Информационное обеспечения управлением предприятием

    Важнейшей особенностью туризма является то, что взаимосвязь между производителями и поставщиками осуществляется не товаром, а потоками информации. Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не туристическими агентствами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны туристическим агентствам через их компьютеры [4, с.163].

    Туристский продукт представляет собой комплекс различных услуг путешественнику, и туристическая фирма − реализатор является лишь одним из звеньев большой цепочки партнеров по организации тура. Скорость информации, оперативная связь между ними приобретают первостепенное значение, поэтому информационным технологиям в туризме отводится огромная роль. Системы бронирования авиабилетов стали появляться в конце 50-х годов XX столетия. В начал 90-х началось крупномасштабное внедрение электронных технологий в гостиничное хозяйство, чуть позднее — в туристические фирмы.

    Компьютерные  системы резервирования активно  используются региональными туристическими агентствами − без них невозможно представить ежедневное планирование и управление операциями.

    Так около 90% туристических агентств в  США и Великобритании связаны  в компьютерные системы, поскольку системы резервирования предоставляют собой не только авиауслуги, но также ночевки в гостиницах, аренду автомобилей, круизные поездки, информацию о месте пребывания, курсы валют, сообщения о погодных условиях, автобусное и ж/д сообщение. Такие системы позволяют резервировать все основные сегменты тура — от мест в гостиницах и авиаперелетов до билетов в театр и страховых полисов [6, с. 172].

    Одним соединением через модем с  серверами, имеющими соответствующую  базу данных, туристические агентства  получают доступ к информации о наличии  возможных услуг, стоимости, качестве, времени прибытия и отправления  по разнообразному ряду туристических  услуг от своих поставщиков. Более  того, туристические агентства могут  связаться с этими базами данных для того, чтобы сделать и подтвердить  свой заказ. Функционирование и эффективность  этих систем требуют, чтобы поставщики туристических услуг усвоили, по крайней мере, минимальный уровень  технологии (например, навыки работы с  персональными компьютерами и использования  сетевых ресурсов в туристических  агентствах), чтобы получать доступ к таким системам и быть на них  представленными.

    Крупнейшими компьютерными системами резервирования на международном рынке туризма  являются системы Amadeus, Galileo, Worldspan. На сегодня  в России работает около 1500 терминалов Amadeus. Средний объем бронирования составляет около 100 тысяч сегментов  в месяц [13, с.73].

    Большинство туристских фирм уже оснащены компьютерами, работающими, как правило в автономном режиме. При поэтапном построении единой региональной информационной сети в туризме, одним из промежуточных  шагов может стать осуществление  модемной связи между различными участниками проекта.

    Информационная  система должна хранить данные поставщиков  по каждой приобретаемой услуге. Цены продаж и цены поставщиков должны считаться системой автоматически  на основании различных установленных  правил. В случае если конкретная услуга не доступна через туроператора и  его информационную систему, потребитель  должен иметь возможность использовать другие методы покупки, т.е. требуется on-line связь непосредственно с  внутренней системой поставщика услуг  или с компьютерной системой резервирования.

    Электронные сети являются важным каналом передачи информации, к которому прибегают  все больше организаций. Однако туристские предприятия по-прежнему далеко не полностью используют все возможности, которые предлагает электронная  сеть [6, с. 34].

    Применение  электронных сетей может приблизить потребителя к предложению, обеспечивая  быстрый дешевый, организованный, двусторонний, прямой и независимый информационный канал.

    Многие  компании продвинулись до компьютеризации  технологических операций и используют специализированные программные продукты для турфирм. Такие программы необходимы для организации и ведения работы с клиентами и партнерами фирмы, а также для получения статистических и аналитических данных деятельности туристской фирмы.  

    2.2. Особенности информационных  потребностей работников  турфирмы

    Основу туристической индустрии составляют фирмы, туроператоры и турагенты занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов, их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовке для него кадров. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия культуры, торговли).

    Туризм  − информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько  же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или  производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти  полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и  передачи информации.

    Устройство  туристической отрасли очень  похоже на организацию любой другой экономической сферы деятельности. Турагент − физическое или юридическое лицо, выступающее посредником по продаже сформированных туроператором туров. Туроператор − туристская организация, занимающаяся комплектацией туров. Однако связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристических услуг. Они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

    Особенности информационных потребностей работников турфирмы заключаются, прежде всего, в  своевременном получении информации, необходимой для работы. Услуги, например (ночевка в гостинице; аренда автомобиля) не пересылаются турагентам которые в свою очередь не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам а комиссионные − от турпоставщиков турагентам. На самом деле переводится информация о платежах и поступлениях . Таким образом, своевременность получения информации является важным фактором обеспечения потребностей работников туристической фирмы.

    Помимо  своевременного получения необходимой  информации, важна ее полнота, т.е. оптимальное количество документов информации, необходимые работникам турфирмы для эффективного выполнения стоящих перед ними задач.

    Туризм — как международный, так и внутренний, − сфера растущего применения информационных технологий. Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не туристическими агентствами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими.

    В туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, и не видеотерминалы сами по себе − здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий. Кроме того, отдельные компоненты туристической отрасли тесно взаимосвязаны друг с другом − ведь многие турпроизводители вертикально или горизонтально вовлечены в деятельность друг друга. Все это позволяет рассматривать туризм как высокоинтегрированную услугу, что делает его еще более восприимчивым для применения информационных технологий в организации и управлении. 

    2.3. Организация информационного обеспечения

    турфирмы  «Энерго-Тур» 

    Туристическая фирма «Энерго-Тур» осуществляет продажу туров в страны Европы, и в том числе организует прием иностранных туристов на территории Украины,обеспечивает их проживание в гостиницах и осуществляет автобусные экскурсии. Турфирма «Энерго-Тур» работает на рынке туризма с 2003 года. За 7 лет туристической деятельности фирма получила признание клиентов.

    В качестве рекламных целей, данной турфирме можно предложить следующие:

    − создать имидж фирмы;

    − число осведомлённых о турфирме «Энерго-Тур» следует увеличить  с 24% до 55%;

    − формирование у потребителя определённого  уровня знаний о предлагаемых турфирмой услуг;

    − побуждение потребителя обратиться именно к турфирме «Энерго-Тур»;

    − стремление сделать выгодного заказчика  постоянным клиентом турфирмы.

    Процесс достижения этих целей может заметно  ускориться при правильной организации  информационного обеспечения фирмы.

    Электронные сети являются важным каналом передачи информации, к которому прибегают все больше организаций. Применение электронных сетей может приблизить потребителя к предложению, обеспечивая быстрый дешевый, организованный, двусторонний, прямой информационный канал.

    Создать имидж фирмы, увеличить число  осведомленных и сформировать определенные знания о предлагаемых турфирмой  услугах  можно с помощью создания веб-сайта, который будет являться востребованным и важнейшим маркетинговым инструментом. От его грамотной реализации зависит успех бизнеса развивающейся туристической организации, отдача от проводимых on-line и off-line рекламных мероприятий [11, с. 57].

    Использование в своей деятельности специализированного программного продукта для турфирм значительно может увеличить производительность. Наиболее удачная из существующих компьютерных программ данного типа это программа «САМО Турагент», представляющая собой управление деятельностью туристического агентства или сети туристических агентств. Программа необходима как наиболее современный инструмент организации и ведения работы с клиентами и партнерами фирмы, а также для получения статистических и аналитических данных деятельности туристской фирмы. При работе с программой можно использовать следующие режимы:

    − Работа с клиентом: подбор тура из списка «пакетов услуг», подбор и калькуляция индивидуального тура для клиента, бронирование пакета услуг, заключение и ведение договоров и дополнительных документов, статистика оплат клиента.

    − Работа с партнерами: закупка услуг - гостиницы, авиакомпании и т. д.; автоматическое формирование прайс-листов фирмы на основании условий контракта с поставщиками услуг; система продажи «пакета услуг» фирмам-агентам; подготовка стандартных и индивидуальных «пакетов услуг» для каждого партнера, контроль поступления заявок и оплаты от агентов; использование нескольких методик при расчетах (предоплата, оплата по факту и т. д.).

    − Описание: маршрутов, отелей, предоставляемых услуги т. д.

    − Ведение баз данных фирм: полный учет информации о партнерах или клиентах (анкеты, договоры, заявки туристов, реквизиты партнеров и т. д.).

    − Калькуляция туров: производится с учетом всех нюансов (сезонных скидок, доплат, особых условий и т. д.).

    − Получение аналитических отчетов о работе фирмы: заполняемость и прибыльность рейсов, направлений и т. д.; общая прибыльность работы фирмы [15, с. 116].

    При правильном применении технологий не только повышается производительность труда работников, но и оказывается  влияние на размер прибыли фирмы.

ГЛАВА 3. МЕТОДЫ И СПОСОБЫ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОЙ  ФИРМЫ 

3.1. Тенденции развития  информационных технологий 

    Технология при переводе  с греческого  (techne)  означает искусство, мастерство,  умение, т.е. процессы. Под процессом понимают определенную последовательность действий,  направленных на достижение поставленной цели [7, с.71].