Психологические аспекты контроля, как управленческого действия

В целом система мотивирующего контроля ориентируется не на формальное штатное расписание, а на важнейшие проблемы и перспективы развития организации. Как вы, наверное, уже заметили, она соответствует стилю управления, который К. Левин называл демократическим (коллективным). Чем характеризуется система внутреннего стимулирования? Сначала — ее достоинства:

• Она повышает заинтересованность работников в реализации целей организации, фирмы или подразделения, ориентирует их на общую цель.
• В результате использования этой системы усиливается удовлетворенность трудом.
• Исчезает потребность в утаивании негативной информации.
• Облегчается принятие решений, ведь для этого имеется достаточно полная информация.

К недостаткам этой системы относятся:

• Слабеет непосредственный (оперативный) контроль руководителя над деятельностью подчиненных.
• Появляется опасность, что цели, имеющиеся у предприятия, могут искусственно заменяться подчиненными.
• Является затруднительным справедливое распределение вознаграждения (премий) среди сотрудников.

Не каждым работником и не каждым коллективом можно управлять при помощи такой системы контроля , так же она подходит далеко не каждому руководителю.

Поставим вопрос: какая из двух систем контроля является более предпочтительной? Ответить на этот вопрос можно так: менеджер должен владеть обеими и использовать их в зависимости от ситуации и особенностей коллектива. Зная достоинства и недостатки той и другой системы, вы сможете предусмотреть негативные последствия от их применения и смягчить их. Единственное, чего делать не следует, это смешивать системы.

Мы обсудили, если можно так сказать, классические классификации контроля в системе управленческих действий. Вообще я должен сказать, что некоторые менеджеры считают необходимость оценивать деятельность своих подчиненных неизбежным злом. «Когда я возвышаю кого-то — я получаю одного неблагодарного и сотню недовольных» — посетовал как-то один из французских королей. В последние годы специалистами разработана еще одна система контроля, которая получила название «Система управления трудовой исполнительностью». Рассмотрим ее психологические принципы.

Система управления трудовой исполнительностью. Эта система состоит из двух основных компонентов:

• управление исполнительностью сотрудников;
• управление собственной трудовой исполнительностью.

Каковы основные правила управления трудовой исполнительностью сотрудников?

1. Вовлечение  сотрудников в создание программ трудовой исполнительности. Сделать это можно следующим образом:

• вместе с сотрудниками определять управленческие стандарты (критерии качества);
• поручить им проектировать инструкции, должностные обязанности, формы отчетности и т. д.

 

 Создание гибкой шкалы определения лучших исполнителей. Здесь важно показать сотрудникам, что быть даже «средним» исполнителем — это уже достижение. Неординарные же люди (как правило, не отличающиеся исполнительностью) должны оцениваться по другой шкале. Если они показали высокий результат в работе (а это время от времени происходит) — немедленно вознаграждайте их. 

Риск — благородное дело. Все допускают ошибки, удачи сменяются неудачами — такова жизнь. Но очень часто страх перед возможной неудачей или ошибкой приносит больше проблем, чем сами неудачи и ошибки. Кроме того, следует помнить, что каждый человек реагирует на неудачу одним из двух способов:

• изучает ошибки и старается впредь их не допускать;
• теряет желание предпринимать новые попытки.

 

 И сотрудник, и руководитель заинтересованы в том, чтобы на неудачи всегда реагировали первым способом. И это произойдет, если руководитель не будет применять наказание за неудачу, а будет помогать своим работникам изучать их ошибки и избавляться от нежелания рисковать. 

Дело и личность. О том, что, оценивая деятельность человека, следует воздерживаться от оценки его личных качеств, мы уже говорили. Добавлю лишь то, что ничего, кроме обиды и желания свести с вами счеты, это не вызовет. 

Сколько можно получить? Руководитель, использующий систему управления трудовой исполнительностью, всегда объясняет работникам, каковы реальные пределы заработной платы или вознаграждения. Любая работа,даже если она выполняется отменно, не заслуживает бесконечного количества денег. Если наилучшие работники получают наивысшее вознаграждение, то это поднимает оплату труда выше рационального уровня. Премия в тысячу долларов для человека с зарплатой в тысячу долларов менее рациональна (и даже расточительна), чем премия в пятьсот долларов. 

Люди. Обращаться с подчиненными следует с уважением, не забывая, что они — люди, а не просто человеческие ресурсы.

Теперь об управлении собственной трудовой исполнительностью. Это не что иное, как форма самоконтроля менеджера. Предлагаемые правила позволят сделать ее достаточно эффективной:

1. Правило  саморазгрузки. Оно позволяет в  течение рабочего дня контролировать  собственную деятельность точки  зрения того, действительно ли  вы занимаетесь только нужными  вещами. Все возникающие в ходе  дня рабочие задачи следует  ставить под вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить?)
• Почему именно я? (Поручить другому?)
• Почему именно сейчас? (Установить срок.)
• Почему именно так, в такой форме? (Рационализировать!)

Специалисты советуют переписать эти вопросы на карточку и поместить на видном месте на рабочем столе.

2. Обзор  истекшего дня. В конце рабочего  дня необходимо контролировать  не только выполнение поставленных  задач, но и продвижение к достижению  личных целей. Это помогает определить, что прошло благополучие и понять, что можно было сделать лучше. При обзоре вам помогут следующие вопросы:

Что (или кто) помешало мне сегодня достичь большего? (Ответы: «Бог», «судьба» и т. д. не принимаются, ответы «Я сам» должны быть наиболее частыми.

Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?

• Где я «застрял» на мелочах?
• Где я занимался решением второстепенных вопросов?
• Где я занимался ненужной критикой?
• Где я пошел на напрасные компромиссы?
• Где и в чем я был чрезмерно требовательным к другим?
• Где и в чем я был нетребователен к себе?
• Мог ли я отказаться от каких-то дел?
• Чему я сегодня научился?
• Удалось ли мне записать свои идеи или мысли?
• Что доставило мне сегодня радость ?
• Приблизился ли я к своей цели?

Поскольку список вопросов является достаточно обширным, можно для удобства использовать экспресс-метод, или «метод пяти пальцев»:

М (мизинец) — мыслительный процесс: какие знания и опыт я сегодня получил? Как я использовал свои мозги?

Б ( безымянный палец) — близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

С (средний палец) — состояние духа: каким сегодня было преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим? Чем их порадовал?

Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: что я сегодня сделал для своего здоровья, телесного и душевного?

И, наконец, можно использовать самый простой способ самоконтроля — оценить день по пятибалльной системе.

Остается только добавить, что правило обзора истекшего дня (в любом из трех вариантов) имеет еще и психотерапевтическое значение. Используя это правило, вы подчеркиваете качество дня, его значение. И это оказывает позитивное воздействие на вашу уверенность в успехе. Даже если вы раздражены и находитесь в плохом настроении, подведение итогов помогает вам сконцентрироваться на положительных результатах. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение разговора о контроле в системе управленческих действий рассмотрим некоторые типичные его ошибки. Знание этих ошибок и их негативных последствий поможет вам скорректировать свои действия и научиться контролировать то как вы контролируете.

Контроль «по случаю». Конечно, контроль не должен ограничиваться инцидентами. Нормальный контроль направлен не на выявление, а на упреждение негатива. И тем не менее очень часто возникают ситуации, когда нарушение фиксируется и постепенно формируется «досье» сотрудника, в котором собирается многолетний негатив. Чисто психологически плохое всегда регистрируется охотнее. Нормальный контроль — задача постоянная, и очень плохо, если он приурочивается к каким-то особым случаям. Следует заранее планировать и согласовывать с сотрудниками даты и форму контроля.

Тотальный контроль. О том, к чему он приводит, мы уже говорили. Можно лишь добавить, что тотальный контроль, кроме всего прочего, имеет еще один недостаток — он порождает небрежность. Парадоксальность заключается в том, что тотальный контроль не является средством борьбы с небрежностью, как это часто думают. Руководитель, решивший контролировать все и вся, освобождает сотрудников от ответственности, а не повышает ее. Ведь они начиная ют думать, что все ошибки все равно будут обнаружены шефом и следует полагаться только на него. Это, конечно, неприятно, но, с другой стороны, в обнаружении ошибки шеф видит свой собственный успех, и почему бы не доставить ему удовольствие? Так что тотальный контроль приводит подчиненных к несамостоятельности и к нерадивости. А если сотрудники были несамостоятельными с самого начала, то тотальным контролем их не изменить.

Скрытый контроль. Несмотря на то, что он некорректен этически и унизителен не только для сотрудника, но и для руководителя, он все-таки существует. Скрытый контроль встречается в разных видах — от проверки в отсутствие сотрудника его корзины для бумаг до использования услуг «стукачей». Самое опасное последствие этого вида контроля заключается в том, что это неблагоприятно отражается на морально-психологическом климате в коллективе. Ситуация подозрительности, постоянное чувство вины — это не те основы, на которых можно строить нормальные отношения в коллективе. Вообще скрытый контроль чаще всего вызывает чувство досады, и это единственный ощутимый его результат.

Контроль любимого участка. Каждый достигает высот в какой-то области, и если сделан очередной шаг в карьере, то приходится уступать свою работу другим. А это психологически трудно, ведь мы почти всегда уверены, что лучше нас с ней никто не справится.

Получив более высокую должность, менеджеры очень часто зацикливаются на контроле тех участков, тех вопросов, которые они курировали раньше. В чем здесь опасность? Прежде всего, в том, что, во-первых, менеджер «зауживает» поле контроля, а во-вторых, сотрудники очень быстро уясняют, что проверяется, а что — нет. Соответственно направляется и рвение. Наиболее грамотные сотрудники начинают водить шефа «за нос», делая «ошибки» в нужном месте, для того чтобы что-нибудь другое не попало в его поле зрения.

Кроме того, контроль любимого участка можно использовать для выявления соответствия человека занимаемой должности. Если, получив повышение, сотрудник продолжает контролировать свой любимый участок, это чаще всего означает, что новая должность ему не по плечу.

Контроль-проформа. «У нас настолько хорошая атмосфера, мои люди настолько приятны, что я просто не могу их жестко контролировать», -такое приходится слышать не так уж редко. Шеф стесняется даже говорить

о контроле, дабы не обидеть подчиненных. Конечно, в силу своих должностных обязанностей он все-таки контролирует их, но поверхностно, выборочно, с тайной надеждой, что ничего не будет обнаружено. А если какая-то ошибка и выявляется, то шеф исправляет ее сам — зачем портить добрые отношения, призывать кого-то к ответу? Руководитель, поступающий так, либо не понимает сущности и значимости контроля, либо не уверен в себе. Не следует забывать: кто не контролирует работу своих подчиненных, тот не интересуется их достижениями.

Контроль из-за недоверия. Многие думают, что контроль успешен только тогда, когда что-то «выявлено», «вскрыто», «обнаружено». Такой контроль основан на уверенности, что сотрудники всегда делают что-то не так, а потому обязательно нужно это «что-то» найти. Подозрительность свидетельствует о неуверенности в себе. Если у человека нет здорового чувства собственного достоинства, то он чувствует угрозу, исходящую от других, даже если ее на самом деле нет. Безошибочная работа сигнализирует такому человеку, что есть люди, претендующие на его кресло, и контроль начинает выполнять функцию «короткого поводка». Это иногда помогает, но если вы контролируете из-за недоверия, то не ждите доверия со стороны своих подчиненных.