Контроль

     В тоже время он дает шанс специалисту или менеджеру самому справиться с ситуацией, помогая советами. Анализ повторяющихся сбойных ситуаций показывает, какие ошибки допускает работник. Разбор этих ошибок становится главным в оценке этого направления работ. Важно только, чтобы потери времени, ресурсов и прибыли в дальнейшем были компенсированы: тот, кто допускает ошибки, но анализирует их, становится осторожнее и изворотливее.

     3. Одна из важнейших особенностей  контроля, которую следует учитывать  в первую очередь, состоит в  том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

     Это означает не контроль за каждым движением  подчиненным, а всесторонняя осведомленность  о текущих делах. "Для того чтобы  быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля.

     Любая система сбора и обработки  информации относительно дорога. Стоимость  проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит  ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности, менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля превзойдут возможные доходы от ее применения.

     4. Для целесообразности внедрения  системы контроля он должен обладать следующими характеристиками:

- стратегическая  направленность;

- ориентация  на результаты;

- своевременность;

- гибкость;

- экономичность  и простота.

     5. Для повышения эффективности  деятельности организации, многие  компании стремятся внедрить систему опережающего контроля, что подразумевает проведение контрольных мероприятий на промежуточных фазах. Однако это увеличивает объем контроля, негативные последствия которого были отмечены выше. Поэтому в реальной деятельности организации нередко проводят контроль не промежуточных, а итоговых значений. Это становится особенно целесообразно, если цель контроля не корректировка процесса выполнения решения какого-либо вопроса, а оценка объема и качества проделанных работ.

     6. Контроль в непроизводственных организациях.

     В отличие от предприятий производственной сферы, для непроизводственных Организаций  характерно то, что результаты деятельности работников фирмы сложно поддаются  экономической оценке, а порой  даже не могут быть выражены в виде материальных носителей информации (отчеты, прогнозы). То есть для организаций непроизводственной сферы результаты могут быть оценены лишь качественными признаками. Кроме этого практически все процессы, происходящие в организации, являются взаимосвязанными (взаимодополняющими или взаимозаменяемыми), так как деятельность таких организаций, как правило, представляет собой строго ограниченный круг интересов и даже несколько проектов одновременно ведутся в немногих компаниях.

     Таким образом, результат деятельности работника находится в тесной зависимости от множества факторов, как внутриорганизационных, так и внешних.

     По  объему контроль может быть детальным и факторным. Детальный контроль возникает там, где сотрудники работают "на глазах" руководителя. Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных. Данный контроль приводит к тому, что многие работники постепенно утрачивают свою самостоятельность, сомневаясь в своих способностях. Они становятся неуверенными в себе, а поэтому начинают обращаться к руководителю по самым различным мелким вопросам, боясь брать на себя ответственность. Через некоторое время руководителю самому придется делать то, что ранее делали его работники.

     Для того чтобы иметь представление  о том, что делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем  основные факты, от которых зависят  результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтобы умело разработать факторную сеть контроля. Для этого необходимо, во- первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.

     Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень знаний и опыта работников, тем объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, взамен на самоконтроль. Объем контроля напрямую связан с носителем контрольной информации, чем выше уровень контроля, тем меньше его объем, а, следовательно, и носители будут укрупненные: квартальные или годовые отчеты.

     Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

     1. Контроль должен быть всеобъемлющим.  Он не является прерогативой  какого-то отдельного менеджера.  Каждый менеджер должен осуществлять  контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.

     2. Контроль должен быть экономичным,  то есть расходы на его проведение  не должны превышать прибыли  полученной в результате контроля. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые  организацией, должны приводить к увеличению её преимуществ и доходов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.

     3. Контроль не может быть ни  целенаправленным, ни нейтральным.

Главным в контроле является вопрос, что, а  не как контролировать. Он должен быть операционным.

     4. Контроль следует сосредоточить  на результатах. Контролировать  можно лишь измеряемые явления. 

     5. Система контроля должна быть  простой. Избыточная сложность  создает беспорядок.

     6. Контроль должен быть непрерывным  во времени.

     В соответствии с указанными требованиями получила развитие система контроля, которая имеет название «Контроллинг».

     5. Контроллинг.

     Для того, чтобы предприятие имело  возможность добиться крупных успехов  и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких новаций относится практика внедрения контроллинга. В настоящее время система контроля всё чаще дополняется системой контроллинга, обеспечивающее более эффективное управление фирмой в целях долговременного существования её на рынке, представляющего инструмент управления достижением высоких конечных результатов деятельности предприятия.

     Контроллинг выступает как система обеспечения  выживаемости компании, в краткосрочном  плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой.

     Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учёта, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы.

     В теории и практике контроллинг выступает как сложное, многогранное понятие. Некоторые до сих пор считают, что контроль и контроллинг просто созвучные слова, не связанные друг с другом. Под контроллингом понимают концепцию эффективного управления фирмой в целях обеспечения её стабильного существования на рынке.

     Служба  контроллинга анализирует отчётность предприятия, определяет направления  перспективного развития фирмы и  благодаря этому оказывает серьёзную помощь в принятии управленческих решений. Различные методы оперативного и стратегического контроллинга оказываются весьма эффективными в управлении предприятием в рамках согласования целей, при обеспечении сохранения финансовой прочности фирмы.

     Задача  контроллинга состоит в том, чтобы  обеспечивать правильность применения методики, способствующей достижению предприятием намеченной прибыли. В  систему контроллинга входит:

- формирование системы планирования, в частности помощь в определении плановой программы развития предприятия и его целей; руководство и координация работами по планированию и составлению бюджета; объединение частных целей и отдельных планов в едином целостном плане предприятия;

- участие в составлении отчётности, особенно за счёт внедрения системы информационного её обеспечения;

удовлетворение  потребностей руководства предприятия  в информации и необходимой отчётности; своевременное предоставление систематической  информации об отклонениях фактических  показателей от плановых, прежде всего по расходам, накоплениям, состоянию финансовых средств и инвестиций;

- разработка и предоставление руководству предприятия системы коррегирующих мер при превышении расходов по установленным планом позициям;

- анализ причин допущенных отклонений, подготовка альтернативных решений и рекомендаций по устранению сложившихся трудностей;

- составление необходимых отчётов для руководства компании;

- оценка расчётов эффективности новых проектов.

     В настоящее время контроллинг, как  система экономического управления деятельностью фирмы, широко применяется в хозяйственно-развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Всё чаще он практикуется и в мелких фирмах. Это обусловлено тем, что контроллинг выступает в качестве эффективного инструмента, предоставляющего реальные шансы выстоять в конкурентной борьбе.

     Чтобы в полной мере использовать потенциал  контроллинга на российских предприятиях, необходимо перестроить планирование, учёт и анализ хозяйственной деятельности в соответствии с современными требованиями. Особую роль играет внедрение стратегического планирования, на основе которого контроллинг превращается в средство будущего процветания фирмы. Именно поэтому и в российской практике контроллинг постепенно находит всё более широкое применение. Данный процесс всё активнее расширяется по мере развития и совершенствования производства, повышения на более качественный уровень системы управления предприятия, внедрение самых эффективных нововведений менеджмента. 
 
 
 
 

     Заключение

     Уже накопленный в нашем отечестве  опыт убедительно свидетельствует, что правильно построенная система  контроля способствует оптимизации  прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Наращивание прибыли, в свою очередь, позволяет найти средства для инноваций, активизировать творческую работу персонала, стимулирует повышение производительности труда, развитие системного мышления сотрудников, ведёт к высокой продуктивности трудовой деятельности. Внедрение эффективного контроля – это гарантия повышения конкурентоспособности наших предприятий и уровня жизни в стране.

     По  результатам изучения данной функции  менеджмента можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективный контроль.

     1. Стратегическая направленность  контроля.

     Чтобы быть эффективным контроль должен отражать общие приоритеты организации.

     2. Ориентация на  результаты.

     Конечная  цель контроля не в том, чтобы собрать  информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед

организацией. Контроль можно назвать эффективным  только тогда, когда организация  фактически достигает желаемых целей  в состоянии сформулировать новые  цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

     3. Соответствие делу.

     Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности.

     4. Своевременность  контроля.