Организация и технология делового выездного туризма в Китай

 К достоинствам организации работы туроператора посредством  услуг meet-компании можно отнести:

• значительно меньшие издержки, чем при  прямой организации туров (нет необходимости в длительных и частых телефонных переговорах, командировках и т.д.);
• определение единого ответственного за качественное предоставление оплаченных оператором услуг лица (в данном случае, это будет ответственный менеджер meet-компании);
• экономическую выгоду - возможность приобретать услуги «наземного обслуживания» у крупных зарубежных инкам-операторов, которые, по причине наличия у них жестких блоков мест в ряде местных отелей, имеют значительные скидки на услуги хотельеров. Зачастую приобретение услуг отеля напрямую выходит значительно дороже, чем при покупке их у meet-компании;
• упрощение или значительное облегчение процедуры международных переводов валюты [1]

     Проблемой посреднической схемы организации международного выездного туризма является перспектива усиления лобби крупных meet-компаний в отношении небольших аутгоинговых операторов. В виду того, что крупная принимающая компания всегда даст минимальные цены «наземного обслуживания», чем не оставит аутгоинг-оператору другой альтернативы совместной работы, она получает реальную возможность оказания влияния на оператора (в особенности, если он - не большая фирма). Примерами такого лобби крупных meet-компаний являются беспричинное удорожание стоимости наземного обслуживания в пик-сезон (о котором менеджеры meet-компаний не всегда уведомляют своих партнеров-операторов), снижение комиссионного вознаграждения, перемена заявленных туроператором отелей или перевозчиков (зачастую с уведомлением оператора в последние дни до отправления туристов).

Однако, несмотря на реальность наступления  негативных по следствий, схема работы аутгоинговых операторов через посредника — meet-компанию на современном российском рынке наиболее распространена. Именно к такой схеме работы прибегают большинство небольших или многопрофильных туроператоров, а также операторов, работающих на массовых и популярных на правлениях. Тогда как схема прямой организации туров типична для солидных туроператоров, работающих на индивидуальных направлениях.

1.3 Документационное  обеспечение деловых   туров

   Любые схемы сотрудничества с поставщиками услуг, выбранные туроператором, как наиболее подходящие для организации тура, должны быть документально оформлены задолго до начала сезона, поскольку совместная работа оператора и поставщика тур-услуг является особым юридическим событием, приводящим к появлению новых прав и обязанностей обеих сторон.

   Документирование чаще всего осуществляется в подписании договоров (контрактов) о совместной работе туроператора и определенного поставщика туруслуг.

Неотъемлемыми реквизитами этих договоров являются:

• полное наименование, форма собственности, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты и контактные телефоны сторон;
• место и время заключения договора о сотрудничестве (местом заключения могут выступать как родные города оператора и поставщика тур-услуг, так и нейтральная территория, например, место проведения туристической выставки);
• предмет договора (в котором кратко дается понятие целям, с которыми заключался договор, например, «Основываясь на взаимном стремлении к сотрудничеству, стороны договорились о следующем: ОПЕРАТОР осуществляет набор и отправку групп и индивидуальных туристов в Китай, ФИРМА обеспечивает организацию их пребывания в Китае»);
• условия договора — подробное описание схем дальнейшего сотрудничества (формы работы — факсимильная, электронная; документооборот - форма заявок, подтверждения заявок и ваучера; формы расчетов; сроки подачи заявок и их подтверждения, формы сверки выполненных работ);
• права и обязанности сторон;
• общая стоимость контракта, порядок и сроки окончательного расчета (например, при покупке блоков мест, заказе чартера или фрахте судна);
• ответственность сторон (обычно выражается в процентном соотношении от стоимости контракта);
• определение контактных и ответственных лиц;
• форс-мажорные обстоятельства;
• длительность контракта и условия его пролонгации;
• печати и подписи сторон.  [1]

   Договоры между туроператором и поставщиками тур-услуг подписываются в двух (или более) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. С иностранным поставщиком туристических услуг договор заключается на двух языках (может применяться параллельный перевод в тексте контракта). Необходимо отметить, что туроператор обязан иметь контракты с поставщиками абсолютно всех услуг, задействованных в тур-пакете. В противном случае, в проведении сертификации качества этого тура соответствующими органами государства может быть отказано.

   Из изложенного выше материала видно, что  организация    деловых  поездок     является   достаточно  специфическим  турпродуктом, требующего  не  малого  внимания   к деталям со стороны туроператора.  В то же  время подчеркнутая разница    между  организацией  тура на  отдых  и деловой  поездкой  явно  указывает  на  большую  прибыльность   второго.   Анализирование   способов взаимодействия   туроператора с поставщиками  услуг  и принимающими компаниями  позволило  выявить     положительные  и  отрицательные  стороны    при  прямой и опосредственной  схемах  работы туроператора.  

Практическая  часть

2.1.1. Технологии  сотрудничества с поставщиками услуг при организации           делового туризма в Китае 

     На территории  Китая  функционирует  ряд  туристических  компаний, занимающихся приемом  деловых туристов   из  России. Рассмотрим некоторые  из них.

      Туристическая компания «CYTS» является ведущим туроператором в Китае. Осуществляет  деятельность  на туристическом рынке с 1980 г. Компания является членом международной организации РАТА. AST, ,IATA,USTA. Организует  туры  по  всему Китаю,  предоставляет   услуги  по бронированию  авиабилетов, отелей, предоставлению гидов,  профессиональных  переводчиков, трансферов  и проведению  экскурсий. В штате имеются гиды, разговаривающие на английском, французском, немецком, русском, испанском и итальянском языках.

            CITIC - группа компаний Китая /CITIC Group, China International Trust and Investment Corporation/ была создана в 1979 году. CITIC Group представляет собой одно из крупнейших государственных предприятий непосредственного подчинения Государственному Совету Китая. В сферу ее деятельности помимо  туризма входят финансовые, банковские, ценно бумажные и инвестиционные операции. «CITIC» является одной из   крупнейших  инкаминговых компанией  по приему  туристов  из России  и стран  СНГ, штат которой   хорошо владеет  русским  языком.  Основной  офис  находится  в Пекине, также  имеются офисы в Шанхае и Гуанчжоу.

       «Жемчужная река». Самая крупная компания по приему россиян. Работает с 1994 года, принадлежит россиянину Андрею Иванову и его супруге – китаянке Дун Ся; они стояли у истоков приема наших соотечественников на острове и разработали туристические программы. У компании офисы в  Гуанчжоу, Шанхае, Пекине и Санье. «Жемчужная река» специализируется на России и СНГ, самые большие турпотоки получает из Москвы, Новосибирска, Екатеринбурга, Красноярска, Иркутска, Хабаровска и Благовещенска, также котируется в Петербурге, Красноярске, Чите, Владивостоке, Южно-Сахалинске и Якутске. Принимает большие группы на регулярных рейсах в Санью из Казахстана. Московские партнеры – ЮЖНЫЙ КРЕСТ, China Tour & Business Travel, «НТК Интурист», «Джет Тревел», «Асент Трэвел», «Нева», КМП, ИСТ ЛАЙН, Express Line, «Квинта-Тур», «Астравел», «Гранд Тур Вояж» и другие.

       Туристическая компания ''SAL TOURS'' , основанная в 1986 году, является одной из ведущих турфирм в Шанхае, членом союзов PATA и IATA . ''SAL TOURS'' предлагает весь спектр туристского обслуживания в Шанхае и в восточном регионе Китая. С 2001 компания начала дело по приему туристов из России и других стран СНГ , сейчас в компании больше 40 высококвалифицированных и опытных русскоговорящих менеджеров , гидов и переводчиков. Оказывают услуги по визовой поддержке, приему российских групп по безвизовому режиму по соглашению РФ и КНР,  оформлению виз по прилету в аэропорту Пудунг г.Шанхай, бронированию отелей , обеспечению трансферами, аренде машин с водителем, VIP- сервисе в аэропортах Пудунг и Хунтсяо в Шанхае.                                                                

         Все схемы сотрудничества оператора с иностранным партнером можно условно разбить на три категории: работа по разовым заявкам, работа на условиях квотирования и туристический кредит. Разовые заявки - наиболее простая в организации и наименее рискованная для туроператора форма взаимного сотрудничества, при которой туристический оператор заказывает организацию «наземного обслуживания» под конкретного и реального клиента, который уже внес предоплату за туруслуги. В этом случае оператор обязан сделать предварительный запрос наличия мест в интересующем клиента отеле на определенные даты. В случае подтверждения meet-компанией заявленных условий тура, оператор обязан оплатить в указанный в подтверждении заявки срок всю необходимую сумму денежных средств. Этот способ    актуален, когда турист  желает  остановиться в определенном  отеле, не входящим в число наиболее  посещаемых, например,  из-за отдаленности  от  центра города или его местонахождения в городе ( не являющимся  центром делового  туризма)  или в период  низкого сезона. В случае, когда туроператор имеет значительные рыночные возможности и уверен в отправке определенного количества туристов регулярно, он может перейти на квотированную форму работы с meet-компанией. Смысл квоты в этом случае сводится к тому, что meet-компания до определенного момента времени держит на брони определенное количество мест в отелях различной категории или в конкретных отелях для клиентов туроператора. При такой схеме сотрудничества оператор уверен в гарантированном предоставлении ему «наземного обслуживания» и  не тратит  время на дополнительный запрос информации о наличии мест в средствах размещения. Эта схема сотрудничества  особенно актуальна в период  высокого  сезона;  например, в октябре-ноябре  в Пекине (в   районе  улицы Ритань , где располагается всего один отель, отвечающий высоким стандартам, потому  очень популярен среди наших соотечественников)  или      в период  проведения   Кантонской выставки в Гуанчжоу (выставка мирового  масштаба проводится два раза в год, является  третьей по величине  в мире).  Туристический кредит — распространенная форма взаимного сотрудничества между туроператорами и meet-компаниями, имеющими значительный и многолетний опыт совместной работы. Целью туристического кредита является значительное упрощение расчетов между сторонами. Более того, такой способ  взаимодействия  позволяет    оперативнее работать  туроператору -  турист получает  ваучер  на  заселение сразу после оплаты  туруслуг, в то время, как туроператор еще мог не  перечислить денежные средства  за проживание принимающей компании.

          Поиск перспективных партнеров заключается в том, что из большого числа туристских фирм и предприятий, зарегистрированных в  стране, нужно выбрать те, которые проявили бы интерес к сотрудничеству, и при этом  соответствовали интересам и требованиям туроператора в отношении обслуживания туристов. Для их поиска используются  различные справочники, интернет и другие средства коммуникации. Традиционным является установление контактов с поставщиками услуг во время специализированных выставок. Выбирая партнеров  среди  принимающих  компаний, важно помнить о нежелательности работы только с одним партнером.  Имеет  смысл  сотрудничать   с несколькими  принимающими  компаниями  (  одна в Шанхае,  пару в Пекине,  и Гуанчжоу), так  как  это  способствует  более  слаженной  и оперативной  работе, более того    наличие нескольких  принимающих служит альтернативой при возникновении конфликтных ситуаций.

        Подписанию договора  с иностранным  партнером   предшествуют переговоры. Важно провести их таким образом, чтобы получить желаемый результат - необходимый туристский продукт хорошего качества, нужного количества и по желаемой цене.

        После успешно проведенных переговоров заключается   контракт о взаимном сотрудничестве сторон,  который регулирует отношения между туроператором и meet-компанией. В договоре определяется статус (права и обязанности) как туроператора, так и его иностранного партнера. По  договору, принимающая компания обязана предоставить полную  информацию   по своим предложениям  с описанием отелей  цен и тарифов; своевременно сообщать туроператору о всех возможных изменениях условий совместной работы (изменение цен, графиков заездов, рассылка специальных предложений); регулярно оповещать туроператора о наличии свободных и горящих мест в предлагаемых отелях; оперативно подтверждать заявки туроператора, высылать последнему ваучеры на расселение; организовывать «наземное обслуживание» согласно заявленным условиям; своевременно проводить сверку выполненных работ, высылая соответствующие акты туроператору; выплачивать туристическому оператору комиссионное вознаграждение в установленном договором размере (обычно от 10 % от стоимости «наземного обслуживания»). В обязанности туроператора входит: осуществление заблаговременного (не позднее указанного в договоре срока, исключением могут быть только продажи «горящих туров») бронирования в установленной договором форме (форма заявки на бронирование); предоставление  meet-компании информацию о личностях туристов (фамилии, имена, паспортные данные), номер рейса прибытия и вылета; информирование туриста о реалиях нахождения на местах отдыха, нюансах расселения, встрече и проводах; своевременное перечисление денежных средств за «наземное обслуживание» своих туристов meet-компании; оплата штрафные санкции (особенно при работе по схемам квотирования). Важным пунктом договора о сотрудничестве туроператоров является поведение сторон в случае отказа туристов от поездки после бронирования и оплаты туроператором «наземного обслуживания». Обычно в этом случае оплаченные оператором meet-компании деньги за минусом штрафа (при отказе менее чем за определенный договором срок) остаются на депозите оператора и идут в зачет будущим клиентам или группам.