Классификация и кодирование функций в системе управления предприятием

     Управленческие  задачи — это реальный элемент управления, присутствующий повсеместно, во всех звеньях и подразделениях, нуждающийся в упорядочении и взаимоувязке.

     К сожалению, до сих пор нет четкого  определения этого понятия и  единого мнения о границах управленческих действий, которые следовало бы называть «задачей управления». Так, задачей  может считаться выявление одного, отдельно взятого, показателя (минимальный уровень) или комплекс вопросов, связанных с приложением какой-либо функции управления к определенной области деятельности. Тем не менее задачи, а также деловые процедуры являются основой моделирования управления при построении функциональных моделей так, чтобы их выбор в качестве одного из объектов классификации был бы вполне оправдан.

     Большинство управленческих действий, в том числе и тех, что заключаются в подготовке и являются итоговым актом решения управленческих задач документируется, т. е. готовятся различные документы, отражающие практически все аспекты управленческой деятельности.

     Документ — материальный объект, содержащий информацию в фиксированном виде и предназначенный для того или иного управленческого действия при выполнении определенной функции в процессе подготовки, принятия и осуществления управленческого решения: учета (учетный документ), анализа (аналитический документ), нормирования (нормативный документ), планирования (план), контроля (контрольный документ) и др.

     Определения, свойства, формы и разновидности  документа хорошо известны, кроме того он почти всегда имеет правовую, административную, учетную, плановую, нормативную или любую другую функционально-управленческую силу. Использование документов при построении функциональных моделей вместо управленческих задач, как правило, придает этим моделям большую четкость, причем они становятся иллюстрациями, фрагментами общепроизводственного документооборота.

     Информатизация  управления требует классификации управленческих задач, использования классификаторов производственно-хозяйственных показателей и классификаторов управленческой документации.

     Декомпозиция  проводится по определяющим признаки классификации координатным осям, в качестве которых обычно принимаются: функции управления; области деятельности (области управления); объекты управления; уровни (ранги) управления; виды задач управления и др.

     1.4. Области деятельности (области управления)

     Области, в которых происходит управленческая деятельность при выполнении всех функций, во многом определяются структурой и спецификой объекта управления, особенностями соответствующей отрасли предприятия.

     В самом общем виде можно дать следующее  определение области управления (области деятельности) — это специфические области производственно-хозяйственной и социальной деятельности, охватывающие производство продукции, работ и услуг; эксплуатацию производственных и непроизводственных объектов, включая землепользование; все виды экономической работы; различные аспекты финансовой деятельности; все виды снабжения, в том числе материально-технического; различные виды технического, санитарного, архитектурно-планировочного и юридического надзора; социальное обеспечение и защиту населения.

     Поскольку круг этих областей очень широк и  не может быть достаточно подробно описан в одной координатной оси, для областей управления применяется  ступенчатая классификация: сначала  называются наиболее крупные, агрегированные области деятельности, которым присваивается 1-й порядок; каждая из областей 1-го порядка расшифровывается — образуются области 2-го порядка; при необходимости производится дальнейшая детализация — возникают области деятельности 3-го, 4-го и последующих порядков.

     Если  при выборе координатных осей для декомпозиции системы управления ограничиться лишь двумя их них - функциями и областями (в этом есть практический смысл, поскольку трехмерную - объемную - декомпозицию трудно изобразить, а четырехмерную и более даже трудно наглядно представить), то можно получить двухмерную таблицу матрицу управления (табл.1).

    Таблица 1. Таблица-матрица  управления энергетической системой (декомпозиция системы управления по функциям и областям l-го порядка).

     Как видно из табл. 1, в ее ячейках-клетках, образующихся на пересечении функций и областей управления, содержатся обширные и сложные комплексы управленческих задач. Наименование каждого такого комплекса соответствует функциям и областям, на пересечении которых он находится. Например, «Текущее планирование баланса энергии», «Оперативное планирование баланса мощности при эксплуатации», «Нормирование финансовой и сбытовой деятельности» и т.п.

     Каждый  такой комплекс для достижения достаточной степени подробности можно опять подвергнуть классификационному расслоению, возможно, неоднократному, прежде всего по областям управления 2-го порядка, а также по объектам, уровням управления и другим координатным осям, принятым при декомпозиции.

     Комплекс  управленческих задач - элементарная часть системы управления (элементарная функция); содержит взаимосвязанный комплекс задач при выполнении одной из управленческих функций, локализуемой в определенной области деятельности (функциональная подсистема); может относиться к разным объектам и разным уровням управления, но в большинстве случаев эта работа выполняется в одном (или одноименном) управленческом подразделении (управленческая подсистема).

     Таблица-матрица (табл. 1) представляет собой информационное поле управления, руководствуясь составом которого можно построить наиболее удачную систему управления. Руководящим принципом при этом должно стать оптимальное распределение комплексов управленческих задач (управленческих подсистем) между структурными подразделениями, построение рациональной организационной структуры.

     1.5. Функции управления и их кодирование

     Функция управления — это особый вид работ, однородных по своему назначению и обеспечивающих функционирование системы управления, выполнение всех этапов управленческого цикла подготовки, принятия и осуществления управляющего решения для достижения поставленной цели, а именно:

     1) руководство работами во всех фазах цикла;

     2) организацию информации, циркулирующей  по всему циклу;

     3) учет, т. е. сбор сведений о  состоянии управляемого объекта;

     4) анализ учетной информации как одно из условий подготовки управленческого решения;

     5) нормирование различных показателей,  выработка их эталонных значений  для сравнения при анализе  и для последующего планирования, а также отбор критериев для  выбора оптимального управленческого  решения;

     6) планирование как акт реализации  принятого решения, включая организацию  его выполнения;

     7) контроль исполнения и регулирование  процесса осуществления управленческого  решения — завершение одного  цикла управления и начало другого;

     8) учет, т.е. сбор сведений о новом  состоянии управляемого объекта  после осуществления управленческого  решения и т.д.

     Перечень  функций управления по-разному формируется  в различных руководящих документах и в работах специалистов. Если рассмотреть «максимальный вариант» такого перечня, получим следующий классифицированный состав известных функций управления: организация, учет, анализ, нормирование, планирование, контроль, регулирование.

     Функция «организация» употребляется в качестве широкого, емкого термина, относящегося ко всей управленческой, распорядительной деятельности.

     Организация включает подфункции:

• руководство, осуществляемое административно-распорядительными, социально-психологическими, социально-политическими (идеологическими) и преимущественно экономическими методами;
• организация взаимоотношений в процессах производства и управления, т. е. в управляемой, управляющей системах и при взаимодействии между людьми, имея в виду их экономическую заинтересованность в наиболее эффективном совместном труде;
• организация информации во всех фазах и на всех промежуточных стадиях единого цикла управления при подготовке, принятии и осуществлении управленческого решения.

     Учет  представляет собой сбор информации о состоянии управляемого объекта и управляющей системы в их разных подразделениях на различных стадиях производственных и информационных процессов для целей управления во всех фазах управленческого цикла. Существуют следующие виды учета:

• оперативный учет, т. е. сбор информации на оперативный момент времени, который в разных отраслях определяется по-разному— от мгновения (долей секунды) до суток;
• статистический учет и отчетность, которые точнее следует определить как текущие, поскольку они призваны отражать состояние всей системы в текущий момент, границы которого также определяются по-разному — от суток или месяца, но всегда до года; существенным обстоятельством этой подфункции управления является наличие заявленной в названии отчетности, т.е. статистической (текущей) информации, почти всегда документированной;
• бухгалтерский учет, который вместе с бухгалтерским анализом хозяйственной деятельности образует комплекс управленческих работ, выполняемых по устоявшейся и хорошо отработанной методике.

     Анализ представляет собой расчленение исследуемого объекта, предмета или явления на составные части, изучение этих частей и сравнение с эталонами, нормативами для определения направлений совершенствования изучаемого объекта; обычно проводится (или должен проводиться) по технико-технологическим и экономико-организационным критериям во всех производственных и управленческих подразделениях в основном для выработки управленческого решения.

     Нормированием называют процесс определения какой-либо нормы (лат. norma — руководящее начало, правило, образец), представляющей собой узаконенное установление, признанный обязательным порядок. В производственно-хозяйственной деятельности под нормированием понимают научно-техническое обоснование расхода какого-либо ресурса (сырья, материалов, энергии, трудозатрат, финансов и т.п.) для производства единицы продукции или работы, в том числе и работ управления. Словесное определение нормы в различных руководящих материалах и в специальной литературе трактуется по-разному, в довольно большом диапазоне понимания этого термина. Можно предложить одно из таких определений, отражающее наиболее существенные свойства этого понятия.

     Норма производственно-хозяйственных затрат — это установление плановой меры, научно и технически обоснованного количества потребляемого ресурса определенного вида (сырья, материалов, энергии, труда, денег и др.), необходимого и достаточного для выпуска единицы определенной продукции или выполнения работы установленного качества в реальных организационно-технических условиях производства.

     В энергетике это общее определение  конкретизируется: норма расхода энергетических ресурсов — необходимое и достаточное, технически и экономически обоснованное количество энергии для производства единицы продукции (работы, услуги) в реальных условиях энергетического или промышленного производства.

     В практике хозяйствования наряду с понятием нормы широко используется термин «норматив», причем нередко оба этих понятия получают один и тот же смысл. Однако в ряде случаев, например, при производственном нормировании энергетических ресурсов, эти понятия строго разграничиваются, являясь дополнением одного другим. Тогда представляется целесообразным дать более четкое определение нормативу для его последующего использования, не путая с понятием нормы.

     Норматив  — количество ресурса, теоретически необходимого для выпуска единицы продукции или выполнения работы установленного качества, установленное научно-техническими расчетами без учета реальных организационно-технических условий производства; норматив всегда меньше нормы на величину неизбежных потерь (непредусмотренных затрат), возникающих вследствие эксплуатационных и режимных отклонений от запланированного хода технологических или производственно-хозяйственных процессов.