Модель управления в таможенных органах

- получения решения  вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и  т.д.), для исполнения  которого требуется  применить частное,  более конкретное  решение на своем  уровне;

- поступления от  сотрудников (подразделений), а также из различных  ведомств, учреждений  и организаций,  участников ВЭД  и других частных  лиц разнообразных  вопросов (запросов), касающихся таможенного  дела;

- постановки нижестоящим  уровням конкретных  практических вопросов  и проблем.            Вслед за этим разрабатываются  варианты решения, удовлетворяющие  заданным ограничениям - по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного  обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и  др. Необходимость  в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет  найти наиболее оптимальные  пути в деятельности таможенных органов.         Наибольшее  применение в таможенной практике находят  эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение  выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование  прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.         Выбор наилучшего варианта и принятие решения  проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных  критериев, число  и содержание которых  всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией. К числу наиболее очевидных  критериев относятся: количество необходимых  сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы. Управленческие  решения выражаются в письменной или  устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность  решений, облегчает  контроль за исполнителями, последующий анализ дел.  Таким образом, процесс  принятия управленческих решений - это деятельность всех уровней управления по достижению целей  управления. Будучи важнейшим компонентом  системы управления, процесс принятия управленческих решений  является циклическим  и повторяющимся.         Критерием оценки управленческой деятельности является эффективность. Если два образа действий принесут одинаковые результаты применительно  к цели организации, предпочесть следует  тот, который предполагает наименьшие издержки. Если два образа действий предполагают одинаковые издержки, предпочесть  следует тот, который  дает наивысшие результаты.       Существуют  следующие наборы характеристик качественных показателей эффективности  разработки и реализации управленческих решений:

- своевременность  представления проекта  решения;

- степень научной  обоснованности решения;

- многовариантность расчетов,

- ориентация на  передовой опыт,

- численность занятых  в разработке решения,

- стоимость и сроки  реализации проекта,

- количество соисполнителей  и другие.

Для формулировки методологических подходов при выработке  управленческих решений  учитывается следующая  специфика управленческого  труда:

- управленческий труд  по выработке управленческих  решений - это труд  творческий;

- фактические результаты  чаще учесть невозможно  из-за отсутствия  системы протоколирования;

- социально-психологическая  результативность  решений количественно  не определяется;

- реализация решений  не выделяет обособленно  долю управленческого  труда;

- текущий контроль  за реализацией  решений отсутствует,  ожидаемая эффективность  чаще опирается  на факты прошлого  периода;

- при длительном  сроке реализации  вновь появляющиеся  обстоятельства искажают  предполагаемую эффективность;

- качество принятого  решения не оценивается  и не фиксируется,  хотя это и есть  предпосылка его  эффективности.

Методологические  подходы к оценке эффективности управленческих решений следующие:

- экономическая эффективность  управления в широком  смысле характеризуется  как ресурсная  по соотношению  доходов и как  затратная по соотношению  доходов и затрат;

- экономическая эффективность  управления в узком  смысле характеризуется  как соотношение  доходов и затрат  на содержание  аппарата управления;

- социальная эффективность  управления определяется  в широком и  узком смысле по  системе специальных  показателей;

- возможна оценка  эффективности выполнения  отдельных управленческих  функций по комплексу  показателей, специально  для этого разработанных  и учитывающих  специфику принимаемых  решений по каждой  из функций управления

Управленческое  решение может  быть качественным, эффективным, оптимальным. Качество управленческого  решения - это степень  соответствия его  внутренним требованиям  организации или  стандартам. Эффективность  управленческого  решения можно  определить как отношение  положительных результатов  и допустимых затрат. Оптимальными решениями  будут те из набора альтернатив, которые  наилучшим образом  удовлетворяют заданным критериям для  достижения поставленных целей.        Управленческое  решение - основной инструмент воздействия работников государственной  и муниципальной  службы на управляемый  объект. Первая особенность  принимаемых здесь  решений - это преобладание стратегических решений  социальной направленности как директивных  актов, направляющих, организующих и мотивирующих коллективные действия людей для достижения стратегических целей.  Стратегические  решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься  по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей  концепции, выработка  нескольких альтернатив  и выбор наилучшего решения.   Вторая  особенность связана  с наличием у управленцев  умения выявить зарождение стратегических противоречий отдела, поста. Здесь  важно уметь разглядеть в гуще будничных  дел ростки нового и поддержать их, взять на себя ответственность  и риск, когда еще  нет полной определенности и уверенности  в успешном исходе.    Третья  особенность заключается  в том, что надо уметь выделить из огромного числа  вопросов узловые. Для  специалистов государственного управления складывается, как правило, две  ситуации. Первая связана  с возможностью постоянно  и внимательно  следить за показателями контрольных индикаторов, сигнализирующих  об экстремальных  ситуациях: замечена опасная тенденция - начинается подготовка стратегического  решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней  среды, и решение  в таком случае делится на принятие неотложных мер и  действий стратегического  характера.   Четвертая особенность - низкая мотивация исполнителей управленческого  решения. Для решения  этого вопроса  в настоящее время  рекомендуется следующее:

- своевременное доведение  решений до исполнителей  для предупреждения  потери принятым  управленческим решением  своей актуальности;

- повышение мотивации  через расширение  привлечения сотрудников  к разработке концепций,  парадигм, ключевых  положений, стратегий,  а не только  путем согласования  с ним сформированных  решений;

- формирование общественного  мнения по проблемам  через средства  массовой информации, проведение конференций,  семинаров, симпозиумов;

- создание системы  кадрового обеспечения  реализации решений;

- организация контроля  за траекторией  движения решения,  что позволит руководству  вносить своевременно  коррективы в принятые  решения.

Процесс подготовки решений  представительного  органа предусматривает  следующие процедуры:

- каждый предлагаемый  проект решения  выносится на рассмотрение  в письменном виде  в соответствии  с утвержденной  формой;

- решение не должно  содержать более  одного вопроса,  смысл которого  должен быть отражен  в заголовке решения;

- любое решение,  которое вносит  поправки или отменяет  ранее принятые  решения, должно  предусматривать  дословное изложение  вопросов для изъятия  и включения в  новое решение.

При решении особо  важных вопросов жизни  всей таможенной системы  принятию решения  должно предшествовать его широкое обсуждение в СМИ и на публичных  слушаньях. Подлежат обязательной публикации решения по вопросам бюджета муниципального образования, налогов, сборов и пошлин, норм, порядков и  правил. Каждое решение (за исключением специально оговоренных) вступает в силу в течение 30 дней после принятия или с момента  его опубликования  в СМИ. Для индивидуального  лица, принимающего решения, формальная постановка соответствующей  задачи состоит в  следующем. Рассматривается  множество символов вида:

<S0, T, Q | S, A, B, Y, f, K, Y*>,

где слева от вертикальной черты расположены  символы, соответствующие  известным, а справа - неизвестным элементам  задачи.  S0 - проблемная ситуация; Т - время для принятия решения; Q - потребные для принятия решения ресурсы; S = (S1, ..., Sn) множество альтернативных ситуаций, доопределяющих проблемную ситуацию S0; А = (A1, ... Аk) - множество целей, преследуемых при принятии решения; В = (B1, ..., Bk) - множество ограничений; Y = (Y1, ..., Ym) - множество альтернативных вариантов решения; f - функция предпочтения, используемая данным лицом, принимающим решения; К - критерий выбора наилучшего решения; Y* - оптимальное решение.          В ряде случаев время  и ресурсы, отводимые  на принятие решения, могут быть неизвестны и подлежат определению  самим лицом, принимающим  решения. Тогда символы  Т и Q в приведенной  формальной записи следует  располагать справа от вертикальной черты.

Для группового решения  та же задача записывается в следующей форме:

< S0, T, Q | S, А, В, Y, F(f), L, К, Y*>,

где So, T, Q, S, А, В, Y, К - те же самые символы, что и в задаче для индивидуального решения; F(f) - функция группового предпочтения, зависящая от вектора индивидуальных предпочтений членов группы (d - число членов в группе); L - символ принципа согласования индивидуальных предпочтений для формирования группового предпочтения.   В рамках формализованной  таким образом  задачи принимается  соответствующее  решение на основе определенной стратегии.  Стратегии или системы правил, которыми руководствуются  в процессе выбора решений, можно разделить  на две группы: алгоритмические  и эвристические. Первые - это системы  алгоритмических  правил, четко определенных и позволяющих  произвести выбор  альтернативы за конечное число шагов. Эвристические  стратегии - это набор  правил, принципов  и приемов интуитивного характера, которые  гораздо менее  четко определены и не всегда позволяют  получить оптимальное  решение. Однако они  имеют то достоинство, что способны радикально уменьшить сложность  и трудность задачи и в значительной мере снижают напряженность  интеллектуальных усилий, требующихся для  подготовки и принятия решения.        К классу алгоритмических  стратегий относится  стратегия максимизации субъективно ожидаемой  полезности (SEU).  Согласно  этой стратегии Аr альтернатива оптимальна, если:

SEU (Ar) = УpSrj * Urj > SEU (Ai) = УpSij * Uij

j=1 i=1

для i = 1, 2, ..., n, где (pSrj) -- субъективная вероятность того, что истинной окажется гипотеза hj при выборе альтернативы Ar; (Urj) - величина выигрыша в случае, если произойдет событие hj после выбора альтернативы Аr. Действуя  в рамках эвристической  стратегии, человек, принимающий решение, воспринимает ситуацию как набор таких  характеристик, как: вероятность выигрыша (ВВ), размер выигрыша (РВ), вероятность проигрыша (ВП), размер проигрыша (РП), риск (R) и другие. Тем самым он создает  факторное представление  ситуации.   В зависимости от правил оперирования этими  факторами в процессе выбора различают  два вида эвристических  стратегий.    1. Внутренняя стратегия.  Применяя такую  стратегию, лицо, принимающее решение,  рассматривает каждую  ситуацию как единое  целое и сравнивает  интенсивность ее  свойств.

Можно различать два  вида внутреннего  анализа. Первый основан  на непосредственном сравнении факторов - между выигрышем  и проигрышем, риском и размером выигрыша и т. п. Человек, принимающий решение, определяет эти соотношения  в последовательности 1, 2, 3, 4, 5, указанной выше, и  на этой основе оценивает  глобальную привлекательность  выбора g.       Другой  вид внутреннего  анализа состоит  в сравнении факторов с определенными  внешними критериями и проверке того, соответствуют ли они этому критерию. Глобальная оценка привлекательности  выбора зависит от соотношений, имеющихся  между свойствами и их критериями. В ходе анализа принимающий  решение сравнивает в произвольном порядке  каждое свойство с  его критерием (k1, k2, k3, k4).     2. Внешняя стратегия.  Она состоит в  том, что лицо, принимающее решение,  сравнивает аналогичные  свойства двух  или более ситуаций. Иногда говорят,  что сравниваются  аспекты действий. Такое сравнение  имеет внешний  характер.

g1= (BB1, РВ1, ВП1, РП1)

g2 = (BB2, РВ2, ВП2, РП2).

Эта стратегия имеет  несколько характерных  черт. Во-первых, она  позволяет устранить  из дальнейшего анализа  те характеристики, которые одинаковы  для g1 и g2, что уменьшает число сравнений и трудность ситуации выбора. Во-вторых, принимающий решение сравнивает однородные характеристики, например платежи с платежами, вероятности с вероятностями, что вполне естественно и не вызывает особых затруднений.

2.2 Принципы организации  управления в таможенных  органах

Организация процесса управления - это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы  его осуществления; целесообразное построение во времени и пространстве в соответствии с  потребностями согласования совместного труда  в социальной системе  и задачами неуклонного  повышения эффективности  управления. Организация  процесса управления, как и любая  другая организация, предполагает распределение  работ в пространстве и во времени.       Организация процесса управления включает: установление необходимой последовательности выполнения различных  его циклов, этапов, стадий и фаз; определение  временных границ выполнения операций определенного вида и их группировку; четкое поступление  достаточной и  необходимой информации для нормального  и своевременного осуществления каждого  этапа процесса управления и всех его операций; установление порядка  участия различных  звеньев системы  управления по этапам процесса управления; определение процедур процесса управления обязательных операций для определенного  вида работ (операций согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и  др.)             Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и  фаз. Под циклом управления понимается отрезок времени, необходимый для  полной реализации всех общих функций  управления (анализ и прогнозирование, планирование, организация, регулирование, учет и контроль).           Для реализации циклов управления необходимо иметь  нормативную базу, системы планирования, учетов, системы оценки и стимулирования деятельности должностных  лиц, информационное, кадровое обеспечение  и др.         Цикл  включает этапы, под  которыми понимаются промежутки времени, в течение которых  в одном случае создается система  предстоящей деятельности, а в другом - осуществляется управление ходом  ее функционирования.          Каждый  этап состоит из стадий - времени, необходимого для полной реализации какой-либо одной  общей функции  управления. В соответствии с этим, различают  следующие стадии процесса управления: анализа и прогнозирования, планирования, организации, регулирования, учета и контроля. Каждая  стадия состоит из различного количества фаз управления, под  которыми необходимо понимать время, требуемое  для выполнения одной  операции (управленческой работы). Таким образом, по своему содержанию процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен  для управления любыми социальными системами. Кроме того, он остается неизменным к любым  условиям.    Применительно к управлению оперативно-служебной  деятельностью в  таможенных органах  общие функции  управления реализуются  через: анализ и оценку таможенной оперативно-служебной  обстановки и прогнозирование; принятие управленческих решений по проблеме и планирование, организацию  исполнения решений  и планов; регулирование; учет, контроль и  оценку результатов  работ) и образует цикл управления оперативно-служебной  деятельностью.    Анализ  и оценка таможенной оперативно-служебной  обстановки и прогнозирование  неразрывно связаны  с изучением, познанием  и предвидением развития совокупности условий  на том или ином участке таможенной деятельности и определением их влияния на результаты таможенного дела, а также в целях  принятия обоснованных решений и составления  планов.        Под таможенной оперативно-служебной  обстановкой понимается совокупность взаимосвязанных  элементов, с находящимися в диалектическом развитии экономическими, политическими, социальными, правовыми, региональными  и другими условиями (факторами), существенно влияющими  на таможенную деятельность.   Оценка  таможенной оперативно-служебной  обстановки (далее  ТОСО) является ядром, стержнем информационного  обеспечения управления таможенной деятельностью  и в этом качестве логически входит в систему функций  управления.     В процессе оценки ТОСО субъект управления решает следующие  задачи обеспечение  постоянного информационного  слежения и контроля за состоянием и развитием  ТОСО; выявление и  осознание характера  возникающих проблем  в процессе развития ТОСО; определение  степени реальной или потенциальной  угрозы со стороны  противника, а также  возможностей, путей  и средств ее устранения.    Как процесс, оценка ТОСО включает в себя следующие  этапы: определение  цели и задачи оценки ТОСО; изучение банка  данных, содержащих сведения об ТОСО (элементы, факторы, условия, конкретные события); анализ элементов  ТОСО и синтез аналитических  данных; формирование на основе критериев  и их показателей  оценочных суждений и прогностических  выводов о состоянии  и тенденциях развития ТОСО, ее динамике.           Основными элементами таможенной оперативно-служебной  обстановки являются: обслуживаемые участники  ВЭД; тактика и  устремления некоторых  участников ВЭД, постоянно, злостно и умышленно  нарушающих таможенное законодательство и  их пособников; контрабандистов  и их пособников; околотаможенных криминальных структур и их пособников, пытающихся осуществить отрицательное воздействие на таможенные органы; сведения об их устремлениях, замыслах, планах, времени, месте и тактике осуществления преступлений и правонарушений в сфере таможенного дела; силы и средства таможенных органов и их возможности по выполнению возложенных задач и функций; возможности использования других правоохранительных и контролирующих органов, ведомств и организаций по борьбе с преступлениями и правонарушениями в сфере таможенного дела; общегосударственные меры обеспечения экономической безопасности и защиты экономических интересов, а также по борьбе с международным терроризмом; среда, в которой осуществляется функционирование таможенного органа. Поскольку сама ТОСО представляет собой систему  взаимосвязанных  элементов, то и вырабатываемые оценки также должны быть взаимосвязаны  и взаимообусловлены. Любая оценка одного из элементов ТОСО должна быть согласована  и взаимосвязана  с оценками других элементов.  Формирование  оценочных выводов  должно проводиться  в соответствии с  содержанием тех  критериев, которые  были приняты за основу их получения. В оценках  необходимо отражать те признаки и факты, которые имеют  существенное значение для решения тех  задач, ради которых  они проводились. По  форме изложения  результат оценки ТОСО излагается устно  или письменно. В устной форме оценка излагается в виде суждений, выводов, мнений, утверждений, гипотез  и др.