Контроль и его функции в менеджменте

Автономное  учреждение

среднего  профессионального образования

ХМАО-Югры

«Сургутский профессиональный колледж»

Структурное подразделение – 3 
 
 
 

КУРСОВАЯ   РАБОТА

по учебной  дисциплине - Менеджмент 

Тема: "Контроль и его функции в менеджменте" 
 
 

                     Выполнил студент

                     4 курса  811 группы

                специальность менеджмент     

                                                                                       (офисное хозяйство)

Капкаева  Анастасия Юрьевна 

     Руководитель:

     ^{(преподаватель)}

                                                                               Неплях Елена Николаевна 
 

Дата  защиты курсовой работы: __________ 20__ г.

Оценка: _____________________

_____________________

(подпись  руководителя) 
 
 
 
 
 
 

Сургут 2011 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение            3

1. Контроль           5
1. Сущность и задачи контроля        5
2. Функции контроля         6
3. Положительные и отрицательные стороны контроля    7
4. Широта контроля         8
2. Классификация контроля         9
3. Процесс контроля          13
1.      Выработка и установление стандартов и критериев    14
2.      Сопоставление результатов        16
3.      Действия           18
4. Характеристики эффективного контроля      20

Заключение           28

Список используемой литературы        30

Приложение           31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

       В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

       А управление рассматривается как  процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это  не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных  действий. Эти действия, каждое из которых  само по себе является процессом, очень  важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

       Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

     Целью моей работы было поставлено полное раскрытие  значения функции контроля.

     При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. раскрыть сущность контроля на предприятии;
2. рассмотреть функции и задачи контроля;
3. выявить положительные и отрицательные стороны контроля;
4. определить широту контроля;
5. описать основные виды контроля;
6. раскрыть сущность этапов выполнения контроля;
7. выявить характеристики эффективного контроля.

     Объектом  исследования курсовой работы является контроль как одна из функций менеджмента.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижения целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьёзными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Контроль является процессом установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в процессе труда. Контроль имеет двоякий характер, с одной стороны – это элемент каждой общей функции менеджмента, с другой - это самостоятельная функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой её  самостоятельный вид. Контроль  оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Контроль
1. Сущность и задачи контроля

 

       Когда составлен план организации,  создана ее структура, заполнены  рабочие места и определены  мотивы поведения  сотрудников,  остается еще один компонент,  который необходимо добавить  к функциям управления, - это контроль. Слово “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Понятие «контроль» как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование», кроме того, он включает  и активную деятельность менеджера – управление. Управленческий контроль не является разовым действием. Это процесс непрерывный. [10 – с.99]

     Контроль, как функция менеджмента –  это вид управленческой деятельности с целью удержания  организации  на выбранном пути развития посредством  сравнения показателей деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых мер при  отклонениях.

Контроль призван  решать следующие задачи:                                                                                 -  определение достигнутого уровня;                                                                                      -  анализ причин отклонения от намеченных ориентиров;                                                -  решение о внесении необходимых  изменений в деятельность организации;        

-  оценка  роли контроля при принятии  решений;                                                                       -  анализ позитивных и негативных  воздействий контроля;                                                       -  накопление опыта для последующей  выработки целей.

     Некоторые организации создали целые системы  контроля, их функции состоят в  посредничестве между планами и  деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. Именно на стадии контроля проверяется, насколько проведение различных мероприятий позволило решить поставленные задачи. Так как планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, руководители начинают осуществлять функцию контроля с момента формирования целей и задач и создания организации. После выполнения мероприятий по реализации целей  предприятия осуществляется сравнение между плановыми и фактическими показателями. Обратная связь системы контроля обеспечивает изменения «входа» чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе», то есть руководитель менеджер, оценивая информацию обратной связи, вносит изменения, как в цели, так и в процесс функционирования производственной системы, чтобы в конечном итоге получить требуемый результат.  

     Таким образом,  система с эффективной  обратной связью обеспечивает поддержание  выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних  и внутренних отклоняющих факторов. Обратная связь в системе контроля дает возможность вовремя исправлять негативные  результаты, либо усиливать  действие позитивных результатов. [2 – с.227] 

2. Функции контроля

 

     Основными функциями контроля являются:

а) ограничительная (блокировка действий, наносящих ущерб предприятию) - эта часть может быть реализована процедурой экспертной оценки ключевых решений, обязательной проверкой правильности оформления документации, составления договоров (подпись юриста), проверкой правомочности платежей и отпуска товара (соответствие договорным условиям, отпуск дебиторам, оплата в рамках и по статьям бюджета - удостоверяется подписью бухгалтера); [11 – с.201]

б) информационная (дополнительный канал получения внутренней и внешней информации) - включает контроль за выполнением планов, периодическое исследование покупателей (опрос клиентов, прекративших закупки), поставщиков (реальный уровень цен на продукцию и услуги), конкурентов (цены, сервис, объемы продаж), оценку внутренней обстановки (уровень мотивации, проблемы);

в) мотивационная (мобилизующая) - обязательность независимой оценки результатов деятельности повышает ответственность, стимулирует самоконтроль руководителей и персонала. (Однако чрезмерная опека снижает мотивацию и сковывает инициативу - здесь следует соблюсти баланс, возможно, поощрять руководителей по результатам проверки). [3 – с.266]

3. Положительные и отрицательные стороны контроля

 

      Планы и организационные структуры - это  лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество  разнообразных обстоятельств может  воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий  конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут  превратить планы, вполне реальные в  момент из формирования, через некоторое  время в нечто совершенно недостижимое. Кроме того, даже самые лучшие организационные  построения имеют свои  изъяны. Специализация  и разделение труда, например, могут  породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и  рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. [12 – с.102]

      Ошибки  и проблемы, возникающие при анализе  ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей.  Таким  образом, одна из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация  безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

     Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т.е. отвечая на вопрос “Насколько мы продвинулись к поставленным целям?”, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению её общих целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты. Определяя успехи и неудачи организации и их причины,  появляется возможность достаточно быстро адаптировать  организацию к динамическим требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации. [6 – с.122] 

4. Широта  контроля

 

      Контроль  – это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного “контролёром”, и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал. [13 – с.146]

     Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после подробного анализа классификации групп контроля: по времени осуществления, по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов, по срокам проведения и по форме осуществления. [5 – с. 98]