Разработка и ведение систем стратегического и процессного управления

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ КАМЧАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

КАФЕДРА «Менеджмент» 

Дисциплина  «Управление бизнес-процессами»

Реферат 

Разработка  и ведение систем стратегического и процессного управления 

Выполнил  студент группы  08-ФК        Зеленская М.                                    _{(подпись)  (Ф.И.О)}

Работа  защищена « »     20  г. с оценкой    

Руководитель:            Журавель В.Ф.                        _{(уч.степень, должность)                                           (подпись)          (Ф.И.О)} 
 
 
 
 
 
 
 

г. Петропавловск-Камчатский,

2011 год 

СОДЕРЖАНИЕ 

1) Этап 1. Организационно-методическая подготовка проекта…………………………...3-12

2) Этап 2. Разработка стратегии организации…………………………………………….12-15 

3) Этап 3. Разработка регламентов системы стратегического управления.

Регламентация бизнес-процессов………………………………………………………….15-16

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………………..17 

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1: Организационная структура проекта……………………………………19

ПРИЛОЖЕНИЕ 2: Разработка стратегии организации: концепция……………………..….20

ПРИЛОЖЕНИЕ 3: Однажды в подразделении. Работа руководителя…………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Этап 1. Организационно-методическая подготовка проекта

      Руководители организации принимают решение о целесообразности разработки и внедрения процессного подхода к управлению.      Сетевой график выполнения работ по этапу 1 представлен:

1) Принятие решения о начале проекта

2) Назначение руководителя  проекта

3) Формирование методической  группы

4)  Обучение руководителей  верхнего уровня  и участников рабочих  групп

5) Разработан проект  сети (системы) процессов  верхнего уровня

6)  Разработка форм  документов

7)  Разработка документированных  процедур

8)  Создание рабочих  групп по процессам

9) Обучение руководителей  среднего звена  и участников рабочих  групп

10). Разработка плана выполнения проекта 

       Для управления проектом на этапе 1 разрабатывается организационная структура проекта. Если в проекте участвует внешний консультант, то организационная структура проекта может выглядеть следующим образом рисунок 1[Приложение 1].

      Создается управляющий комитет по проекту, в который входит руководство организации (Заказчик), руководитель проекта от организации, директор проекта со стороны организации-консультанта (Исполнитель). Управляющий комитет по проекту проводит совещания не реже одного раза в месяц. На совещаниях рассматриваются отчеты по выполнению работ по проекту, представляемые руководителями проекта со стороны Исполнителя и Заказчика. Руководитель проекта со стороны Исполнителя управляет группой консультантов, а руководитель проекта со стороны Заказчика управляет методической группой, которая формируется из сотрудников организации на временной основе.

  Руководитель  проекта со стороны Заказчика  должен быть назначен приказом Генерального директора. Выбор руководителя проекта со стороны организации рекомендуется осуществлять на основании следующих критериев:

1. возможность оперативно взаимодействовать с Генеральным директором по вопросам управления проектом (наличие административного ресурса);
2. возможность работать по проекту не менее 30% рабочего времени (наличие ресурса времени);
3. стаж работы на руководящих должностях в организации не менее 1—2 лет;
4. знание специфики деятельности организации и специфики существующей системы управления;
5. знание основных методов проектного управления, проектного учета;
6. уважение в коллективе;
7. коммуникабельность;
8. желание заниматься улучшением деятельности организации;
9. перспективы в организации (по мнению руководства организации и/или учредителей).

  При выборе претендентов на позицию руководителя проекта целесообразно заполнить  следующую таблицу. Анализ полученных результатов поможет принять решение о выборе руководителя проекта. 

Табл.1. Оценка претендентов на позицию руководителя проекта 
 
 

  Методическая  группа (МГ) создается из числа сотрудников  организации Заказчика на временной  основе. Рекомендуемая численность  МГ зависит от размера организации  и составляет в среднем 3—4 человека. В рамках проекта МГ, как правило, решает следующие задачи:

1. сбор и предоставление Исполнителю запрашиваемой информации о деятельности организации Заказчика;
2. ведение документооборота по проекту со стороны Заказчика;
3. подготовка инфраструктуры к работе консультантов Исполнителя;
4. содержательный анализ и согласование проектной документации, разрабатываемой Исполнителем;
5. обучение руководителей и сотрудников организации методикам процессного управления, обеспечение методического сопровождения проекта в периоды отсутствия консультантов Исполнителя в организации Заказчика;
6. выполнение проектных заданий Исполнителя в рамках утвержденного плана работ;
7. контроль выполнения работ по проекту в соответствии с утвержденными планами;
8. подготовка отчетности по проекту.

  В перспективе рекомендуется назначение сотрудников МГ на должности внутренних аудиторов организации.

  Сотрудники, вошедшие в МГ, должны получить возможность  работать по проекту с отрывом  от основной деятельности на 40— 60%. Отбор  сотрудников в МГ рекомендуется  осуществлять на основании следующих  критериев:

1. возможность работать по проекту не менее 40% рабочего времени (наличие ресурса времени);
2. стаж работы в организации не менее 1 года;
3. знание специфики деятельности организации и специфики существующей системы управления;
4. уважение в коллективе;
5. коммуникабельность;
6. желание заниматься улучшением деятельности организации;
7. перспективы в организации (по мнению руководства организации и/или учредителей).

  При выборе претендентов в МГ целесообразно  заполнить следующую таблицу. Анализ полученных результатов поможет  принять решение о выборе соответствующих  сотрудников организации. 

Табл. 2.Оценка претендентов в методическую группу 
 

 

      Решение о выборе руководителя  проекта и составе методической группы закрепляется приказом директора организации. Этот приказ («О начале проекта») должен содержать следующую информацию:

1. название проекта (рекомендуемое название: «Проект разработки и внедрения системы управления бизнес-процессами организации»);
2. плановые сроки выполнения проекта;
3. назначение руководителя проекта;
4. назначение участников методической группы;
5. утверждение структуры управления проектом.

  Приказ  должен быть доведен до всех сотрудников  организации.

  Кроме создания организационной структуры проекта, на этапе 1 разрабатываются (адаптируются) типовые документы и некоторые внутренние стандарты. К числу разрабатываемых типовых документов относятся:

• форма карты стратегии и счетной карты организации в целом;
• форма положения о подразделении;
• форма должностной инструкции;
• форма рабочей инструкции;
• форма технологической инструкции;

• форма  справки-протокола по процессу (счетная  карта по

  процессу).

  Внутренние  стандарты необходимы для обеспечения  унифицированного порядка действий владельцев процессов и сотрудников по важнейшим аспектам деятельности: управления документацией, управления первичной информацией о ходе и результатах выполнения процессов, выполнении корректирующих действий и пр. Без наличия указанных документов обеспечить единообразие действий владельцев процессов при внедрении процессного подхода сложно. На практике в комплект внутренних стандартов, разрабатываемых на данном этапе, включают:

1. стандарт на управление документацией (без нормальной системы документооборота невозможно налаживать межфункциональное взаимодействие между процессами);
2. стандарт на управления первичной информацией по процессам (так называемые «записи по процессам» — основа для анализа процессов и выявления причин отклонений);
3. стандарт на выполнение корректирующих и предупреждающих действий (по сути это важнейшие элементы цикла управления процессом P-C-D-A);
4. стандарт на проведение внутренних проверок (для обеспечения выполнения работ по внутреннему аудиту бизнес-процессов).