Информационное обеспечения управлением предприятием

    Во-первых, значительная часть данных, пригодных  для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного  способа хранения (в архивах профилирующих  отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В  децентрализованной системе это  приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой  и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников  от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

    Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют  базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных  потребностей. Форматы баз данных, создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних  таблиц в другие, по-иному отформатированные.

    В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных  и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

    В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность  использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания  функционирования и дальнейшего  развития компании.

    В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества несовместимых программных  средств обработки данных. И чем  их больше, тем больше препятствий  для эффективного управления.

    В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая  является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ-подразделения, в худшем — инициативных руководителей  непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов [7, с.69].

    В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в  рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность  конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число  проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компаниях создаются специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

    Вместо несогласованных действий локальных источников и потребителей информации, несовпадения форматов и структур баз данных документов, используемых разными сотрудниками, отсутствия единой базы данных и общего координатора информационной деятельности предлагается технология централизованного управления информационным обеспечением на основе координационно-информационного центра (КИЦ) компании. Этот центр представляет собой главный контрольно-регулирующий и организующий элемент подсистемы оперативного управления, соединяющей и направляющей информационные потоки, трудовые, материальные, финансовые ресурсы для достижения запланированных результатов.

    Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации  и включает следующие основные направления: экспертизу информационных носителей, регистрацию, маршрутизацию, комплектование, доставку, архивирование [2, с.19]. 

    1.3. Организация работы  отдела информационного  обеспечения компании 

    Информационные  ресурсы управления представляют собой  некоторые сведения, данные, оформленные  таким образом, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности.

    Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас  Риддерстрале, "проблема большинства организаций — это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают" [3, с. 43]. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании.

    До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как  следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и  не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку  выпадают из стандартной технологической  цепочки регистрации и обслуживания [1, с.22].

    Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие  функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и  поэтому не может полностью или  частично учитываться, анализироваться  и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того что недокументированная  информация, как правило, содержит большой  объем информационных шумов и  не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

    Вовремя доставленная исполнителю релевантная  информация является одним из главных  условий успешного выполнения функций  и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием эффективности  и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования  и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом  рынке. Тенденции роста организаций  и расширения специализации —  это сигнал к преобразованию функций  информационного обеспечения в  специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

    В крупной компании, например, недопустима  ситуация, при которой юрист отвлекается на сбор всевозможных сведений и справок, что затягивает процесс подготовки договора и может привести к потере заказчика. Юридическая работа была бы продуктивнее, если бы необходимые сведения собирала по запросу юристов специальная служба.

    Особенно  важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений  в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными  указаниями, письменными приказами  и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами  и т. п. [4, с.37]. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой — поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

    В крупных компаниях создаются  новые подразделения и должности  для работы с документами, информацией  и техническими средствами поддержки. Однако интеграция функций информационного  обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание  численности персонала и подразделений  ощутимого положительного результата не дает.

    Процесс работы начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования. Затем осуществляются:

    - регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);

    - маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом, согласно действующим стандартам);

    - координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

    - контроль движения документов;

    - составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом [8, с.213].

    Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие  процедуры:

    - отделяет содержательную часть от информационного шума;

    - осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;

    - определяет потенциальных пользователей;

    - составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;

    - передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования [12, с.29].

    Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

    После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для  документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к  адресату согласно плану маршрутизации  и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения [8, с.21].

    Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки  и интенсивности потока документов.

    ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСОБЕННОСТЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТУРИСТИЧЕСКОЙ ФИРМЫ «ЭНЕРГО - ТУР» 

    2.1.Роль  информационных технологий  в управлении турфирмой 

    Туризм  является одной из крупнейших, высокодоходных и наиболее динамичных отраслей мировой  экономики. Многие страны, несмотря на огромный рекреационный потенциал, до сих пор не включены в постоянные международные туристские цепи. Одна из причин подобного противоречия заключается  в отсутствии надежной и достоверной  информации о состоянии рынка  и сервиса, базирующегося на всех возможностях, обеспечиваемых современными средствами связи. На сегодня, процесс  формирования и отправки туристских групп за рубеж и, наоборот, без  использования информационных технологий является недостаточно эффективным.Особенности  реализации туристского продукта не позволяют говорить о полноценном  рынке без соответствующего информационного  обеспечения [11, с. 17].

    Индустрия туризма является одним из крупнейших потребителей телекоммуникационных технологий, и располагает одним из наиболее высоких уровней компьютерной оснащенности в деловом мире. Частично это вытекает из природы информации, которая используется в индустрии путешествий. Во-первых, эта информация очень чувствительна  ко времени, поскольку очень часто  меняются различные даты — события, расписания и т.п. Во-вторых, информация о туристских продуктах должна быть своевременно доступна из различных точек земного шара. В-третьих, туристский продукт состоит из большого количества составляющих — транспорт, проживание, развлечения — которые также требуют быстрой доставки информации для координирования их удовлетворительной поставки [6, с. 209].

    Производители туристских услуг действуют внутри вполне определенной управляемой структуры, состоящей из правительственных и коммерческих организаций, торговых ассоциаций (например, гостиничных, воздушного транспорта, туристских агентов и т.д.). Производители туристских услуг классифицируются на вполне определенные категории поставщиков (авиакомпании, гостиницы, аренда автомобилей, обслуживание в туристской дестинации), оптовые фирмы (туроператоры) и розничные фирмы (турагенты).