Значение и роль информации в работе менеджера

Описание: Общие требования к документам,назначение информационного обеспечения,требования к тексту документов,основные виды организационно – распорядительной и справочно-информационной документаций,Программное обеспечение по организации работ с документами.
Реферат содержит 1 файл: 

к.р менеджментперсональный!.doc

141.50 Кб | Файл microsoft Word  открыть 
Не получается скачать реферат Значение и роль информации в работе менеджера? - Техническая поддержка

к.р менеджментперсональный!.doc

5.2 Основные  виды  справочно-информационная  документация.

1. Отчет – это служебный документ, который содержит сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и т.д. Отчеты бывают простые и сложные в зависимости от характера выполненной работы. Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются от руки или машинописным способом на трафаретных бланках, текстовые – на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, по большей части за схемой. Отчеты составляют о работе, выполненной на протяжении определенного периода. Они должны быть конкретными, то есть давать сжатый ответ на вопрос схемы. Реквизиты отчета: название вида документу, дата (дата подписания), заглавие к тексту (о чем отчет и за какой период), текст (вступление, основная часть, выводы и планы на перспективу), подпись, отпечаток печати (в случае необходимости).

2. Факс – это служебный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связи. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют так же, как и служебное письмо. Дополнительные данные, что их автоматически проставляет аппарат – это: указание отправителя (его коду), дата и время передачи документа, номер телефакса, из которого передана информация, количество страниц. Отправитель факса (адресант) должен получить подтверждение о том, что адресат получил информацию. Главной является графа “RESULTS”, в которой в случае получения сообщения полностью и без ошибок проставляется “OK”; если были сбои, - то “NG”. Если полученные факсы содержат очень важную информацию и предназначенные для длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, что используют для факсов, очень тонкий. По большей части переписки по коммерческим вопросам хранят 3 года. Служебную переписку с инофирмами относительно важнейших вопросов хранят не меньше 10 лет.

3. Телеграмма  – это служебный документ, который  составляет буквенно-цифровое сообщение,  переданное с помощью телеграфной  связи (телеграфом). Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны быть сжатыми и недвусмысленными. Не рекомендуется употреблять предлоги , союзы, местоимения, возгласы, частицы (кроме частицы “не”). Не допускается: переносить слова текста телеграммы из одной строки на другой; делать любые исправления. В случае необходимости вместо знаков препинаний и других используют условные обозначения: КРПК, КМ., ЛПК, НР (номер), ДВК (двоеточие). Знаки “-” (минус), “+” (плюс) % (процент) пишут словами; однозначные числа – преимущественно словами , многозначительные – цифрами. Служебные телеграммы оформляют на почтовых или фирменных бланках или на чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают к отделению связи , второй подшивают в дело. Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.  В телеграммах ответах в начале текста отмечают номер документа, на который дают ответ, а в конце – исходный номер, после чего отмечают название предприятия (сокращенно), посада (в случае потребности), фамилию лица, которое подписало телеграмму.  Оформляя служебную телеграмму, отмечают: название вида документа, категория телеграммы, вид телеграммы, телеграфный адрес получателя, номер документа, на который дают ответ, текст, исходный номер телеграммы, сокращено название предприятия, которое посылает телеграмму, должность лица, которое подписало телеграмму; почтовый адрес и название предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, отпечаток печати предприятия - отправителя.

4. Телефонограмма  – это служебный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном. Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.

Текст телефонограммы должен быть четким, сжатым (до 50 слов), с акцентом на факты, дать, время  и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то нужно каждую букву передавать словами. Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия. Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов. Оформляя исходную телефонограмму , отмечают: название вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и номер телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы. 

6. Программное обеспечение  по организации  работ с документами.

Документы и  корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой  организации. Вследствие этого все  документы и вся корреспонденция  должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих  документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ 
(менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит  с входящими документами. В зависимости  от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в  обязанности которых входит: 
регистрация поступающей корреспонденции, сортировка в зависимости от предназначения, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции, сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы  в кабинете менеджера нет никакой  необходимости и поэтому в  обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список 

  1. Андреева  В.И. Делопроизводство. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998. - 435 с.
  2. . Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. -- 1. с. 35 - 39.
  3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону 2001 - 536 .с
  4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002. - 642 с.
  5. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.
  6. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 641 с.
  7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998
  8. Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. - Новосибирск: СибАГС, 2003. - 464 с.
  9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел - синтез" 2002 - 384 с.
  10. Палеха Ю. И Документационное обеспечение управлення. - М: "МАУП", 2004. - 521 с.
  11. Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 482 с.
  12. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - рапорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.
  13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов". Серия "Управление документацией". - М.: Дело, 1999. - 325 с.
Страницы:    предыдущая   123456   следующая
Поиск по сайту

Предметы