Работа выставочного стенда турагентства

- время и место проведения выставки;

- авторитет выставки;

- численный и качественный состав участников и посетителей;

- уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

- возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

- условия участия в выставке;

- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

- окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

- разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

- составление перечня выставляемых продуктов;

- отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стенднстов, переводчиков);

- разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

- выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

- подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

- разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

- заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.  
 
Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом.(табл.).

Таблица

Структура затрат на участие в выставке

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции     Демонтаж экспозиции    Расходы на рекламные и информационные материалы    Представительские расходы	55-70     5-10     5-10      15-25

 

 

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

- окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

- генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

- публичная (самая большая  по площади, на которой находятся  экспонаты, обеспечиваются контакты  с посетителями, работают стендисты);

- рабочая (место для проведения  переговоров представителей фирмы  с потенциальными партнерами  и клиентами);

служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, одежды, отдыха сотрудников, для приготовления напитков).

Как правило, на большинстве выставок часть рекламных материалов раскладывают на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов находится на выставочном стенде. Место хранения выбирают в зависимости от объема и количества рекламных материалов.

Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы хранятся в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

- надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, в  некоторых случаях и телефон);

плакатов для оформления стен стенда;

- экранов с бегущей  строкой или изображением, размещенных  непосредственно над или около выставочного стенда;

- мониторов для демонстрации  рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы - привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

 

1.2. Опыт работы выставочных  стендов турагентств

 

После монтажа экспозиций и официального открытия выставки наступает следующий этап — работа в ходе ее функционирования.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стендах турагентств, присутствовали руководители туристских фирм. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде каждого турагентства может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности своей фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки каждый руководитель  наблюдает и делает правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, каждый руководитель туристской фирмы, всегда посещает другие выставочные стенды. Это помогает каждый раз, уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

 Контакт посетителей  и специалистов с экспозицией  фирмы очень непродолжителен, исходя  из этого, проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией.

Для этого, ежегодно с целью целесообразности:

- проводится комплексная  рекламная кампания в местных средствах массовой информации;

- обеспечение наличием наружной рекламы турфирм по пути следования посетителей на выставку;

- заблаговременно отправляются приглашения представителям местных деловых кругов;

- обеспечение наличия достаточного количества носителей рекламы у стендов фирм.

После завершения выставки, демонтажа экспозиций, в обязательном порядке всегда проводится анализ итогов участия фирм в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделяются на две группы:

- организационные;

- коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

1). Удачно ли было выбрано место для стенда?

2). Была ли удачной планировка стенда?

3).Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

4). Какие неудобства испытывали экспоненты во время работы?

5).Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

6). Без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.

 

 

2.АНАЛИЗ РАБОТЫ ВЫСТАВОЧНОГО  СТЕНДА ТУРАГЕНТСТВА «Zima-Leto»

 

2.1.Характеристика деятельности  туристских выставок Красноярска  и СФО

 

10 апреля 2015 г. состоялось  заседание Координационного совета  по туризму межрегиональной ассоциации  «Сибирское соглашение», в работе  которого принимали участие руководители  органов исполнительной власти  в сфере туризма, туристских компаний  и общественных организаций из 9 субъектов СФО РФ (Республики  Алтай, Бурятия, Тыва, Хакасия, Забайкальский  и Красноярский края, Иркутская, Новосибирская, Омская области).

Рис.1.Выставочный стенд Бурятии

 

Рис.2.Работа с посетителями выставки

Члены Совета рассмотрели актуальные мероприятия Плана реализации Стратегии развития туризма в Российской Федерации до 2020 года; вопросы участия субъектов СФО в межрегиональных проектах «Великий Чайный путь», «Сибирский тракт»; мероприятия по презентации туристского потенциала Сибири в рамках подготовки к проведению Всемирной зимней Универсиады-2019 в г.Красноярске, проект продвижения туристского потенциала сибирских регионов на европейский туристский рынок; проблемы организации детского и молодежного туризма.

 

 

Рис.3.Национальность и туризм

Также члены Совета приняли участие в открытии международной туристкой выставки «Енисей», на площадках которой туристские компании Бурятии (ООО «Метрополь-экспресс», гостевые дома «Кумуткан», «Байкальская солянка», «Радуга» и ООО «Байкалкурорт» представили популярные туристские маршруты и объекты на стенде Республики Бурятия. 

 

Рис.4.Заседание круглого стола

 

Рис.5.Подготовительный этап выставки «Енисей»2015

На Круглом столе "Проблемы и перспективы развития туризма в Сибирском федеральном округе" основной темой для обсуждения стали вопросы взаимодействия субъектов СФО со странами АТР. Руководитель Агентства по туризму Максанова Л.Б.-Ж. представила опыт и перспективы Бурятии по активизации взаимовыгодного туристского обмена со странами АТР. 

 

Международная туристская выставка «Енисей» – одна из крупнейших туристских выставок в Сибирском федеральном округе (в 2015 г. площадь экспозиции – 3420 кв. м; количество участников – 181 экспонент из Кыргызстана, Таиланда, Греции, Китая, Израиля, Украины, Казахстана, субъектов РФ; количество посетителей – более 20 тысяч человек).

Выставка «Енисей» является ежегодным мероприятием в сфере развития туризма в Красноярском крае, знаменательным событием в жизни туристского сообщества многих субъектов Российской Федерации и значимым событием в области туристского бизнеса на территории Сибирского федерального округа.

На туристской выставке у посетителей всегда есть возможность получить полную информацию о туристских возможностях и инвестиционной привлекательности Красноярского края, других сибирских регионов.