Помимо техники, основная цель
которой – позволить выдать максимум
информации в минимальные сроки. Сам зал,
кроме технических систем, оснащается
системой климат - контроля, хорошими лампами
и пр.
Чтобы работа заседания проходила
успешно, его участникам необходимо обеспечить
звуковой и световой комфорт. Важное значение
имеет акустика помещения. Внешние звуки
раздражают и отвлекают. Значит, необходимо
обеспечить достаточную звукоизоляцию
помещения. Нормы по звукоизоляции: 70 дБ
для окон и дверей, 40 дБ для перегородок
между залами. Если в помещении находится
свыше 60 человек, рекомендуется использовать
звукоусиление, т.к. если людям необходимо
напрягаться, чтобы услышать докладчика,
очень велика вероятность, что они будут
отвлекаться и даже перестанут слушать
вообще.
Освещенность в любой точке
зала не должна быть ниже 400 люменов. Для
иллюстрации докладов и при проведении
презентаций широко используется различное
проекционное оборудование. При использовании
устаревшего проекционного оборудования
(слайд и оверхед – проекторов) необходимо
предусмотреть наличие светоизолирующих
штор для помещений с дневным освещением.
Современные мультимедийные проекторы
обладают высокой яркостью и менее чувствительны
к освещенности, однако и в этом случаю
при их установке надо избегать попадания
на экран прямого света.
Особое внимание должно быть
уделено средствам оповещения и связи.
Обязательно наличие средств радиотрансляции
– для передачи объявлений различного
характера, особенно в экстренных случаях.
Что касается средств связи
то, сохраняется требование установки
в фойе телефонов – как городских, так
и дальней связи. Все чаще организаторы
мероприятий требуют обеспечить беспроводной
доступ в интернет во всех помещениях
отеля – не только в конференц – центре,
но и в гостевых номерах и в лобби.
Другая задача конференц-системы
- упорядочение процесса дискуссии, когда
микрофоны включаются в порядке очереди
и/или число одновременно выступающих
ограничено. Для этого место участника
заседания оснащается кнопкой включения
микрофона и запроса на выступление, а
также индикацией момента, когда можно
говорить. Классическим примером конференц-системы,
удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям,
является дискуссионная система CCS 800 производства
Bosch Security Systems. Место участника переговоров
системы CCS 800 выполнено в виде стильного
пульта, в состав которого входит микрофон
на гибкой подставке с кнопкой и индикатором
включения и высококачественный громкоговоритель,
который автоматически отключается при
включении микрофона. Назначение этой
функции определяет еще одно немаловажное
требование к любой конференц-системы
- отсутствие характерного «свиста», появляющегося
вследствие возникновения эффекта «акустической
обратной связи». Во время проведения
важных переговоров такие технические
неприятности недопустимы. Чтобы защитить
конференц-систему от этого эффекта, вероятность
появления которого зависит как от параметров
зала, так и от характеристик самой системы,
иногда приходится использовать дополнительную
дорогостоящую аппаратуру обработки звука.
Компания Bosch Security Systems, работа которой
на рынке конференц-систем всегда отличалась
применением передовых технологий и желанием
предоставить потребителю только лучшие
технические решения, недавно интегрировала
в систему CCS 800 процессор подавления акустической
обратной связи. Теперь новая дискуссионная
система, получившая название CCS 800 Ultra,
обеспечивает еще более высокую степень
защиты от возникновения «свиста», а также
избавляет владельца зала от необходимости
затрат на дополнительные устройства
и экономит место при размещении оборудования.
1.4 Требования к планировке
помещений и расстановке мебели
В конференц-зале должна быть
соответствующая мебель – удобные конференц
кресла и столы для переговоров, заседаний
и президиума, трибуна, тумбы или шкафы
для документов. Набор мебели будет зависеть
лишь от площади помещения конференц-зала
и финансовых возможностей компании
К мебели для переговорных и
конференц-залов предъявляются самые
высокие требования, поскольку интерьер
и удобство этой комнаты служит составляющей
имиджа самой компании и говорит, насколько
ее руководство заботится о комфорте сотрудников,
партнеров и гостей фирмы.
Если позволяет площадь, то
можно установить театральные кресла
и стол для переговоров, а также трибуну
для выступающего и различные тумбы, но
если места мало, то придется выбирать.
В небольшое помещение можно поставить
овальный или круглый стол, что позволит
визуально увеличить пространство комнаты.
Однако небольшой конференц-зал – большая
редкость, поскольку под него традиционно
отводится один из самых просторных кабинетов.
Поэтому необходимо определиться сначала
с финансами, а затем с набором и габаритами
мебели.
Многочасовое сидение – довольно
утомительное занятие само по себе, поэтому
мебель должна быть как можно более комфортной.
По мнению компании «Аптренд» – поставщика
мебели и оборудования в гостиницы и конференц-залы,
такая мебель должна быть эргономичной:
складные конференц – столы и стулья,
штабелируемые стулья, разборные сцены,
мобильные складные перегородки. Основное
требование к мебели в гостиничных конгресс
– центрах – это мобильность и легкое
складирование (она должна быстро и легко
собираться и в сложенном виде и занимать
мало места). Как правило, при производстве
складных стульев с мягкой спинкой и сиденьем,
используется негорючая ткань типа Trevira.
На качестве мебели экономить
нельзя, поскольку уровень комфорта имеет
огромное значение. Однако существует
способ приобрести мебель для конференц-залов
недорого – купить ее у производителя.
Это позволит сэкономить до 60 % от изначального
бюджета и обставить помещение для заседаний
и брифингов по высшему разряду.
В удачно спроектированном
конференц-центре, должно соблюдаться
оптимальное соотношение больших и малых
залов для заседаний. Кроме того, необходимы
вспомогательные помещения для размещения
оргкомитета, докладчиков, программного
комитета, секретариата, для работы представителей
средств массовой информации, а также
для отдыха синхронных переводчиков (в
случае, если конференция предусматривает
несколько рабочих языков). В гостиничных
конференц – центрах современной постройки
уже не встретишь залов для заседаний
с наклонным полом и стационарно установленными
креслами. Предпочтение отдается многофункциональным
трансформируемым залам, которые при помощи
звукоизолирующих перегородок удается
успешно «кроить» в зависимости от пожеланий
организаторов конкретного мероприятия.
Что касается зоны для регистрации участников,
ее площадь определяется из расчета 0,7
м2 на одного
участника мероприятия.
Особое внимание следует уделить
фойе – их количеству и площади. Желательно,
чтобы у каждого большого конференц-зала
было отдельное фойе. Тогда люди, выходящие
на перерыв из одного зала, не будут мешать
шумом и разговорами тем, у кого заседание
еще продолжается. А поскольку в фойе обычно
во время перерыва подается кофе, то каждый
спокойно пьет «свой кофе», не опасаясь,
что покушается на чужую собственность.
В больших фойе, куда одновременно выходят
двери нескольких залов, приходится ставить
перегородки, или растягивать ограничительные
ленты, что весьма неудобно, а главное,
вызывает у людей негативную реакцию.
Необходимо понимать, что невозможно
провести конференцию, располагая только
одним, пусть даже самым комфортабельным
и технически оснащенным залом, поскольку
для ее проведения потребуется еще целый
ряд помещений.
Для этого определим потребность
в помещениях для проведения научной конференции.
Во-первых, для проведения пленарных заседаний,
а также церемоний открытия, закрытия,
награждения необходим зал, способный
вместить всех участников. Предположим,
что в рамках конференции предусмотрена
работа 3-х секций. Это означает, что потребуется
еще 3 зала меньшей вместимости. Согласно
существующим нормативам, их суммарная
вместимость должна составлять как минимум
80 % от вместимости пленарного зала. Если
в секциях приблизительно равное количество
участников, то для их работы необходимо
предоставить 3 зала на 80 мест каждый. При
этом чтобы обеспечить достаточный обзор
демонстрационного экрана, высота потолков
не должна быть меньше 3,6 м.
Существует несколько наиболее
распространенных видов расстановки мебели
и оборудования в залах заседаний. Наиболее
экономной является «театральная» рассадка
– стулья ставятся рядами лицом к докладчику.
Необходимую площадь зала определяют
исходя из количества людей, которых желают
в нем разместить.
Рисунок 1.1 – Театральная рассадка
Другой распространенный способ
рассадки – «классная комната» – участники
сидят за столами, поставленными рядами.
Здесь норматив значительно выше. Еще
больше пространства необходимо для «круглого
стола», часто заменяемого «квадратом»,
а самой неэкономной с точки зрения занимаемой
площади является так называемая рассадка
«покоем». Есть свой норматив и для «банкетной»
рассадки за круглыми столами.
Рисунок 1.2 – Классная комната
Рисунок 1.3 – Банкетная рассадка
Рисунок 1.4 – Рассадка конференция
(квадрат)
Таблица 1.1 – Нормативы для
рассадок
Нормативы для разных рассадок,
м2/чел. |
Название рассадки |
До 60 чел. |
От 61 до 300 чел. |
Свыше 300 чел. |
«Театр» |
1,1 |
1,0 |
0,9 |
«Класс» |
2,0 |
1.8 |
1,5 |
«Квадрат» |
2,75. |
2,75 |
2,75 |
«Банкет» |
1,2 |
1,2 |
1,2 |
Возможно предоставление дополнительных
услуг – это организация экскурсионных
поездок с предоставлением гидов-переводчиков;
бронирование и продажа авиа и железнодорожных
билетов, а также бронирование столиков
в ресторанах. 24 часа в сутки для гостя
доступен полный комплекс бизнес услуг
от копирования документов до проката
автомобилей.
2 Анализ деятельности
гостиниц по предоставлению
конференц
- услуг в гостиницах города Комсомольска-на-
Амуре
2.1 Характеристика
гостиниц по предоставлению бизнес –
услуг в
городе Комсомольск-на-Амуре
Основными потребителями гостиничного
продукта являются гости, останавливающимся
в гостинице с целью командировки или
деловые люди, которые прибыли вести бизнес.
Поэтому тщательная организация конференц
– услуг в гостинице является важным этапом
в улучшении деятельности предприятия.
Ориентируясь на нужный сегмент потребителей,
можно вывести гостиничное предприятие
в лидеры рынка.
В городе Комсомольск-на-Амуре
28 гостиниц, из них 6 гостиниц предоставляют
бизнес-услуги.
Гостиница «Сити» находится
по адресу улица Кирова, дом 2
Рисунок 2.1 – Гостиница «Сити»
Гостиница «Сити» –
это современный отель бизнес – класса.
Здание гостиницы расположено на набережной.
Система видеонаблюдения, круглосуточная
охрана гарантируют безопасность гостей
отеля. Гостиница «Сити» предлагает 50
комфортабельных номеров со всеми удобствами.
Телефон: +7 (4217)
33-33-38.
Отдел бронирования: +7 (4217)
33-33-38.
Количество номеров:
50.
Расположение: центр.
Официальный сайт: https://inkms.ru.
Гостиница
«Сити» предлагает гостям следующие бизнес
– услуги:
- конференц-зал (20 посадочных
мест, стоимость 400 р./ч);
- ксерокопия, факс;
- Wi – Fi интернет.
Гостиница «Бизнес - центр»
находится по адресу улица Дзержинского,
дом 3
Рисунок 2.2 – Гостиница «Бизнес - центр»
Гостиница Бизнес-центр
с европейским уровнем сервиса расположена
в городе Комсомольск-на-Амуре. Уютные
телефонизированные номера с мини-баром
от стандартных категорий до категории
«люкс». Англоговорящий персонал.
Телефон: +7 (4217)
52-15-22.
Отдел бронирования: +7 (4217)
52-15-22.
Количество номеров:
54.
Официальный сайт: bc-etc.com.
Гостиница «Бизнес - центр» предлагает
гостям следующие бизнес – услуги:
- конференц-зал (на 40 человек, 700 р./ч);
- ксерокопия, факс;
- сейф;
- Wi – Fi интернет.
Гостиница «Восход» находится
по адресу проспект Первостроителей,
дом 31
Рисунок 2.3 – Гостиница «Восход»
Гостиница Восход расположена
неподалеку от делового, исторического
и культурного центра Комсомольска-на-Амуре.
К услугам гостей 160 номеров категорий
люкс, бизнес, комфорт, стандарт и эконом.
Рядом с семиэтажном зданием гостиницы
- бар и ресторан.
Телефон: 7 (4217) 53-51-31.
Отдел бронирования: 7 (4217) 53-51-31.
Количество номеров: 160.
Расположение: центр.
Официальный сайт: hotel-voskhod.com.
Гостиница «Восход» предлагает
гостям следующие бизнес – услуги:
- конференц-зал (до 25 человек, стоимость 400 р./ч без
проектора, 500р./ч с проектором);
- ксерокопия, факс;
- сейф;
- Wi – Fi интернет.
Гостиница «Дзёмги» находится
по адресу улица Орехова, дом
65
Рисунок 2.4 – Гостиница «Дзёмги»
Гостиница Дзёмги расположена
в Ленинском округе Комсомольска-на-Амуре.
Гостиница является дочерним предприятием
ОАО «Комсомольское-на-Амуре авиационное
производственное объединение». К услугам
гостей 81 номер. Каждый номер оборудован
всем необходимым для комфортного проживания.
Во всех номерах есть телевизор, мини-бар,
чайник, сейф, радио-будильник, санузел
с душевой кабиной.
Телефон: +7 (4217)
52-35-19.
Отдел бронирования: +7 (4217)
52-35-19.
Количество номеров: 81.
Расположение: до центра 6,31
км.
Официальный сайт: www.dzemgi.com.
Гостиница «Дзёмги» предлагает
гостям следующие бизнес – услуги:
- конференц-зал (400р./ч);
- ксерокопия, факс;
- сейф;
- Wi – Fi интернет.
Гостиница «Визит» находится
по адресу улица Кирова, дом 25
Рисунок 2.6 – Гостиница «Визит»
Гостиница Визит расположена
в центральной части города Комсомольска-на-Амуре,
на площади Кирова, рядом с парковой зоной,
в 10 минутах от набережной реки Амур и
автовокзала. Во всех номерах спутниковое
телевидение, городская, междугородная
и международная телефонная связь, кондиционер,
беспроводной интернет, система пожарной
сигнализации.
Телефон: +7 (4217)
54-12-52.
Отдел бронирования: +7 (4217)
54-12-52.
Количество номеров: 53.
Расположение: центр.
Официальный сайт: vizitkms.ru.
Гостиница «Визит» предлагает
гостям следующие бизнес – услуги:
- конференц-зал (до 25 человек, стоимость 500р./ч);
- сейф;
- ксерокопия, факс;
- Wi – Fi интернет.