6. Когда постановка задач идет  совместными усилиями, не отвергайте второстепенные и незначительные варианты. С их помощью вы можете поставить более точную задачу. В противном случае, недостаток точности может задушить инициативу.

      3. Принципы и методы  постановки задач

      

3.1 Принципы  постановки задач

 

      Знание  того, какие сферы должны охватывать задачи, и какими качествами обладают эффективные задачи, очень важно, но постановка хорошей задачи сама по себе не помогает менеджеру улучшить управление организации. Если вы хотите извлечь всю выгоду, которую может предложить эффективная задача, в каждый подход менеджера к постановке задач должны быть включены пять основных принципов использования этих целей.

      1. Обсуждение задач

      Задачи  намного более эффективны, когда  подчиненные, которые несут ответственность  за их выполнение, принимают участие в их постановке. Задачи базируются на анализе, предположениях, предпосылках и интуиции относительно будущих событий. Сами задачи, их уровень, временные рамки и т.п. – это предмет для споров и расхождений во мнении. Вовлечение же подчиненных в процесс обсуждения задач ведет к увеличению их ответственности по своим обязательствам, что открывает в этой довольно сложной ситуации положительные стороны для менеджера.

      На  индивидуальном уровне участие в  постановке задач дает человеку повышенное чувство ответственности за выполнение этой задачи. На групповом уровне обсуждение методов и способов выполнения задач, а также сроков облегчает общение между взаимозависимыми подразделениями в любой организации. В конечном итоге, обсуждение, проходящее сверху вниз по всем уровням управления внутри организации, помогает обеспечить последовательность выполнения общих, долгосрочных и краткосрочных задач.

      Польза  от обсуждения задач может быть увеличена  двумя дополнительными чертами: «подписанием документов» и отчетностью. Согласно методу «подписания документов», менеджеры и их подчиненные, которые вовлечены в процесс постановки задачи, подписываются или ставят свои инициалы под конечными целями. Этот документ является чем-то вроде контракта, в котором записано, что должно быть сделано, как это должно быть исполнено, какие ресурсы необходимы для достижения желаемого результата. Использование этого метода обычно способствует постановке более ясных задач и уменьшает двусмысленность, главным образом, потому, что человек не будет подписываться под задачами или средством их выполнения, если они двусмысленны или неясны.

      Независимо  от того, проводится ли «подписание  документов» или нет, менеджеры  должны всегда иметь ясную отчетность, когда идет постановка задач. Это  означает просто разъяснение, кто ответствен за выполнение каждой поставленной задач.

      2. Определение приоритетов

      Организация и менеджеры, которые возглавляют  эти организации, ставят огромные количество самых различных задач. Опытные  менеджеры среди всех стоящих перед ними задач выделяют приоритеты. Они фокусируют свое внимание на задачах в тех сферах, где результаты имеют решающее значение. Вместо того, чтобы попасть в ловушку, руководствуясь принципом «делай все правильно», они применяют другой принцип – «делай то, что правильно!» Исследования в этой области показали, что наиболее эффективные менеджеры те, кто умеет из всех поставленных задач выделить приоритеты.

      3. Обеспечение регулярной обратной  связи

      Исследования  неоднократно показывали, что могут  быть достигнуты более высокие результаты исполнения, если обеспечивается обратная связь, нежели в случаях, когда исполнение идет само по себе, без всякого наблюдения и контроля. Мы – общество судей, и люди хотят знать, на какой стадии выполнения задачи они находятся. Этот простой принцип часто не принимается во внимание менеджерами, которые довольствуются тем, что во время ежегодной фазы планирования ставят задачи и больше к ним не возвращаются ни на следующий год, ни в течение следующего периода, чтобы проверить их с самого начала. Когда же людям регулярно обеспечивают обратную связь, они не только с большим усердием добиваются выполнения задачи, т. к. у них появился еще один мотивирующий фактор, но и начинают работать более производительно. Лучший способ – разбить процесс выполнения задачи на этапы и проводить «обратную связь» (устно или через обычные отчеты) на каждом этапе выполнения задачи [9].

      4. Связь задачи с системой поощрения

      Эффективность постановки задач возрастает, когда  задачи соединяются с системой поощрения и рецензирования. Система, которая поощряет выполнение взаимоустановленных задач, внушает исключительные обязательства по отношению к этим задачам. Однако кроме этого необходимо обеспечить справедливость системы поощрения.

      Система поощрения должна отмечать постановку эффективных задач независимо от того, выполнены они или нет.

      Применение  этих пяти принципов увеличит ваш  успех при использовании задач  в качестве орудия управления. Действительно, эти принципы лежат в основе двух методов управления, которые сегодня очень популярны в деловых кругах.

      Применение  пяти принципов для использования  задач в качестве орудия управления, которые мы только что описали, может  сослужить хорошую службу менеджерам. Следующие советы содержат девять основных идей для воплощения этих принципов в конкретные действия. Речь пойдет о том, как менеджеру ставить задачи вместе со своими подчиненными. 
 

      1. Привлекайте людей, которые несут  ответственность за выполнения  задачи, к принятию участия в  их постановке.

      2. Начинайте постановку задач с кратких набросков. Проведите «мозговую атаку» и лишь потом начинайте «оттачивать» цели.

      3. Убедитесь, что задачи отражают  реальные интересы организации.  Проверьте каждую задачу, задав  следующий вопрос: «Как она связана  с целью нашей деятельности?»

      4. Выделите приоритеты. Разделите  все задачи на три группы, необходимые,  желательные и те, которые могут  подождать. Выполняйте их соответственно.

      5. Регулярно (по меньшей мере  раз в квартал) обсуждайте прогресс  в выполнения задачи.

      6. Не забудьте связать все задачи подчиненных с системой поощрения.

      7. Избегайте «активности» задач.  Задачи должны включать результаты, которых надо достичь, а не  то, что надо сделать.

      8. Убедитесь, что средства, используемые  для выполнения задач, не стали  задачами сами по себе.

      9. Постановка эффективной задачи  становится тем легче, чем чаще  вы этим занимаетесь.

          4. Практические примеры постановки задач

 

      В области бюджетной политики в 2009 году основными задачами Совета депутатов и Администрации города Дубны были: 
-расширение видов платных услуг с целью замещения части расходов, осуществляемых за счет бюджетных средств;

-повышение персональной ответственности служб за расходованием средств по обязательствам, возникшим в результате реализации органами местного самоуправления делегируемых полномочий за счет субсидий и субвенций, переданных с другого уровня бюджетной системы;

-учет и контроль инвестиционной деятельности;

-практическая реализация адресных инвестиционных программ в муниципальном секторе экономики;

-завершение расчетов по долговым обязательствам в сфере коммунального хозяйства;

-работа по совершенствованию действующей в городе налоговой системы в пределах имеющихся у города прав;

-реализация  системы бюджетного финансирования  через целевые программы;

-реализация государственной политики в области управления муниципальной собственностью в сфере ЖКХ;

-конструктивное осуществление политики заимствований в коммерческих банках; 
-совершенствование методов управления городской собственностью, так как доходы от использования городской земли и недвижимого имущества являются важными доходными источниками бюджета;

Характеризуя  сложившуюся систему взаимодействия Администрации города с Советом  депутатов нормотворческом процессе следует выделить следующие основные направления этого взаимодействия:

-планирование нормативной деятельности;

-использование Главой города права внесения в Совет депутатов нормативных актов;

-согласительный процесс при доработке и повторном рассмотрении проектов нормативных решений;

-представительство Главы города в Совете депутатов;

-установление тесных контактов между депутатскими комиссиями, управлениями и отделами Администрации;

-взаимодействие аппарата Главы города и аппарата Совета депутатов; 
Одним из важных направлений совместной работы Администрации и Совета депутатов является подготовка проекта бюджета города на очередной год. 
Работа над проектом бюджета строилась на основе Положения «О бюджетном процессе в городе Дубне».

Бюджетная и налоговая политика ориентирована  на содействие социальному и экономическому развитию городского округа Дубна на предстоящий год и направлена на достижение следующих основных целей:

-повышение уровня жизни населения и сохранение социальной стабильности в городском округе Дубна;

обеспечение роста налоговой базы в целях стабильного наращивания доходной части городского бюджета;

-создание условий для обеспечения сбалансированности бюджетных ресурсов и безусловное исполнение действующих обязательств;

-повышение эффективности бюджетных расходов;

Реализация  намеченных мероприятий проводимой бюджетной и налоговой политики в 2009 году в целом позволила обеспечить сохранение благоприятной экономической среды и макроэкономической стабильности в городе. 
В 2009 году сохранилась тенденция роста заработной платы работников бюджетной сферы. Общий объем расходов бюджета на выплату зарплаты работникам бюджетной сферы составит около 550 млн. рублей.

  Заключение

 

      Задача  –  это желаемое (достижимое) состояние  объекта управления или отдельных  его параметров.

      Задачи  обладают определенными свойствами:

      1. Они имеют объективно-субъективный  характер. Объективность проявляется  в необходимости учета при  их постановке требований экономических  законов и закономерностей развития  конкретного предприятия; субъективность  означает, что задачи разрабатываются людьми и зависят от компетентности, опыта, психологических особенностей руководителей.

      2. Задачи выступают в качестве  побудительного мотива, который  регулирует действие людей, являясь  своеобразным внутренним законом,  которому человек подчиняет свою волю.

      3. Задачи управления обладают движущей  силой, пронизывающей всю хозяйственную  деятельность фирмы, ее трудового  коллектива.

      4. Задачам соответствуют свойства  соподчиненности, развертываемости  и ранжированности.

      Соподчиненность – отражает их последовательно подчиненный характер.

      Развертываемость  – проявляется в том, что задача конкретизируется в нескольких подцелях, локальных, частных (например, социальная задача включает условия труда, быта, отдыха).

      Ранжированность (соотносительная важность) подчеркивает, что отдельные задачи в конкретный момент имеют неодинаковую значимость для деятельности организации, что позволяет устанавливать приоритет задач.

      Соподчиненность, развертываемость и ранжированность  задачи положены в основу особого  метода упорядочения задач, который получил название «дерево задач». Он представляет собой схематичное изображение всей совокупности подцелей, работ, которые должны быть выполнены для достижения поставленной задачи.