Культура управленческого труда

ВВЕДЕНИЕ

       Отношения  “начальник – подчинённый”, имеющие место в любой организации, существовали ещё с незапамятных времён. Однако лишь к середине 20 века им стало уделяться должное внимание, как внутри предприятий, так и со стороны  учёных, исследующих трудовые процессы.

       Данное явление связано с тем,  что с недавнего времени, деятельность  предприятий во всём мире характеризуется ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объёма административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью), ростом объёма информации и документооборота.

       Необходимость совершенствования  организации управленческого труда  вызвала появление различных терминов и определений для обозначения совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является культура управленческого труда, являющаяся фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.

       Освящая в своём реферате это  понятие, я постаралась изложить  его специфику, раскрыть сущность и содержание, а также привести примеры, которые, на мой взгляд, дают более полную характеристику и  представление об изложенном материале.

КУЛЬТУРА  УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА 

       Успех в работе любой организации  (рост уровня и качественных  показателей производства, его конкурентоспособности в современных условиях) зависит не только от технических и технологических процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой деятельности.

       Управленческая деятельность - это,  прежде всего, осмысленная деятельность, цель которой поднять эффективность организации производства. Отсюда и высокая требовательность к руководящему составу любого ранга, будь это директор, сельский бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится успех дела,  благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени зависит успех любого дела или провалы в работе.

       Новые условия хозяйствования, повышение образовательного  уровня и зрелости менеджеров дали мощный толчок развитию управленческой культуры. Управленческие  службы не только коренным образом изменили отношение  к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности,  эффективности производства и управления организацией.

       Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком  смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и  традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.  

       Осмысливая изложенное, управленческую  культуру можно представить как 

совокупность  типичных для менеджера ценностей, норм, точек зрения и идей,

которые сознательно формируют образец его поведения.                                  

       Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в её осно-

ве лежат  определенные нормы, которые должны строго соблюдаться менеджером:

а)  юридические  нормы управленческого труда, которые  отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;   

б)  моральные  нормы  - нормы, которые  регулируют   поведение руководителя  в такой важной области, как нравственность и  мораль;                                                                                      в) организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка  и другие нормы  организационного            плана, принятые и используемые в любой организации;                                                                            г)  экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации.

         Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и т.п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труда.

       Культуру управленческого труда принято подразделять на:

1.  Личную  культуру руководителя, включающую  в себя:

-  уровень  квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид,  форму обращения к подчиненным;

-   рациональное распределение рабочего  времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

а)  работа с документами. “Как правило, руководители перегружены работой с документами и из – за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 %  директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить” (1. с.153).  “Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц ( и это далеко не самые крупные предприятия ), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием докментов” (1. с. 156).

         Сократить число документов, следующих через кабинет руководителя, помогает бездокументное общение    ( установление доверительных отношений между руководителями различных подразделений, развитие бездокументных средств обмена информацией ); 

б) работа с кадрами  и  решение социально - экономических вопросов. “Примером эффективного решения данных вопросов могут послужить данные, изложенные в ежегодном рейтинге “Top 100” американского журнала “Fortune”: большинство компаний, попавших в рейтинг (82%), обеспечивают служащих бесплатными закусками в течение рабочего дня, многие позволяют своим работникам использовать собственный больничный для ухода за заболевшими детьми, многие предоставляют банковские услуги on-line, некоторые обеспечивают возможность прохождения медицинской проверки на рабочем месте, и большинство компаний дают различные пособия для неработающих членов семьи. Большая часть попавших в рейтинг компаний возмещают своим работникам экстренные затраты на ребенка, понесенные из-за деловых поездок или задержек на работе” (3);

в)  решение  коммерческих вопросов;

г)  совещания, переговоры;

д)  непроизводительные затраты времени, не уточненное время. 

       Руководителю в то же время  следует иметь в виду, что он  должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время ( руководствуясь принципом “ кто не умеет отдыхать, тот не умеет работать” );

-    культуру содержания рабочего  места. Отдельные руководители  считают, что

 в  процессе работы необходимо, чтобы  все находилось "под рукой",  и  с  этой

целью на рабочий стол выкладывают  всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле;  ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

-  культуру  проведения массовых мероприятий.  Речь идет, прежде всего, о культуре  проведения различного рода совещаний,  переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. “Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 – 43 % и 30 – 45 %  соответственно ” (2. с.78). Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов ( вентиляция помещения, размещение участников ), решение всех вопросов только через председательствующего ( во избежание конфликтных ситуаций ) и др.;

-   культуру приема посетителей.  Она предполагает соблюдение  правил и требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

       Как организовать прием посетителей? Некоторые руководители  считают, что двери их кабинетов открыты для посетителей в любое время, когда они на месте (принцип "открытых дверей"). Такой подход оправдывает себя, если руководители имеют в своем подчинении всего несколько человек.

       Другие устанавливают для   приема определенные дни и  часы. Такая    прак-

тика  наиболее распространена.. Для небольших  предприятий прием может осуществляться без предварительной записи;

-    культуру  в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, "в авиакомпании  Continental Airlines  любой сотрудник может оставить  сообщение ( голосовое или письменное ) генеральному директору, который обязан ответить на него в течение нескольких дней” (3);

-    культуру речи. “Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми” (1. c.82). Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

2. Организационную  культуру,  к  числу процедур  которой можно отнести:      а)  подбор и расстановку кадров:

-  прежде  всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);

-   продолжением  процесса  подбора  является спецификация кадров, то  есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);

-   далее следует процесс  отбора  кадров, включающий тесты, собеседования,  опросные листы и т. д.

       На сегодняшний день собеседование  является особо важным и распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам даётся возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям ;

-   последним этапом является процесс  введения или адаптации нового  работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям. “Например, компания «Вальдорф Отель» применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми работниками, а последних – с работой организации”(4).

         Работа любой   организации   неизбежно связана с  необходимостью  комп-