Механизм управления офисом

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРЦИИ

федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Российский государственный торгово-экономический университет»

челябинский институт (филиал)

Кафедра МЕНЕДЖМЕНТА И МИРОВОЙ ЭКОНОМИКИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление офисом»

тема: «Механизм управления офисом»

     Выполнил:  студент 2 курса 

     специальности «Менеджмент  организации»

     заочной формы обучения                              __________________________                    Ю.С. Фомина

     Проверил:  преподаватель 

                                     __________________________                    Е.В. Возилова

 

 

 

 

Челябинск 2011 
Содержание

Введение…………………………………………………………………………………...3

1 Теоретические модели  офиса…………………………………………………………..5

2 Методы управления офисом……………………………………………………………7

Заключение……………………………………………………………………………….12

Список использованных источников и литературы…………………………………...13

 

 

Введение

С развитием рыночных отношений в России интерес общества к проблемам организации офисов и их управления значительно возрос.

В дорыночные времена считалось, что офисы в основном выполняли вспомогательные функции, являясь второстепенной областью управленческой деятельности.

В настоящее время роль офиса в современной фирме стала по существу ведущей независимо от объемов и направлений ее деятельности.

Одновременно значительное увеличение масштабов управленческой деятельности, а также расходов на содержание аппарата управления требует вносить изменения в вопросы организации офисов для повышения эффективности конторского труда.

Большое значение при этом приобретает применение новейших информационных технологий, оказывающих существенное влияние на модернизацию офисов[2].

Существуют различные толкования самого понятия «офис»: и как «служба», «услуга», «обязанность», и как «место, где осуществляются деловые операции», и как служебное помещение, в котором заняты преимущественно служащие.

В деловой практике общепризнанным является определение офиса как аналога понятий «административная служба», «контора» и, если обобщенно, «аппарат управления». При этом современные офисы создаются и функционируют в различных сферах деятельности – хозяйственной, политической, общественной, социальной и пр.

Имеются некоторые различия в понимании офиса как центра административной деятельности. В частности, для представителей малого бизнеса офис видится в основном как помещение для деловых операций, а для представителей более крупного бизнеса офис – не только помещение, но и символ престижа фирмы, где трудится достаточно большой управленческий персонал.

Во всех случаях офис представляет собой обособленную административную единицу, организующую управление фирмой и оказывающую различные услуги информационного, консультативного и иного характера, используя труд квалифицированных специалистов[1].

 

1 Теоретические модели  офиса

Принято выделять три модели офиса – информационную, коммуникативную и системную.

В информационной модели офис рассматривается как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основной акцент делается на анализ и рационализацию рабочих процедур. Социально-психологические проблемы либо игнорируются полностью, либо рассматриваются как ограничительный фактор. Элементарный информационный процесс представляется состоящим из четырех основных видов деятельности – генерирования информации, ее хранения, распространения и восприятия. В рамках каждого из четырех элементов модели производится множество операций над информацией. При этом осуществляется перевод информации в машинную форму или наоборот[1].

В коммуникационной модели элементарный коммуникационный процесс представляется состоящим из трех основных элементов: посылка сообщения, его прием и реакция на «приемника» в обратной связи.

Офис в целом рассматривается в виде иерархии взаимосвязанных коммуникационных процессов. Процессы низшего уровня контролируются высшими, но они в свою очередь постоянно изменяются благодаря обратной связи. В коммуникационной модели офиса подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы сообщений. Анализ поведения людей в офисе – одна из центральных задач любого анализа[2].

На рисунке 1 и 2 даны схемы взаимосвязей в первой и второй моделях офиса.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Офис как система информации: основные виды (первая модель)

Рисунок 2 – Офис как система коммуникаций: основные виды (вторая модель)

В системной модели офис представляется как социотехническая система. Это означает попытку анализа и синтеза рационалистического и поведенческого направлений в менеджменте офиса, выраженных в информационной и коммуникативной моделях, которые рассматриваются как крайние случаи, пригодные для решения частных проблем, возникающих в офисе. Поэтому разработчик автоматизированных систем для офиса не может ограничиваться только параметрами информационных потоков, общим характером решаемых задач или типами коммуникаций. Он принимает во внимание социально-психологические особенности организации, в которой с точки зрения социотехнических систем конечные результаты работы любой организации зависят не только от взаимоувязанной работы, но и от взаимоотношений между людьми, их ценностями, ориентациями. В отличие от рационалистического направления автоматизации конторского труда социотехническая система считает, что информационная технология – это не просто ее применение к еще одной конкретной области человеческой деятельности, а нечто совершенно новое, и что она может в полном объеме быть применена нигде, кроме офиса.

Традиционные концепции автоматизации конторского труда, основанные на разделении труда, пересматриваются в пользу создания высокоавтоматизированных рабочих мест, а не автоматизации процессов, что позволит каждому работнику с меньшими затратами труда и большей творческой отдачей выполнять различные работы[2].

 

2 Методы управления офисом

Управление офисом – составная часть менеджмента, отражающая его новые направления, связанные с изучением проблем введения современного бизнеса и организации в нем управленческих процессов.

Переход на рыночную систему хозяйствования, появление и интенсивное развитие разнообразных коммерческих служб потребовали административных служб, адекватных предпринимательской деятельности. Такими службами являются офисы, выполняющие функции управления на предприятиях и фирмах.

Офис представляет собой особый вид организации, оказывающий различные услуги в сфере управления и некоторых других сферах. Современный офис может трансформироваться в достаточно крупную и сложную административную структуру, которая нуждается в собственном эффективном управлении. При этом должны определяться назначение, особенности и результативность деятельности внутренних служб офиса.

Управление офисом в значительной мере воплощается в своей основе цели, задачи и методы управления персоналом с учетом специфики управленческого труда и его значимости для обеспечения коммерческого и производственного успеха в избранной области[1].

Исходя из этого сделать вывод, что основу методам управления офисом составляют методы управления в менеджменте.

Организационные методы управления базируются на организационных отношениях между людьми. Всю совокупность организационных методов управления можно классифицировать по трем группам:

• методы организационно-стабилизирующего воздействия;
• методы распорядительного воздействия;
• методы дисциплинарного воздействия[3].

Методы организационно-стабилизирующего воздействия предназначены для создания организационной основы совместной работы. Это — распределение функций, обязанностей, ответственности, полномочий, установление порядка деловых взаимоотношений. Они включают:

• регламентирование — четкое закрепление функций и работ;
• нормирование — установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности;
• инструктирование — ознакомление с обстоятельствами выполнения работы, ее разъяснение.

Методы распорядительного воздействия предназначены для реагирования на неучтенные моменты организации, корректировки сложившейся системы организации под новые задачи и условия работы. Методы данной группы реализуются в форме директивы, приказа, указания, распоряжения, резолюции, предписания.

Методы дисциплинарного воздействия предназначены для поддержания организационных основ работы, четкого и своевременного выполнения установленных задач и обязанностей, ликвидации возникающих отклонений в системе организации.

Административные методы управления связаны с властной природой управления: одна сторона (вышестоящий орган, должностное лицо) наделяется властными полномочиями и вследствие этого может приказывать другой стороне — управляемому. В этом случае наблюдается, как правило, прямая подчиненность. Каждое нижестоящее звено организационно подчинено вышестоящему органу и обязано выполнять все его решения независимо от собственного мнения[3].

Экономические методы управления предназначены для воздействия на экономические отношения. Здесь выделяются следующие методы:

• хозяйственный расчет, капитальные вложения, система амортизационных отчислений;
• плата за фонды;
• использование фондов развития производства;
• системы материального стимулирования, распределения прибыли.

К экономическим методам управления относятся также ценообразование, кредитование, система дотаций, осуществление материальных санкций. Каждый из этих методов специфичен. Часть из них, возможно, использовать только в широких масштабах управления — народное хозяйство, отрасль и т. д., другие же используются независимо от уровня управления.

Социально-психологические методы управления предназначены для воздействия на социально-психологические отношения между людьми. Специфика этих методов заключается в значительной доле использования неформальных факторов, интересов личности, группы, коллектива в процессе управления. Речь идет о направлениях деятельности, методах, приемах, инструментах влияния на поведение людей в организациях, определяющих сферу компетенции современного менеджера и специалиста по персоналу.

Социально-психологические методы включают:

1) социальное планирование  и социальную поддержку;

2) развитие потенциала  коллектива, групп и работников;

3) формирование и поддержание  благоприятной социально-психологической  атмосферы в организации;

4) формирование команд;

5) соучастие работников  в принятии решений;

6) формирование привлекательной  миссии и видения будущего  коллектива, группы, организации;

7) повышение качества  трудовой жизни;

8) индивидуальный подход  к работникам;

9) создание высокого уровня качества трудовой жизни[3].

Исходя из особенностей деятельности, для управления офисом применяются отдельные методы управления менеджмента.

Основные вилы работ, выполняемых в офисе:

• бухгалтерские операции;
• проведение внутрифирменного учета и контроля;
• разработка бюджета;
• проектирование новых зданий и сооружений;
• наем, подготовка и переподготовка конторского персонала;
• административное обслуживание;
• автоматизация конторских и управленческих работ;
• обеспечение конторскими принадлежностями и оборудованием;
• копирование;
• печать;
• ведение архивов и библиотек;
• обеспечение связью;
• почтовые операции;
• содержание кафе и кафетериев, столовых.

За точным выполнением этих работ следит руководитель офиса – офис-менеджмер.

Руководитель учитывает и обобщает мнения всех специалистов и соответствующих служб, но решать должен именно он. Руководитель охватывает проблему в целом, во всех ее аспектах, поэтому принятие решения – основная его функция, а в случае его уклонения от этого деформируется вся кадровая структура офиса. Руководитель направляет деятельность управленческого коллектива на реализацию задач, возложенных на него собственником, несет персональную ответственность за своевременное решение основных проблем управляемой системы в целом, за организацию работы и контроль исполнения, а также представляет или высшее звено управления, или собственника в данном управленческом коллективе[2].

Исходя из этих особенностей управления для руководителя офиса наиболее целесообразно и эффективно применять организационный метод управления.