Делопроизводство в управлении персоналом

       Содержание. 

       Введение......................................................................................

       Теоретическая часть....................................................................

1. Состав документации кадровой службы..............................
2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учёту кадров.......................

      3. Приказы по личному составу — порядок их издания, оформления, регистрации................................................................................................

      4. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников.............................................................................

5. Правовые аспекты приёма и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов.................................

       Заключение.....................................................................................

       Практическая часть........................................................................

       Список литературы........................................................................ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение.

       Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

      Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

• прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;
• комплектование предприятия необходимыми кадрами;
• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;
• повышение квалификации работников;
• проведение регулярной аттестации;
• учет и анализ личного состава предприятия и др.

       В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

1. составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);
2. создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);
3. подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;
4. проводит отбор на вакантные должности;
5. участвует в проведении аттестации;
6. оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;
7. оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;
8. ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;
9. ведет учет личного состава и табельный учет;
10. проводит работу по анализу текучести кадров;
11. контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т.д.

      Рассмотрим основные   направления работы кадровой службы на примере Муниципального учреждения здравоохранения «Верхнекамская центральная районная больница».

      МУЗ «Верхнекамская ЦРБ» оказывает медицинские услуги населению Верхнекамского района, включает в себя терапевтичекое, хирургическое, инфекционное, детское, родильное отделения с круглосуточным пребыванием пациентов, пять фельдшерско-акушерских пунктов, дневной стационар и поликлинику.

      В МУЗ «Верхнекамская ЦРБ» работает 393 человека (администрация, врачи, медсестры, санитарки, водители и т.д.). Отдел кадров состоит из трёх сотрудников:  двух специалистов и начальника отдела кадров. 

       1 Состав документации кадровой службы.

       Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Поэтому отдел кадров МУЗ «Верхнекамская ЦРБ» руководствуется законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

       Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники отдела кадров, можно разделить на следующие основные группы. Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы  учета и регистрации документов.

       Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством. Большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации (например Правила вн утреннего распорядка). Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают (должностные инструкции).

       К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения главного врача. С их помощью он осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные Уставом. Распоряжения главного врача делятся на две группы. Первая группа - приказы по основной деятельности (по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

       Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника - трудовая книжка, трудовой договор, справки о трудовой деятельности, копиии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

       Информационно-расчетные документы ведутся отделом кадров для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью (личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела).

       В отличие от распорядительных документов, которые идут главного врача, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа, информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает главный врач.

       Внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к главному врачу с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес руководителя представление о поощрении работника.

       При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

       Журналы учета и контроля ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности) с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации.

       Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разработаны самой организацией. 

       2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учёту кадров.

       Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя документально оформлять отношения с работником, в частности: оформить трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) и приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), вести учет времени отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ), ежегодно утверждать графики отпусков (ст. 123 ТК РФ) и т.п.

       Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе составления документа установленных норм и требований. Требования к составлению и оформлению документов закрепляются в государственных стандартах, а также в законодательных и иных нормативных актах.

       В определенных случаях необходимо присутствие грифов согласования и утверждения, а также виз согласования.

       Особое значение для придания документу юридической силы имеют определенные атрибуты внешнего оформления - реквизиты. Требования к реквизитам документов установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенным в действие с 01.07.2003, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

       Документы отдела кадров: Правила   внутреннего   трудового распорядка, Штатное расписание, Инструкции по охране труда, Табель учёта рабочего времени, График отпусков, Приказы по основной деятельности, Приказы по личному составу,трудовые договоры, Книга учёта движения трудовых книжек, заявления и т.д.  

       Трудовой распорядок организации определяется Правилами внутреннего трудового распорядка. Это локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами следующие вопросы:

• порядок приема и увольнения работников;
• основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
• время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, работникам с вредными условиями труда (ст. 119 ТК РФ);
• дни выплаты работникам заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
• применяемые к работникам меры поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ);
• вопросы регулирования трудовых отношений в данной организации.

       Основным документом персонального учета работника является его личное дело. Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности об увольнении);
• личный листок по учету кадров;
• копии документов об образовании, присвоении квалификационной категории;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• и другие документы, характеризующие работника.

       Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов.