемых документов. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения такие ОРД;
• следить за изменениями нормативных документов, на положениях которых основываются или ссылаются анализируемые документы. А это значит, что сотрудник должен получать в свое распоряжения информацию о таких изменениях, а также иметь ресурсы для анализа этих изменений и принятия решения о сохранении или утрате документов актуальности.

Одно из возможных решений, упрощающих задачу поддержки актуальности документов автоматизированная система управления документами. Нередко можно встретить  и такое решение: периодический  анализ документов. Например, раз в  год. Но такое решение не может  быть признано удачным, т.к. несет в  себе существенный риск применения неактуальных документов. Как пример: в одной  организации процедурой управления документацией установлено, что  документы СМК анализируются  на актуальность в январе каждого  года. Если, скажем, в феврале произойдет изменение нормативно-законодательной  базы, то это уже не будет учтено до следующего января, т.е. организация  почти год будет пользоваться неактуальными документами.

Хранение документации предприятия  осуществляется в бумажной и электронной  форме. Учтенные копии документов, действующих  в рамках отдельных структурных подразделений, находятся в распоряжении подразделений на бумажных носителях в соответствующих папках.

Оригиналы документов доступны представителям высшего руководства предприятия, сотрудникам подразделений (в рамках документации подразделений). Посторонние  лица могут пользоваться документами  только с согласия высшего руководства  предприятия. Документы действуют  до момента отмены или актуализации. Вышедшие из употребления документы  сдаются в архив на хранение в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия. Срок хранения документации определяется в соответствии с НД.

Устаревшие документы (как оригинал, так и копии документов) заменяются новыми по распоряжению высшего руководства  предприятия в соответствии с  областью применения тех или иных документов.

С учетом срока хранения, изменения  или актуализации происходит изъятие  документации во всех местах пользования  и сдача в архив.

В случае необходимости, устаревшие документы  могут находиться на рабочих местах с соответствующей пометкой «для личных целей». Не допускается использование  устаревших и неидентифицированных документов. Неуправляемые копии документов должны быть уничтожены. Ответственность за изъятие устаревших документов возлагается на персонал в соответствии с должностными  обязанностями. Отметка об изъятии документов отражается  в НД соответствующего  структурного подразделения.