Механизм и функции регулирования в менеджменте

2. Роль и  механизм регулирования

     Функция регулирования детерминируется  нормативностью: в ее поле зрения находится  всякое отклонение от нормы. Регулирование  состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются  все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, т.е. от нормы.

     Управление  производством через функцию  регулирования призвано рационально  организовать многочисленные связи  на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Установлено, что количество связей растет как квадрат числа роста производства. Если объем производства возрастет в 3 раза, то количество связей в 9 раз. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: концентрация производства, научно-технический прогресс, совершенствование организации труда, производства и управления. ⁶

     В условиях роста самостоятельности  и ответственности руководителей всех уровней происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальное регулирование работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

     Известно, что в любом процессе управления имеет место как прямая, так и обратная связь. Так и регулирование деятельности предприятия немыслимо без обратной связи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Информация, полученная по каналам обратной связи, позволяет осуществить регулирование хода производства. Например, если производство какой-либо позиции месячного плана отстает по срокам и объему, необходимо разработать систему мер, направленных на ликвидацию этого отставания. В этом случае функция координации и регулирования в конечном итоге обеспечивает достижение цели исполнителя, группы и организации в целом. Отсюда следует, что обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность эффективного процесса управления в компании.⁷

     Без координации и регулирования  начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Регулирование и контроль, таким образом, являются неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления — это синонимы».⁸

     Но  хорошо спланированное управление – всего лишь половина процесса. Оно дает результат, если в качестве части процесса регулирования и контроля прогнозируются возможные ситуации и осуществляется подготовка к действиям при их возникновении. Это обеспечивается: творческим и целеустремленным подходом к планированию, составлением хорошего календаря руководителя с выделением необходимого времени дня выполнения всех этапов и задач управления, готовностью использовать все внутренние и внешние факторы положения фирмы и уже достигнутые результаты, настойчивым и творческим совершенствованием работы. Всё это ещё раз подтверждает тесную связь между функцией регулирования и планирования.

          Процесс контроллинга на предприятии должен пройти следующие этапы:

       Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

       Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. долл. в 2007 г. или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 3%. Конкретный критерий (в данном случае 1 млн. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности. (Рис. 1)

        Установите стандарты

          

                                             Выработайте показа-

                                             тели результативнос-

                                                             ти 

      Рис. 1. Схематичное изображение действий управленца на первом этапе процедуры  регулирования 
 

     Второй  этап процесса контроллинга состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке. (Рис. 2) 
 

 Сравните достигнутые 

                                           результаты со стандар-

                                                            тами 

                                     

                                 Установите масштаб отклонений

                               Используйте принцип исключения

                                          Измерьте результаты

                                   Эффективно информируйте о

                                      стандартах и результатах 

Рис. 2. Схематичное  изображение действий управленца на втором этапе процедуры регулирования 
 

      После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. (Рис. 3) 

      

                Выбрать  линию

                                                   поведения

                                    

   - ничего не предпринимать

                                            - устранить отклонение

                                            - пересмотреть стандарт 

Рис. 3. Схематичное  изображение действий управленца на третьем этапе процедуры регулирования 
 

      Регулирование, являясь концепцией системного управления, в целях обеспечения долгосрочного  эффективного функционирования предприятия  организуется, как правило, там, где  управление находится в кризисе  либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка.⁹

      Рассмотреть этапы механизма регулирования  в совокупности можно на схеме 1. 

 

     Схема 1. Этапы процесса регулирования 
 

      Для принятия решения о регулировании  деятельности компании и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

        Повышение роли функции контроллинга в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности регулирующего механизма компаний.

      В системе управления фирмой контроллинг  решает несколько задач. Во-первых, с помощью контроллинга можно заранее обнаружить появление во внешней и внутренней среде фирмы факторов, которые могут оказать на ее развитие или функционирование серьезное влияние, и своевременно отреагировать на них. Поэтому контроллинг не должен привязываться к строго определенному сроку, а охватывать период, и, чем последний больше, тем больше должно быть в нем точек контроля. Кроме того, с помощью контроллинга отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции развития фирмы, их направление, глубина и т.п. Все это позволяет создавать более обоснованные и надежные планы, особенно на перспективу.¹⁰

      Обобщая мнения разных ученых, можно выделить несколько характеристик эффективно регулирования или контроллинга:

1. Стратегическая направленность контроля

• контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.

2. Ориентация на результаты

• Конечная цель контроллинга состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроллинга не заняли более важного места, чем подлинные цели организации. Например, было бы глупо увольнять лучших коммивояжеров фирмы только потому, что они никогда не представляют отчеты о расходах вовремя.

3. Соответствие делу

• контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля

• Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля

• Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Так, например, фирма, производящая 100 различных товаров, должна использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из них, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась. 

6. Простота контроля

• Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, — такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля

• Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых какой-либо обычной фирмой, почти наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с возможными хищениями, чем проверять содержание каждого ящика — это будет стоить очень дорого.